28 octubre, 2021

Comunicación organizacional para fortalecer las relaciones con los públicos externos

La comunicación a nivel institucional es un factor clave para mantener una sana relación interpersonal entre los miembros del equipo y con los clientes de la institución. Además, permite mejorar la efectividad en el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de las metas y objetivos. Veamos más acerca de esta.

¿En qué consiste la comunicación institucional?

La comunicación organizacional es el proceso fundamental mediante el cual la información interna y externa con los clientes o miembros con los que se relaciona fluye de forma adecuada. La transmisión de datos se realiza dentro de la organización y entre todos los niveles jerárquicos y empleados y a través del intercambio con los miembros internos de la empresa y agentes externos.

Importancia

La importancia de la comunicación organizacional está en que contribuye a mejorar nuestra gestión empresarial a través de la implementación de estrategias y el establecimiento de canales efectivos que promueven interna y externamente mayor productividad.

¿Cuáles son sus elementos?

Ten en cuenta que en la estructura de la comunicación organizacional están presentes los siguientes elementos:

  • Emisor: Es el que envía el mensaje. Aquí se origina la comunicación.
  • Receptor: Es quien que recibe el mensaje, es decir, el destinatario.
  • Mensaje: Es el contenido de la información enviada por el emisor al destinatario.
  • Código: Se trata del lenguaje o la serie de reglas que se emplean para la transmisión del mensaje y que deben ser comunes entre el remitente y el destinatario para que la información se comprenda de manera adecuada.
  • Canal: Consiste en el medio o canal que utiliza el emisor para transmitir el mensaje al receptor.

 

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Funciones

Sus principales funciones son las siguientes:

  1. Informativa: Es imprescindible que la información que transmitas llegue a todos los destinatarios correspondientes para que esta sea de utilidad. A nivel externo, permite que los clientes conozcan los trámites, productos, servicios y procedimientos de la institución.
  2. Explicativa: A través de esta función puedes entender las razones por las que se toman decisiones y definen estrategias.
  3. Interrogativa: Permite la interrelación entre los diferentes equipos de trabajo para clarificar y realimentar los procesos a través de preguntas y solicitud de datos, además de propiciar el diálogo con los participantes.
  4. Apelativo: El emisor pretende obtener una respuesta o reacción específica del destinatario.

Tipos

Los tipos de comunicación se dan dependiendo de algunos factores .

Según el canal utilizado

  • Escrita: Es aquella que se produce a través de la palabra escrita utilizando letras, signos gráficos o señales manuscritas.
  • No verbal: Consiste en el uso de expresiones gestuales corporales y faciales.

Según el grado de interacción

  • Directa: Se efectúa de manera personal o frente a frente.
  • Indirecta: Se desarrolla usando un instrumento de comunicación porque el emisor y el destinatario se encuentran distantes.

Según el contexto donde se desarrollan

  • Interna: Se produce dentro de un mismo contexto de la organización.
  • Externa: Se genera entre los trabajadores y los clientes o usuarios externos.

Según el número de personas que intervienen

  • Individuales: Solo hay un emisor y un destinatario.
  • Colectivas: Intervienen varias personas.

Según el entorno de la realidad informativa

  • Formal: Se desarrolla de forma escrita y resulta ser un tanto lenta, ya que debe cumplir con los procedimientos aplicables antes de ser divulgada.
  • Informal: Aun cuando puede ser laboral, no utiliza los mecanismos oficiales de difusión de la organización y, por lo tanto, es más rápida su difusión.

Según la dependencia jerárquica

  • Ascendente: Se genera en la base de la organización, circula de abajo hacia arriba.
  • Horizontal: Se presenta entre personas del mismo nivel jerárquico.
  • Descendente: Se produce de arriba hacia abajo y se origina en la alta dirección.

Es importante que sepas que la comunicación es una disciplina que maneja todo tipo de organización, la cual fortalece el clima organizacional y permite disminuir las barreras que impiden el flujo de información.

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