Para integrar las ideas de un debate es preciso que lleves a cabo una buena gestión del conocimiento, esto se puede lograr mediante la técnica de los seis sombreros, una metodología de gestión del pensamiento planteada por el psicólogo maltés Edward de Bono en su libro Seis sombreros para pensar.

Definición y propósito de la técnica de los seis sombreros

Esta técnica, como su nombre lo demuestra, comprende seis sombreros imaginarios de seis colores distintos, cada uno de los cuales representa un tipo de pensamiento diferente:

1. Sombrero blanco

Al tener puesto este sombrero debemos concentrarnos únicamente en la información que tenemos a mano y analizarla.

2. Sombrero rojo

Con este sombrero se priorizan la intuición y los sentimientos sin tener que justificarlos de manera lógica.

3. Sombrero negro

Al ponernos este sombrero adoptamos el juicio y la cautela, identificando los aspectos negativos del tema que estamos debatiendo.

4. Sombrero amarillo

Con este sombrero nos concentramos en la parte positiva del tema tratado.

5. Sombrero verde

Al ponernos este sombrero damos cabida al pensamiento creativo. Con este sombrero podemos pensar en soluciones ingeniosas para los problemas que surjan.

6. Sombrero azul

Con este sombrero tomamos el control y la gestión de los procesos mentales y también decidimos el momento apropiado de sintetizar todo lo que se ha debatido y sacar conclusiones.

Esta técnica parte de la premisa de que el ser humano suele privilegiar una o dos formas de pensamiento sobre todas las demás, y que el obligarnos a pensar de seis formas distintas enriquece la solución de problemas y la toma de decisiones de forma conjunta.

Reglas para el funcionamiento de la técnica

Independientemente del tipo de cultura organizacional que tengan, tu equipo de trabajo debe ponerse de acuerdo en todo momento en el color de sombrero que estén utilizando; excepto el líder del equipo que lleva siempre el sombrero azul.

Otro requisito para que la dinámica dé resultados es definir el problema a tratar de manera clara, detallada y objetiva.

El tiempo para cada sombrero debe ser lo más corto posible, a fin de aglutinar la mayor cantidad de ideas de un pensamiento determinado sin llegar a callejones sin salida.

El moderador lleva siempre el sombrero azul, por lo tanto, es a él o ella a quien le corresponde alternar los sombreros, incluyendo el momento en que todos se pondrán el propio sombrero azul.

El moderador podrá alternar más de un ciclo de sombreros, tomando nota de las ideas expuestas para cada forma de pensamiento.

Aportes de la técnica de los seis sombreros a la gestión del pensamiento

La técnica de los seis sombreros tiene varios beneficios y es ideal para los debates porque:

1. Permite abordar los temas de una manera integral. Normalmente, empleamos dos o tres formas de pensamiento, el abordar el tema desde seis ángulos diferentes permite tener una visión de conjunto de este.
2. Permite el desarrollo y aprovechamiento eficaz de la inteligencia colaborativa. Ya que es una dinámica muy divertida, todos se animarán a plantear soluciones.
3. Evita las distracciones y opiniones fuera de contexto. Debido a que cada sombrero admite solamente una forma de pensamiento se evitan las desviaciones y distracciones que podrían surgir al mezclar tipos de pensamiento distintos.
4. Agiliza el proceso de toma de decisiones. Al tener todas las perspectivas sobre la mesa se hace más fácil tomar cualquier decisión.
5. Excluye la influencia del ego. Al “tener puesto” alguno de los “sombreros” los miembros del equipo anteponen la forma de pensamiento que representa el color a su propio criterio, lo cual evita que el debate se transforme en una competencia de egos.

Tal y como has podido notar, la técnica de los seis sombreros puede ser una herramienta muy eficaz para una adecuada gestión del pensamiento colectivo en los equipos de trabajo.

La pandemia del COVID-19 puso a las empresas en jaque. Debido a ello, se han tenido que implementar herramientas para mejorar la comunicación en una organización. Te contamos cómo esto mejora de manera interna la comunicación en tiempos de crisis.

¿Por qué es importante la comunicación?

La comunicación organizacional es fundamental por varias razones. Sin embargo, se hace más relevante, sobre todo, porque en medio de la crisis sanitaria muchas empresas adaptaron sus políticas laborales hacia el teletrabajo.

Como consecuencia del confinamiento de los trabajadores en sus hogares y los cambios en el ámbito de organización, desapareció el clima laboral, o, por lo menos, ahora se encuentra en un estado imaginario, pues todo funciona a través de la red.

La comunicación abierta es crucial, ya que genera una sensación de bienestar y seguridad a los empleados, lo que contribuye a que exista una disminución en la rotación del personal.

Además, podemos evaluar la comunicación desde 3 niveles:

• Ascendente: Se refiere al tono en que los colaboradores se comunican con sus superiores y la forma en que transmiten información.
• Horizontal: Tiene que ver con la forma en que tratamos a nuestros pares, cuando nos esforzamos por trabajar en equipo para lograr objetivos comunes y de la organización.
• Descendente: Relacionado con la manera en que las líneas de mando tratan a los colaboradores que tienen bajo su supervisión.

Este último punto es relevante, ya que, si no se abusa del poder o autoridad, podemos desarrollar un clima laboral estable y agradable que nos permita, como empleados, crecer dentro de la organización y sentirnos a gusto aún en medio de la crisis.

4 herramientas eficaces para afrontar la crisis

Vamos a analizar 4 herramientas que te pueden ayudar a mantener las líneas de comunicación abiertas.

1. Transparencia

En tiempo de crisis es vital que generemos confianza en los trabajadores, forma parte de la ética empresarial, sobre todo ahora, debido a que la pandemia de por sí genera incertidumbre. No hay que añadir más estrés al no informarles sobre los cambios que se implementan.

La información, sea buena o mala, tiene que compartirse, siempre y cuando se usen los canales y las herramientas apropiadas para tal fin. De este modo, los colaboradores evaluarán el escenario y sabrán cómo actuar, lo que sin duda genera tranquilidad y confianza en la organización.

2. Flexibilidad

La pandemia hizo que muchas empresas tuvieran que implementar, casi sobre la marcha, nuevas políticas, que los trabajadores tuvieron que aprender a ejecutar sin tener un período de capacitación previa.

Sin duda, esto ocasiona un margen más alto de errores. Por lo tanto, las organizaciones deben ser flexibles en caso de que los cambios implementados generen dudas en los colaboradores y, en algunos casos, el tiempo de adaptación será mayor. La flexibilidad debe incluirse aún hasta en el momento de realizar una evaluación del personal.

3. Apoyo al equipo de trabajo

Es posible que la crisis sanitaria haya traído como consecuencia que el trabajo se acumule y que haya muchas solicitudes que tu equipo de trabajo no puede soportar. Si ese es el caso, la comunicación frecuente sobre el estatus de los requerimientos será importante, ya que todos sabrán cómo actuar.

Es importante establecer plazos e informar sobre ellos y, en caso de que la carga de trabajo sea excesiva, proporcionar soporte adicional mientras dure la contingencia.

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4. Seguimiento del trabajo

No solo se trata de dar instrucciones sobre un determinado trabajo y establecer plazos de entrega. Durante el proceso hay que hacer seguimiento, sobre todo si ocurren cambios significativos. La comunicación puede darse por correo, vía telefónica o a través de otras herramientas como videoconferencias.

Como has podido ver, tanto esta crisis sanitaria como cualquier otra situación son oportunidades que se deben aprovechar para que mejoremos la comunicación empresarial.

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, operan bajo un sistema claro de trabajo, donde cada empleado cumple unas funciones específicas. Para que esas funciones se ejecuten eficientemente es necesario establecer canales de comunicación organizacional interna, con el fin de obtener los mejores resultados en la gestión del personal. Te lo contamos a continuación.

¿Qué es la comunicación organizacional interna?

La comunicación interna es el vínculo entre el empleado y la empresa, en la que se establecen mecanismos de retroalimentación para organizar proyectos, trabajar en equipo y solucionar problemas, una forma de mejorarla es por medio de una aplicación para la comunicación

Este sistema de gestión promueve una red de información en la que todos los empleados, en tiempo real, reciben o envían datos necesarios para la organización de ideas y la creación de un ambiente sano de trabajo.

Para que la comunicación interna sea un hecho factible y eficaz, debemos establecer estrategias de comunicación, acompañadas de los canales idóneos, para asegurar su éxito dentro de las organizaciones.

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Canales más comunes de comunicación interna

Hay muchos canales de comunicación organizacional interna que se adaptan a las necesidades de cada organización de acuerdo a su potencial económico y, específicamente, al número de empleados. Así, podemos clasificarlos de la siguiente manera:

Canales tradicionales

Canales presenciales:

• Reuniones. Son encuentros grupales en los que se discuten generalmente temas cotidianos del trabajo o información relevante para un sector específico de la empresa.
• Eventos sociales. Su objetivo es establecer relaciones entre los compañeros y fortalecer las ya existentes, ya sea a través de eventos formales como los aniversarios, fiestas, o simples encuentros casuales; ayudan también a disminuir las actitudes negativas en el trabajo

Canales escritos: son los medios más comunes y que dieron inicio a la creación de instrumentos formales de comunicación dentro de las empresas. Podemos detallarlos en los memorandos, boletines informativos, buzones de sugerencias y encuestas.

También están otros canales escritos apoyados en la tecnología como:

• Email. Es uno de los medios más eficaces para gestionar la comunicación interna e informar sobre el estatus de los procesos de trabajo que quedan dentro de la plataforma como prueba escrita.
• Chat internos. Gracias a los beneficios de la intranet, los empleados y líderes de área cuentan con salas de conversación virtuales para que el intercambio de información sea lo más inmediato posible.
• Blogs corporativos. Dejando a un lado el clásico boletín impreso, los blogs permiten poner al día al personal sobre la actualidad de la organización y ofrecer contenidos sobre las políticas, planes de desarrollo e información de interés laboral.

Canales digitales de comunicación

• Redes sociales corporativas. La revolución de las redes sociales ha permitido que se diseñen redes exclusivas para el intercambio de información dentro de la empresa, así podemos apreciar grupos de trabajos en redes como Facebook o por Whatsapp, en el que se comparten mensajes, muchas veces con carácter de urgencia o para invitar a encuentros como reuniones o talleres.
• Aplicaciones. Una de las últimas innovaciones que nos regala la era digital son las aplicaciones, que ayudan a gestionar la comunicación en las empresas. Desde el móvil o una tablet, tanto gerentes como empleados pueden gestionar las comunicaciones internas organizando la información por categorías, creando documentos para compartir con los distintos departamentos y programando notificaciones para eventos futuros, propiciando la gestión del conocimiento y el acceso equitativo a todos los equipos de trabajo.
• Videoconferencias. Es el canal por excelencia para las reuniones remotas cuando los participantes se encuentran a largas distancia, sobre todo para los empleados o gerentes que trabajan desde su casa, pudiendo establecer una comunicación fluida con una o varias personas en distintos lugares.

Como ves, con todos estos medios disponibles y los que la tecnología diseñe para nuestro futuro, la comunicación efectiva en las organizaciones será un activo esencial para asegurar el éxito en nuestras relaciones personales y de trabajo.

La gestión del conocimiento impulsa el desarrollo de las últimas innovaciones, lo que significa el manejo de conocimiento interno y externo de la empresa. Todas estas actividades y cada uno de sus procesos fortalecen la información y el rendimiento de la empresa en los resultados de los proyectos. La información correcta incluye y vincula los datos, de las diferentes áreas de la empresa y relaciona los procesos.

Acciones de cumplimiento normativo que debe llevar a un aprendizaje organizacional en el intercambio de conocimiento

La coordinación de información en una organización con el conocimiento y la información de sus diseños de servicios y productos les permite tener ventajas competitivas como:

1. Formarse a partir de experiencias de otros proyectos

Es el aprendizaje como equipo organizacional, mejorando en el conocimiento y aplicándolo de forma continua. Los bosquejos de desarrollo se llevan a cabo en complicadas condiciones y en diferentes contextos, cuando se documentan e intercambian sus experiencias.

Cuando se adquiere la experiencia con ciertas metodologías, estas permiten evaluar su practicidad en los diferentes contextos y proyectos, refinando algunos criterios para luego ser implementadas. A partir de esto se han recopilado algunos artículos que permiten orientar para seleccionar, planificar y facilitar lo mejor en métodos para construir un mejor conocimiento.

2. Transmitir experiencias

De esta forma es más fácil implementar y dar a conocer a los proveedores de conocimientos y darle el merecido crédito por todos sus esfuerzos. Como también participar en cualquier tipo de evento que sirve como herramienta de aprendizaje intercambiable para reforzar y mejorar la competitividad empresarial. Es un punto positivo porque permite descubrir otros enfoques diferenciándose de la competencia.

3. Preservar el conocimiento

Los expertos en gestión del conocimiento reconocen y apuntan a la importancia de proteger el know-how o “saber hacer”, porque es el activo potente de la empresa para atraer clientes.

En resumen podemos simplificarlo así:

• Contar con conocimiento es tener formación
• Aplicar su habilidad es tener aptitud
• Acumular experiencia es tener madurez
• Al cumplir con las 3, y saber combinarlas a la perfección se obtiene el know how.

4. Alianza personal

Promover el conocimiento empresarial tiene un papel importante ya que este genera un ciclo importante de aprendizaje y mejoras para el desarrollo de cada proyecto, así como en los servicios corporativos en la organización. De esta forma se impulsa una dinámica en comunicación interna para mejorar el conocimiento entre personas, equipos y proyectos diversos, así como también cooperar para resolver algún problema y promover prácticas comunes.

Ampliar el conocimiento en la empresa fomenta la innovación en cada departamento, impulsa la creatividad para nuevos negocios y activa la participación ciudadana a nivel local como nacional e internacional.

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Beneficios de implementar un sistema de gestión del conocimiento en las empresas

Es fundamental tomar decisiones que aumenten las oportunidades de negocio en el mercado ya que:

• Promueve un punto de encuentro común en el conocimiento como ayuda oportuna de la organización.
• Apuntan diferentes perspectivas bajo el conocimiento, o sea es el mismo conocimiento desde distintos puntos de vista.
• Aporta una visión más amplia de la gestión del conocimiento a la empresa.
• Mantiene el intercambio de conocimientos con un lenguaje más ligero y natural para facilitar la comprensión de los saberes.
• Ayuda y facilita trabajar en equipo bajo un mismo conocimiento a todos aquellos que aporten material de valor.
• Favorece la legalidad y transparencia en el conocimiento para que este fluya y se propague sin ninguna dificultad.
• Mantener un sistema de escala hacía la tecnología y formatos de vanguardia.

Se puede decir que el desarrollo de una gestión eficaz del conocimiento debe ser parte estratégica del negocio, que además debería estar integrada en la gestión diaria de cada empresa u organización, para poder brindar sus beneficios y ejercer el mayor impacto sobre la rentabilidad en el negocio.

Los problemas de comunicación interna de una empresa, son los inconvenientes que mayores retrasos y mala experiencia tienen dentro de una institución, no tanto para los clientes en consecuencia, sino también para los empleados.

Por suerte, en la actualidad podemos encontrar una gran cantidad de estudios y planes para contrarrestar estos problemas de comunicación empresarial y te los explicaremos a lo largo del artículo con claros ejemplos ¡Descúbrelos!

Problemas de comunicación de empresas más comunes y cómo solucionarlos

• Problema 1: La gran cantidad de procesos para despachar un servicio o producto por falta de adaptación a las tecnologías, ralentiza en gran medida el desarrollo de compra y venta. Solución: Actualmente, para nadie es un secreto que las tecnologías han llegado para mejorar la rapidez y eficiencia de los procesos en la gran mayoría de las empresas, no adaptarse a ellos conlleva a problemas de comunicación, retrasos en los procesos y mayor cansancio entre los empleados. Se debe buscar las herramientas o aplicaciones necesarias para facilitar el trabajo e invertir un poco de tiempo en enseñar a los empleados a utilizarlo de manera eficiente.

• Problema 2: La falta de compañerismo en una empresa, es otro de los inconvenientes más comunes que podemos presenciar, afectando no solo los procesos de la institución sino también el clima laboral, produciendo actitudes egoístas para perjudicar a su compañero. Solución:  Muchas empresas refuerzan la relación de sus empleados con convivencias, cursos en grupo o haciendo actividades especiales los viernes o un día especial. Esto motiva no solo a los empleados, sino que también fomenta la comunicación entre los colegas.

• Problema 3: La falta de plataformas de comunicación en la empresa es un problema bastante grave, que tarde o temprano pasará factura, pues en instituciones muy jerárquicas, donde los empleados tienen dificultades de hablar con la gerencia o con su jefe directo. Solución: Promover una comunicación horizontal o las comunicaciones del mismo nivel o garantizar una estructura jerárquica que sea eficiente entre los niveles. Además de pensar en las plataformas o herramientas necesarias para asegurar una buena comunicación entre los compañeros de trabajo, sobre todo si es necesario para continuar con el proceso de compra o prestación de servicio de la empresa.

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• Problema 4: El mal uso de las plataformas de comunicación es un inconveniente que puede perjudicar la comunicación interna de una compañía, por ejemplo, si el gerente o jefe se acostumbra a enviar mensajes innecesarios, los empleados comenzarán a ignorarlos por no ser relevantes para su trabajo. Solución: Indicar a los gerentes y socios con una guía de uso de las plataformas para que cada mensaje sea de calidad y entregado con éxito por los empleados, de esta forma se mejorará la comunicación interna de la organización. Puedes gestionar la comunicación de tu empresa con expertos.

• Problema 5: El estrés en el trabajo por falta de personal o exceso de trabajo es uno de los mayores catalizadores de problemas de comunicación, ya sea que el empleado olvide enviar un mensaje importante por un descuido con otro encargo u otro problema. Solución: El ambiente de trabajo no debe ser competitivo, sino de una familia. Con esto queremos lograr que los empleados se sientan cómodos en dar su opinión y apoyados en momentos de mucho estrés.

Consejos adicionales

Muchas las empresas pasan por procesos de optimización de comunicación en algún momento, por eso, si percibes que hay fallos no te preocupes, trata lo más pronto posible de mejorar esta área y así verás grandes cambios. Actualmente son muchas las herramientas y consejos con muy buenos resultados en las empresas, para aumentar la comunicación en una empresa.

Una empresa funciona y tiene éxito si toda su estructura se encuentra funcionando en sincronía y conoce los objetivos de esta. ¿Te imaginas que, por ejemplo, los empleados de la planta de producción de una empresa no sepan que el vicepresidente de producción renunció? Sería lamentable ¿verdad? Pues bien, vamos a plantear algunos aspectos por los que fracasa la comunicación interna de cualquier organización.

La buena comunicación al interior de las empresas

Uno de los más importantes ejemplos de comunicación interna en una empresa, consiste en mantener informados, sin excepción alguna, a todos los departamentos de una empresa. Es importante que todos los empleados estén muy bien informados acerca de las políticas corporativas de la organización. Independientemente de que cada sección esté encargada de acciones diferentes, a todos debe llegar la información general.

Que esto sea así parece lo más normal e ideal ¿verdad? No obstante, la experiencia nos enseña que muchas políticas de comunicación no funcionan adecuadamente, por falta de un buen enfoque e incluso una mala organización interna.

¿Por qué fracasa la comunicación empresarial?

• Inconvenientes en la planeación y el diseño. Una inadecuada planeación de la comunicación organizacional  asegura resultados poco satisfactorios. El plan de comunicación debe ser creativo, innovador y apropiado para las situaciones de modo, tiempo y lugar de la organización. Olvídate de hacer más de lo mismo. Debes innovar, renovar y crear.
• La comunicación dentro de nuestras empresas no suelen generar resultados positivos para las mismas. Poco ayudará el diseño de una política de comunicación estructurada y rimbombante, si no genera los resultados esperados.
• No se asegura una continuidad en la comunicación, en tanto que lo que se dice desde los más altos puestos directivos se suele perder en algún punto de la cadena. Por ese motivo, los mensajes no llegan a muchos de los departamentos o secciones. Falta más ética empresarial en este sentido.

Problemas con el concepto de la comunicación corporativa

• Muchas las empresas pueden consideran que la comunicación no es nada más que un adorno o bien, un apéndice más de su estructura administrativa. Como consecuencia, se puede caer en el error de creer que hay que tener a alguien, simplemente para llenar ese espacio, restándole importancia a las funciones y responsabilidades del cargo.
• La persona responsable de la comunicación en la empresa es quien conecta a esta con el mundo, de manera que debe tener todas las condiciones (en cuanto a recursos) para lograrlo de la menor manera y no restar importancia a su cargo.
• Algunas empresas, al desestimar el cargo y labores, pueden destinar pocos recursos, lo cual va a afectar indudablemente la calidad y cantidad de información que se transmita, tanto al interior de la empresa como de esta hacia fuera.

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Escasez de recursos

No se trata de tener a una persona con un cargo al que no se le da la relevancia que debería y recurrir a ella únicamente para formalismos o tareas menores. Es necesario, plantear dentro del presupuesto de la empresa, recursos para que la persona encargada de la comunicación corporativa active y desarrolle todas las acciones de un plan de marketing, campañas de prensa y campañas publicitarias, entre otras cosas. Pero, para ello es fundamental que disponga de todo un equipo de herramientas para trabajar, herramientas que pueden incluir un equipo de trabajo a su cargo incluso.

La comunicación dentro de las organizaciones debe ser una función que sea verdaderamente útil para el funcionamiento de las mismas. No se debe tratar de figuras decorativas que solo sirven para cumplir los protocolos. Es completamente relevante innovar en el ámbito de la comunicación dentro de las organizaciones mismas y para ello hay que conformar un gran equipo de trabajo que entienda la importancia de sus tareas comunicativas.

La comunicación a nivel institucional es un factor clave para mantener una sana relación interpersonal entre los miembros del equipo y con los clientes de la institución. Además, permite mejorar la efectividad en el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de las metas y objetivos. Veamos más acerca de esta.

¿En qué consiste la comunicación institucional?

La comunicación organizacional es el proceso fundamental mediante el cual la información interna y externa con los clientes o miembros con los que se relaciona fluye de forma adecuada. La transmisión de datos se realiza dentro de la organización y entre todos los niveles jerárquicos y empleados y a través del intercambio con los miembros internos de la empresa y agentes externos.

Importancia

La importancia de la comunicación organizacional está en que contribuye a mejorar nuestra gestión empresarial a través de la implementación de estrategias y el establecimiento de canales efectivos que promueven interna y externamente mayor productividad.

¿Cuáles son sus elementos?

Ten en cuenta que en la estructura de la comunicación organizacional están presentes los siguientes elementos:

• Emisor: Es el que envía el mensaje. Aquí se origina la comunicación.
• Receptor: Es quien que recibe el mensaje, es decir, el destinatario.
• Mensaje: Es el contenido de la información enviada por el emisor al destinatario.
• Código: Se trata del lenguaje o la serie de reglas que se emplean para la transmisión del mensaje y que deben ser comunes entre el remitente y el destinatario para que la información se comprenda de manera adecuada.
• Canal: Consiste en el medio o canal que utiliza el emisor para transmitir el mensaje al receptor.

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Funciones

Sus principales funciones son las siguientes:

1. Informativa: Es imprescindible que la información que transmitas llegue a todos los destinatarios correspondientes para que esta sea de utilidad. A nivel externo, permite que los clientes conozcan los trámites, productos, servicios y procedimientos de la institución.
2. Explicativa: A través de esta función puedes entender las razones por las que se toman decisiones y definen estrategias.
3. Interrogativa: Permite la interrelación entre los diferentes equipos de trabajo para clarificar y realimentar los procesos a través de preguntas y solicitud de datos, además de propiciar el diálogo con los participantes.
4. Apelativo: El emisor pretende obtener una respuesta o reacción específica del destinatario.

Tipos

Los tipos de comunicación se dan dependiendo de algunos factores .

Según el canal utilizado

• Escrita: Es aquella que se produce a través de la palabra escrita utilizando letras, signos gráficos o señales manuscritas.
• No verbal: Consiste en el uso de expresiones gestuales corporales y faciales.

Según el grado de interacción

• Directa: Se efectúa de manera personal o frente a frente.
• Indirecta: Se desarrolla usando un instrumento de comunicación porque el emisor y el destinatario se encuentran distantes.

​Según el contexto donde se desarrollan

• Interna: Se produce dentro de un mismo contexto de la organización.
• Externa: Se genera entre los trabajadores y los clientes o usuarios externos.

Según el número de personas que intervienen

• Individuales: Solo hay un emisor y un destinatario.
• Colectivas: Intervienen varias personas.

Según el entorno de la realidad informativa

• Formal: Se desarrolla de forma escrita y resulta ser un tanto lenta, ya que debe cumplir con los procedimientos aplicables antes de ser divulgada.
• Informal: Aun cuando puede ser laboral, no utiliza los mecanismos oficiales de difusión de la organización y, por lo tanto, es más rápida su difusión.

Según la dependencia jerárquica

• Ascendente: Se genera en la base de la organización, circula de abajo hacia arriba.
• Horizontal: Se presenta entre personas del mismo nivel jerárquico.
• Descendente: Se produce de arriba hacia abajo y se origina en la alta dirección.

Es importante que sepas que la comunicación es una disciplina que maneja todo tipo de organización, la cual fortalece el clima organizacional y permite disminuir las barreras que impiden el flujo de información.

Lograr mejorar la comunicación organizacional genera un potencial a nivel del conocimiento en los recursos humanos, el desarrollo de la empresa y su productividad. Mantener una buena comunicación interna en una empresa es imprescindible y necesario para conservar las relaciones entre sus empleados; esto se puede conseguir a través del buen uso de los medios de comunicación que existen en la organización. Conoce más a continuación.

La importancia de la comunicación interna es cumplir con los objetivos que persiguen el desarrollo de la organización y la de sus empleados para que cada uno pueda desarrollarse y alcanzar un óptimo desempeño en el mercado. Aquí te enseñamos cinco razones que contribuyen con dichos objetivos:

1- Les permite mantenerse comunicados sobre los problemas de la organización

Los empleados deben tener, de primera mano, la información de la empresa, nunca deberán de enterarse de noticias relevantes de la organización por medios externos. La información debe proceder de fuente fidedigna, a tiempo y dirigida a todos los empleados.

La comunicación ascendente se destaca cuando la información fluye hacia la gerencia desde la jerarquía de la organización, de los empleados generales a los superiores.
Debe ser un proceso de edición definida, flexible y en tiempo real con una cadena de aprobación corta, seguido de un canal ágil, interactivo y genuino que llegue a todos los empleados. Un ejemplo de ello es la participación en un grupo interno de comunicación a través de un móvil.

2- Hace que los empleados se sientan más integrados en el negocio

Reforzar la comunicación interna de primera línea es importante, pues es la principal herramienta para mantener informados y motivados a los empleados y, sobre todo, al equipo de venta de servicio atención al cliente. Su atención se refleja directamente en sus clientes.
Es necesario tomar en cuenta que los clientes siempre esperan que las organizaciones cubran las expectativas que se manifiestan en sus marcas.

Ejemplo. ¿Cómo sabe una empresa que funciona su organización y su distribución geográfica, a cientos de personas de atención al público?

Esto lo puedes conocer a través de la comunicación de primera línea que tienes con los empleados directamente.

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3- Solventar situaciones de crisis

La comunicación interna directa y oportuna es clave, permite la evaluación de personal y disolver una situación difícil internamente o externamente. La manera en que los socios y los empleados visualizan un incidente es un factor importante y esencial para diferenciar si el incidente se convierte en una crisis o no. La resolución rápida de un incidente va a depender, en gran medida, de la disposición de canales efectivos para resolverlo oportunamente.

4- Mantener un mejor ambiente de trabajo

Un buen ambiente de trabajo permite a las organizaciones tener buena comunicación y puede atraer nuevos talentos, esto evitaría elevar las tasas de rotación al ahorrar tiempo y disminuir el costo por pérdida de recursos humanos.

5- Cortar los rumores a tiempo

Es de gran importancia elevar la comunicación interna para evitar la distorsión de la información oficial, esto incluye los malos entendidos y rumores. Generalmente, este tipo de información tiene un mensaje de alarma, el cual genera inseguridad entre tus empleados.
Ejemplo de ello es cuando dicen que hay una lista con nombre y apellido de empleados que están a punto de ser despedidas. Otro ejemplo es cuando se divulga una supuesta declaración de quiebra de la empresa. Esto genera pánico y destruye la armonía laboral.

Finalmente, puedes concluir que no hay duda de que la comunicación interna es indispensable para mantener en armonía la empresa, lo que, sin duda, ayuda a mejorar el funcionamiento a la organización. Cuando la gerencia de esta se ocupa en la comunicación con los empleados, estos se sienten parte de la organización.

Quizás, muchos se han encontrado con situaciones en el trabajo en las que la mano izquierda no sabe qué está haciendo la derecha. Estos problemas suelen estar asociados con las comunicaciones internas de la empresa y afectan muy seriamente la eficiencia de todos los procesos comerciales.

¿Qué es la comunicación del personal en la organización?

La comunicación en el equipo es necesaria para establecer una conexión entre la gerencia y los ejecutantes, para construir una interacción efectiva con los colegas y así asegurar un intercambio de datos eficiente y claro sin pérdida de información y tiempo. Sin la comunicación, cada empleado parece estar en su propia “burbuja de información” y no comprende completamente cómo se relacionan sus actividades con las metas y objetivos de la empresa.

Al escuchar las palabras comunicación organizacional, inmediatamente imaginamos una enorme organización, sin embargo, la construcción de la comunicación en la empresa también es necesaria para las organizaciones muy pequeñas. La comunicación debe establecerse porque todos quieren saber qué se ha hecho, qué se debe hacer, cómo va el proceso de trabajo en general y qué se espera de ellos personalmente.

Si no creas y diriges los lazos corporativos, estos se desarrollarán por sí mismos y no necesariamente en la dirección deseada. Si todas las preguntas se resuelven en correspondencia privada y cualquier discusión sobre la política de la organización comienza con un  “rumor”, no esperes que la información esté bien coordinada y el  trabajo sea eficaz.

¿Cómo estructurar las comunicaciones internas?

Las relaciones públicas internas y externas son cosas diferentes. Lo que es efectivo en las comunicaciones externas no funciona  “adentro”. Por eso, la estrategia de formar un solo espacio de información presupone una serie de tareas bastante específicas que has de conocer:

• Superar las brechas de comunicación tanto horizontal como verticalmente. Esto ayudará a lograr un entendimiento mutuo en todos los niveles.
• Recibir sugerencias del personal de la empresa. Cada empleado debe comprender que su opinión es importante y se tendrá en cuenta.
• Demostrar la disposición de la dirección para el diálogo.
• Formación de estándares uniformes de conducta de acuerdo con el código corporativo y la ética de la empresa. Hay situaciones de conflicto en el trabajo de cualquier organización, por lo que es muy importante brindar a los empleados la oportunidad de discutirlas en un círculo estrecho, sin lavar la ropa sucia en público o en las redes sociales.

Soporte informativo del personal

Todas las herramientas para desarrollar la comunicación en una organización se pueden dividir en varios tipos:

• Informativa. Una herramienta de información puede ser una revista o periódico corporativo, un portal corporativo con una base de conocimiento sistematizada, donde cualquier empleado puede obtener la información necesaria sin distraer a sus compañeros.
• Analítica. Así como es importante que los empleados conozcan los planes de la administración, esta debe mantenerse al día y comprender qué quieren los actores. Para ello, se utilizan herramientas que brindan una retroalimentación.
• Comunicativa. Las herramientas de comunicación incluyen no solo eventos corporativos, sino también diversos concursos profesionales, capacitaciones corporativas y seminarios.
• Organizativa. Cada empleado debe comprender hacia dónde se dirige la empresa y cuáles son sus objetivos. Para esto, se realizan reuniones de planificación y discursos de la gerencia.

Puedes resolver todas estas tareas por separado, pero existen herramientas que combinan todas las funciones básicas de la comunicación dentro de tu organización. Por ejemplo, una red social corporativa. Las herramientas de comunicación intraempresarial se pueden crear y desarrollar de forma espontánea: por ejemplo, los propios empleados pueden organizar un chat de trabajo en cualquier red social.

Sin embargo, para lograr una comunicación realmente eficaz, la solución debe “descender desde arriba”. Esta es la única forma de controlar los flujos de información y solo así puedes estar seguro de que la información es completa.