La comunicación a nivel institucional es un factor clave para mantener una sana relación interpersonal entre los miembros del equipo y con los clientes de la institución. Además, permite mejorar la efectividad en el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de las metas y objetivos. Veamos más acerca de esta.
¿En qué consiste la comunicación institucional?
La comunicación organizacional es el proceso fundamental mediante el cual la información interna y externa con los clientes o miembros con los que se relaciona fluye de forma adecuada. La transmisión de datos se realiza dentro de la organización y entre todos los niveles jerárquicos y empleados y a través del intercambio con los miembros internos de la empresa y agentes externos.
Importancia
La importancia de la comunicación organizacional está en que contribuye a mejorar nuestra gestión empresarial a través de la implementación de estrategias y el establecimiento de canales efectivos que promueven interna y externamente mayor productividad.
¿Cuáles son sus elementos?
Ten en cuenta que en la estructura de la comunicación organizacional están presentes los siguientes elementos:
- Emisor: Es el que envía el mensaje. Aquí se origina la comunicación.
- Receptor: Es quien que recibe el mensaje, es decir, el destinatario.
- Mensaje: Es el contenido de la información enviada por el emisor al destinatario.
- Código: Se trata del lenguaje o la serie de reglas que se emplean para la transmisión del mensaje y que deben ser comunes entre el remitente y el destinatario para que la información se comprenda de manera adecuada.
- Canal: Consiste en el medio o canal que utiliza el emisor para transmitir el mensaje al receptor.
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Funciones
Sus principales funciones son las siguientes:
- Informativa: Es imprescindible que la información que transmitas llegue a todos los destinatarios correspondientes para que esta sea de utilidad. A nivel externo, permite que los clientes conozcan los trámites, productos, servicios y procedimientos de la institución.
- Explicativa: A través de esta función puedes entender las razones por las que se toman decisiones y definen estrategias.
- Interrogativa: Permite la interrelación entre los diferentes equipos de trabajo para clarificar y realimentar los procesos a través de preguntas y solicitud de datos, además de propiciar el diálogo con los participantes.
- Apelativo: El emisor pretende obtener una respuesta o reacción específica del destinatario.
Tipos
Los tipos de comunicación se dan dependiendo de algunos factores .
Según el canal utilizado
- Escrita: Es aquella que se produce a través de la palabra escrita utilizando letras, signos gráficos o señales manuscritas.
- No verbal: Consiste en el uso de expresiones gestuales corporales y faciales.
Según el grado de interacción
- Directa: Se efectúa de manera personal o frente a frente.
- Indirecta: Se desarrolla usando un instrumento de comunicación porque el emisor y el destinatario se encuentran distantes.
Según el contexto donde se desarrollan
- Interna: Se produce dentro de un mismo contexto de la organización.
- Externa: Se genera entre los trabajadores y los clientes o usuarios externos.
Según el número de personas que intervienen
- Individuales: Solo hay un emisor y un destinatario.
- Colectivas: Intervienen varias personas.
Según el entorno de la realidad informativa
- Formal: Se desarrolla de forma escrita y resulta ser un tanto lenta, ya que debe cumplir con los procedimientos aplicables antes de ser divulgada.
- Informal: Aun cuando puede ser laboral, no utiliza los mecanismos oficiales de difusión de la organización y, por lo tanto, es más rápida su difusión.
Según la dependencia jerárquica
- Ascendente: Se genera en la base de la organización, circula de abajo hacia arriba.
- Horizontal: Se presenta entre personas del mismo nivel jerárquico.
- Descendente: Se produce de arriba hacia abajo y se origina en la alta dirección.
Es importante que sepas que la comunicación es una disciplina que maneja todo tipo de organización, la cual fortalece el clima organizacional y permite disminuir las barreras que impiden el flujo de información.
