19 julio, 2022

Establece los puntos claves para tu denuncia anónima

Una de las bases del clima organizacional es la buena convivencia. Sin embargo, valores como la cordialidad, el respeto, la responsabilidad y la honestidad, pueden verse permeados por miembros del equipo de trabajo. Por ello, con un sistema de denuncia anonima, podrás poner freno a estas situaciones.

¿Qué debo decir al presentar una denuncia anónima?

Bien sea que estés en un cargo gerencial o no, y has sido víctima de un perjuicio o conoces que alguien lo está siendo, lo más seguro es que quieras tener un canal eficiente para hacer frente a esta situación, sin tener que exponerte públicamente.

Si tu empresa cumple con un medio para realizar denuncias de forma incógnita, significa que hay una vía, con procesos claros, para solventar las cosas. Así, no tendrás que seguir sobrellevando situaciones incómodas o teniendo conocimiento de acciones que pueden perjudicar a la empresa o a otros miembros del personal.

Sin embargo, aunque es una acusación anónima, la denuncia debe cumplir con una serie de requisitos claves, con el fin de que los hechos puedan ser investigados. Asimismo, las pruebas deben ser claras y contundentes. A continuación, enumeramos los puntos clave que debe presentar tu versión de los hechos:

1. Acta o documento: Dependiendo del canal que la institución ha dispuesto para realizar las denuncias, tendrás la posibilidad de realizar un acta o un documento. Aunque carecerá de tu nombre y tu firma, deberá estar escrito con un tono respetuoso y profesional.

Recuerda que quienes van a leerlo deben: investigar a profundidad, ser objetivos a la hora de tomar decisiones y tener planes sancionatorios dependiendo del nivel de gravedad de los actos.

2. Nombre del sospechoso: Aunque tu nombre no saldrá a la luz pública, los sospechosos o implicados deberán ser expuestos. Aunque, acusar puede dar temor, un sistema eficaz de denuncias anónimas te puede proteger de posibles represalias. Toma en cuenta que este es el primer paso para evitar que se siga incumpliendo con la ética empresarial.

3. Cargo de la persona implicada: El canal de denuncias está para ser usado por todos los trabajadores. Cada uno de ellos debe ser escuchado con la debida importancia. Por ello, si la persona a la que vas a denunciar ocupa un cargo superior o está dentro de tus subordinados, tienes que decirlo.

4. Relato de los hechos: Esta es la parte más importante del acta. Es aquí donde se centrará la atención de los gestores de la denuncia. Asegúrate de dar la mayor cantidad posible de datos, descripciones, aportar lugares y fechas exactas. Todo cuanto puedas aportar de forma objetiva puede ser de gran ayuda para que se pueda hacer seguimiento al caso.

6. Pruebas: Se entiende por prueba cualquier documento, audio, video, mensaje de texto, grabación de voz, de llamadas telefónicas, fotografías, etc., que pueden servir de apoyo a una denuncia. Estas deben ser legibles, claras y ser coherentes con todos los datos aportados hasta el momento.

7. Consideraciones legales: No pienses que un medio confidencial para exponer hechos ilegales es algo fuera de norma. Al contrario, instituciones públicas como la Fiscalía General de Justicia promueven canales en los que se puede informar sobre presuntas actividades delincuenciales sin dejar nombre alguno. Tienes el derecho, como ciudadano, de dar a conocer circunstancias que puedan estar poniendo en riesgo al recurso humano o capital de la institución.

Gozar de formas de disuadir a quienes cometen actos ilícitos, delictivos o inapropiados, dentro de una empresa es una ventaja para mantener la estabilidad laboral. No obstante, toma en cuenta las consideraciones dadas para que los encargados de gestionar estas situaciones puedan actuar con experticia e imparcialidad.

También te podría interesar:

20 junio, 2022

¿Cómo hacer una ficha personal de un trabajador?

Conforme aumenta la plantilla del personal de tu empresa, es prioritario que establezcas un archivo con la información de tus empleados. Harás más eficiente la gestion del conocimiento y del recurso humano.

Qué es la ficha de empleados

La ficha de empleados es un registro organizado que contiene datos y documentos relacionados con cada uno de los trabajadores que forman parte de una empresa. Sirve como insumo para la gerencia del capital humano.

Este instrumento tiene información relevante sobre el trabajador. Dicha información no solo es importante mientras el empleado se encuentra activo en la empresa, sino también después de su egreso.

Por eso, llevar correctamente el registro, con sus respectivas actualizaciones, es de suma importancia para diseñar una base de datos que responda a las necesidades de la organización.

Para qué se utilizan las fichas de empleados

Se hacen con el principal objetivo de crear un archivo de datos con todas las referencias relacionadas con el personal y una serie de factores vinculados con su relación laboral.

Con esta información, podrás realizar futuras consultas para cumplir con requisitos de instituciones oficiales o, simplemente, tomar decisiones internas sobre la gestión de recursos humanos.

Si organizas eficientemente estas fichas, podrás centralizar los datos sobre los movimientos de cada empleado: su incorporación, la gestión de la nómina, el control del horario, ausencias o vacaciones.

Cómo diseñar una ficha de empleados

Lo primero que debes determinar es la estructura de la ficha de empleados. En ella, es necesario insertar un mínimo de tres tipos de datos, que son esenciales para armar el expediente de cada empleado. Veámoslos.

Datos fiscales

  • Nombres y apellidos completos.
  • Dirección, teléfonos y correo electrónico.
  • Nombre del cargo y responsabilidades.
  • Posición dentro de la empresa.

Datos académicos

  • Formación hecha antes de ingresar en la empresa.
  • Certificaciones y cursos realizados dentro de la empresa.

Datos misceláneos

  • Números de contacto en caso de accidentes.
  • Antecedentes de trabajos anteriores.
  • Toda la información adicional que la empresa necesite.

Medios para crear una ficha de personal

Aunque parezca una labor sencilla, organizar los documentos y posteriormente hacer una ficha de empleados puede complicarse. Especialmente, si con el tiempo la organización crece y la plantilla de empleados aumenta.

Te mostraremos algunas vías para organizar tus expedientes laborales de una forma ordenada y con la información siempre a la mano.

Plantilla de Excel

Este software gratuito es ideal para trabajar con celdas, que te permitirán contabilizar datos numéricos como las horas de trabajo o incluso hacer cálculos de nómina. Dentro de cada hoja, podrás clasificar la información por categoría.

A través de Excel, tienes la oportunidad de ordenar la información en cada pestaña. Podrás almacenar los datos en forma de libros, crear enlaces externos (que debes editar manualmente) y diseñar una estructura de archivos compleja.

A pesar de ser útil para las empresas pequeñas, el trabajo manual que implica actualizar una base de datos en Excel podría restarte tiempo y agotarte innecesariamente.

Software automatizado

Emplear un software especializado para gestionar la información del personal es una excelente idea. Contarás con un sistema de almacenaje de datos basado en principios informáticos que te ayudarán a simplificar el trabajo y ahorrarte un mayor tiempo.

Estos paquetes te permiten integrar todas las fichas de empleados y vincularlas con todo tipo de información: vacaciones, ausencias, promociones… El objetivo es aglutinar toda la información relevante para la gestión de los recursos humanos.

La ventaja de estos sistemas es que agilizan considerablemente los procesos. Además, te garantizan un respaldo en la nube y a través de servidores. Toda tu información quedará almacenada y no habrá riesgo de que se extravíe.

Otra ventaja importante es que puedes delegar funciones y monitorear la gestión de cada área, mientras evalúas su desempeño de manera virtual. Las compañías deberían tener un libro de fichas de trabajadores.

También te podría interesar:

13 mayo, 2022

5 usos efectivos del coaching empresarial

Debido a los continuos cambios empresariales que se han dado en los últimos años, muchas empresas se han visto obligadas a usar el coaching empresarial. Gracias a él, se obtienen buenos resultados, el clima laboral mejora y las metas empiezan a alcanzarse.

El coaching contribuye para potencializar las actitudes y habilidades de diversos miembros de la empresa; también favorece la comunicacion interna y la eficiencia en todos los procesos. Conozcamos más acerca de este novedoso proceso de evolución empresarial.

¿Qué es el coaching empresarial?

Esta maneración se enfoca especialmente en quienes desean mejorar su desempeño dentro de una compañía. Consolida totalmente los departamentos y equipos dentro de la organización. A su vez, potencia la confianza mutua, el compromiso, la coordinación, los objetivos y la integración eficiente.

Algunos lo ven como una etapa de reflexión para el conocimiento y la mejora personal a través de pasos claves donde se perfeccionan las falencias.

¿Cuál es la utilidad del coaching empresarial?

Según lo que se desee lograr, el coaching ayudará a hacer un análisis interno sobre las debilidades y fortalezas que no dejan efectuar eficazmente las metas. Cuando quedan al descubierto las verdaderas razones de los hechos, es más viable encontrar soluciones precisas que ataquen las debilidades.

No importa cuál es la táctica que estés usando, la actitud y la motivación son el motor que impulsará los diversos procesos de tu empresa. Con las herramientas de aprendizaje adecuadas, el rendimiento y las fuerzas colectivas serán correctos. En menos tiempo, se lograrán los resultados esperados, gracias a la capacitación y al fortalecimiento de los puntos negativos.

¿Cómo contribuye el coaching en el desarrollo del liderazgo, comunicación, manejo del tiempo y toma de decisiones?

Entre los diversos beneficios y ventajas que obtendrás, citamos los siguientes:

  • Mejoras colectivas para los equipos o departamentos de los empleados.
  • Optimización de la línea basada en el liderazgo empresarial.
  • Minimización notable del estrés. Si existe un mayor conocimiento, hay más confianza y productividad.
  • Estimulación de la creatividad a través del conocimiento básico.
  • Fortalece el talento humano, por lo que la conflictividad se minimiza notablemente.

¿Cómo se puede usar el coaching efectivamente?

  1. Incrementar el proceso de adaptación a nuevos proyectos, roles, tecnologías y demás que se estén implementando internamente.
  2. Oportunidades para ampliar los conocimientos y seguir creciendo personalmente con el fin de alcanzar diversos objetivos. Favorece la carrera empresarial o laboral.
  3. Optimizar las estrategias con las que se guía la compañía y la senda que esta está tomando. De esta forma, la productividad irá aumentando.
  4. Fortalecer el desempeño personal y del equipo de trabajo. En pocas palabras, implementar el coaching es concientizar y motivar para que, colectivamente, se logren las cosas y se estimulen las habilidades de comunicación.
  5. Obtener un mayor equilibrio entre lo laboral y lo personal. Esto permitirá estar más enfocado y darle a cada cosa su lugar.

Para aprender a utilizarlo de una forma efectiva, se ha realizado cantidad de estudios. Una vez que tengas las bases, es indispensable que pases a la práctica. Veamos 5 usos efectivos de los que puedes sacar ventaja:

Es efectivo que apuestes por una estrategia de coaching, ya que te prepara para cuando te encuentres frente a un desvío y necesites resultados rápidos y concretos.

Como conclusión, podemos decir que usar apropiadamente las herramientas de mejoramiento personal y colectivo es de gran provecho para alcanzar los objetivos. A través de ello, se logra un mejor enfoque. Por otro lado, todo depende del uso que se les dé a las herramientas. Gracias a ellas, tu equipo de trabajo y tú sentiréis la satisfacción de encontrar el equilibrio que tantos buscaban.

También te podría interesar:

9 mayo, 2022

Modelo Kanban para la gestión del trabajo

El modelo Kanban se ha posicionado como uno de los métodos más útiles y populares para el trabajo. Consiste en organizar visualmente las distintas tareas, individuales o de tu equipo, en «tarjetas». A su vez, dichas tarjetas serán colocadas en columnas, las cuales representan diferentes etapas del proceso de trabajo. Imagina un pizarrón con notas adhesivas que van avanzando en etapas de trabajo hasta ser finalizadas. Suena sencillo, ¿no?

El objetivo del modelo Kanban

Mediante esta estrategia, se pueden concretar toda clase de proyectos al interior de una empresa. Una de sus utilidades clave está relacionada con la gestion del conocimiento, pues a través de este método, los distintos aprendizajes y experiencias de la empresa pueden transmitirse de un área a otra con mayor sencillez. Sin duda, la comunicación interna de tu organización se beneficiará al poner en práctica dicha metodología.

El modelo Kanban se puede desplegar por medio de tarjetas y columnas las piezas de contenidos, como documentos y guías, para asegurarnos de que lleguen a todas las áreas relevantes.

¿Cómo funciona el modelo Kanban?

Gracias al modelo Kanban, podemos visualizar con claridad en qué punto del proceso de trabajo nos encontramos. También podemos conocer las tareas ya efectuadas y las piezas faltantes. Su funcionamiento es realmente muy sencillo:

  • Comenzamos con un gran tablero dividido en tres columnas verticales. Cada columna representa un estado del flujo de trabajo: «Por hacer», «En proceso» y «Completadas», son las más comunes.
  • Por cada tarea que forme parte del proceso, haremos una pequeña tarjeta. Esta tarjeta incluirá toda la información importante para ejecutar dicha labor.
  • Colocaremos todas las tareas en la columna del extremo izquierdo («Por hacer»). Entonces, iremos tomando cada tarjeta de acuerdo a algún criterio previamente determinado por el equipo de trabajo. Puede ser primero las prioritarias o urgentes, o las de una determinada área.
  • Cuando empecemos a hacer la tarea en cuestión, la moveremos a la columna «En proceso». Si el tablero de Kanban se comparte con todo el equipo de trabajo, podremos visualizar el progreso de nuestros proyectos y la cantidad de trabajo que falta por realizar de un modo muy sencillo. Las tarjetas pueden ser de distintos colores o tener notas que nos ayuden a entenderlas y completarlas de manera óptima.
  • Una vez que la tarea haya sido realizada, se mueve a la columna “Completada”. Así, también podemos tener una guía visual del avance del proyecto y el nivel de productividad de todo el equipo. Dependiendo de tus proyectos, podrás crear otras columnas personalizadas, como «En revisión» o «Enviados al cliente». Es decir, puedes adaptar el método Kanban a las necesidades específicas de tu proceso.

¿Por qué usar el modelo Kanban?

Gran parte de la comunicación al interior de la empresa consiste solo en texto. Esto puede resultar difícil de procesar para muchos de nosotros, con tantos datos que tenemos que manejar a la vez. Traducir el flujo de comunicación en tarjetas nos ayuda a tener una perspectiva mucho más visual de nuestros proyectos.

Además, este método nos permite refinar nuestro flujo de trabajo. Nos ayuda a enfocarnos en las prioridades y contextualizar cada una de las tareas. Claro que requiere una capacitación constante, pues cada nuevo proyecto tendrá sus necesidades especiales. Pero una vez que todo el equipo domine el modelo Kanban, notarás una mejor eficacia y fluidez en todos los procesos vinculados.

Existen diversas opciones de software que puedes utilizar para implementar el modelo Kanban en tus procesos de trabajo, como Trello o ClickUp. Pero es un modelo tan flexible que incluso una hoja de cálculo te ayudará. Solo tienes que intentarlo y encontrar tu propio método para implementarlo.

También te podría interesar:

27 abril, 2022

Cómo ser mejor lider empresarial

Con la salida al mercado del libro “El juego infinito, ¿sabes a qué estás jugando?” de Simon Sinek, experto en liderazgo y comunicación interna, reflexiona sobre la importancia para las organizaciones de “perdurar” en vez ganar.

Dejar a un lado a los rivales para superarse a sí mismo

Para el autor, la esencia de El juego infinito radica en cómo las organizaciones afrontan el día a día en entornos como la política, los negocios o hasta la misma comunicación organizacional, como si fuesen unos “juegos finitos”, donde existen reglas establecidas y siempre hay ganadores y perdedores.

De acuerdo a Sinek, esta mentalidad finita impide que los líderes miren más allá de lo que ven, sin visualizar el futuro para sobrevivir en el mundo actual.

Este instinto de supervivencia no está relacionado con derrotar a nuestros rivales, sino con aprender de ellos para descubrir lo que somos y superarnos a nosotros mismos.

La confianza, un valor que no se puede perder

Otro aspecto importante dentro del discurso de Sinek es la confianza, un valor que según el autor debe cuidarse como uno de los activos más valiosos de la organización.

Para él, la confianza debe prevalecer por encima de la preparación o los méritos profesionales al momento de valorar el desempeño del personal.

Un empleado puede tener un alto rendimiento, pero ser poco fiable para la empresa, convirtiéndose en un elemento tóxico para el clima organizacional.

Sin embargo, existen personas con menos formación académica y experiencia laboral que, debido a sus altos niveles de fiabilidad, ayudan a crecer a las organizaciones de manera más sólida.

Pero esto también atañe a los directores de las empresas, ya que si pierdes la confianza en tu gente, tardarás mucho tiempo para recuperarla.

El trabajo como una causa justa

La causa justa no es más que la visión que guía el comportamiento de un líder, presenta una imagen positiva, idealista y aspiracional de lo que los individuos están dispuestos a hacer para lograrla.

Es el motivo por el cual las personas se levantan todos los días para ir a trabajar y que en nada tiene que ver con ganar más dinero o ser el “mejor” en todo.

En su texto, Sinek expone claramente que la causa justa debe estar alineada a las actividades cotidianas de la empresa y que toda decisión de un líder debe emanarse bajo sus principios.

Por último, alega que para que la causa justa sea una realidad dentro de la organización, necesita de un equipo de confianza que la materialice y alimente día a día.

Un liderazgo valiente

Mantener la causa justa alineada puede ser un trabajo titánico y muchas veces solitario para un líder, sino enfrenta con valentía los retos y las adversidades que implica este cambio de paradigma.

En realidad, solo la valentía del líder-promotor de la causa justa logrará demostrar que, aunque ciertas decisiones pudieran ser un poco impopulares, al final del camino la constancia se premia con dividendos más importantes que el propio dinero.

La gallardía de un líder se demuestra, no porque siempre tiene todas las respuestas a los problemas que se le presentan, sino porque sabe que su causa justa siempre lo guía al momento de tomar una decisión.

Lo más maravilloso es que, así como los virus, la valentía también se contagia y cuando el liderazgo de una organización la demuestra, el resto del personal lo siguen.

Demostrar valentía para liderar es propio de un jugador que piensa en infinito, que establece una causa justa, crea un equipo confiable gracias a ella y ve a sus rivales como aliados para que la organización esté dentro del juego por mucho tiempo.

También te podría interesar:

20 abril, 2022

Incentiva la creatividad en tu equipo de trabajo. Técnica de los 6 sombreros

Para integrar las ideas de un debate es preciso que lleves a cabo una buena gestión del conocimiento, esto se puede lograr mediante la técnica de los seis sombreros, una metodología de gestión del pensamiento planteada por el psicólogo maltés Edward de Bono en su libro Seis sombreros para pensar.

Definición y propósito de la técnica de los seis sombreros

Esta técnica, como su nombre lo demuestra, comprende seis sombreros imaginarios de seis colores distintos, cada uno de los cuales representa un tipo de pensamiento diferente:

1. Sombrero blanco

Al tener puesto este sombrero debemos concentrarnos únicamente en la información que tenemos a mano y analizarla.

2. Sombrero rojo

Con este sombrero se priorizan la intuición y los sentimientos sin tener que justificarlos de manera lógica.

3. Sombrero negro

Al ponernos este sombrero adoptamos el juicio y la cautela, identificando los aspectos negativos del tema que estamos debatiendo.

4. Sombrero amarillo

Con este sombrero nos concentramos en la parte positiva del tema tratado.

5. Sombrero verde

Al ponernos este sombrero damos cabida al pensamiento creativo. Con este sombrero podemos pensar en soluciones ingeniosas para los problemas que surjan.

6. Sombrero azul

Con este sombrero tomamos el control y la gestión de los procesos mentales y también decidimos el momento apropiado de sintetizar todo lo que se ha debatido y sacar conclusiones.

Esta técnica parte de la premisa de que el ser humano suele privilegiar una o dos formas de pensamiento sobre todas las demás, y que el obligarnos a pensar de seis formas distintas enriquece la solución de problemas y la toma de decisiones de forma conjunta.

Reglas para el funcionamiento de la técnica

Independientemente del tipo de cultura organizacional que tengan, tu equipo de trabajo debe ponerse de acuerdo en todo momento en el color de sombrero que estén utilizando; excepto el líder del equipo que lleva siempre el sombrero azul.

Otro requisito para que la dinámica dé resultados es definir el problema a tratar de manera clara, detallada y objetiva.

El tiempo para cada sombrero debe ser lo más corto posible, a fin de aglutinar la mayor cantidad de ideas de un pensamiento determinado sin llegar a callejones sin salida.

El moderador lleva siempre el sombrero azul, por lo tanto, es a él o ella a quien le corresponde alternar los sombreros, incluyendo el momento en que todos se pondrán el propio sombrero azul.

El moderador podrá alternar más de un ciclo de sombreros, tomando nota de las ideas expuestas para cada forma de pensamiento.

Aportes de la técnica de los seis sombreros a la gestión del pensamiento

La técnica de los seis sombreros tiene varios beneficios y es ideal para los debates porque:

  1. Permite abordar los temas de una manera integral. Normalmente, empleamos dos o tres formas de pensamiento, el abordar el tema desde seis ángulos diferentes permite tener una visión de conjunto de este.
  2. Permite el desarrollo y aprovechamiento eficaz de la inteligencia colaborativa. Ya que es una dinámica muy divertida, todos se animarán a plantear soluciones.
  3. Evita las distracciones y opiniones fuera de contexto. Debido a que cada sombrero admite solamente una forma de pensamiento se evitan las desviaciones y distracciones que podrían surgir al mezclar tipos de pensamiento distintos.
  4. Agiliza el proceso de toma de decisiones. Al tener todas las perspectivas sobre la mesa se hace más fácil tomar cualquier decisión.
  5. Excluye la influencia del ego. Al “tener puesto” alguno de los “sombreros” los miembros del equipo anteponen la forma de pensamiento que representa el color a su propio criterio, lo cual evita que el debate se transforme en una competencia de egos.

Tal y como has podido notar, la técnica de los seis sombreros puede ser una herramienta muy eficaz para una adecuada gestión del pensamiento colectivo en los equipos de trabajo.

También te podría interesar:

16 diciembre, 2021

Guia para manejar la comunicación en tiempos de crisis

La pandemia del COVID-19 puso a las empresas en jaque. Debido a ello, se han tenido que implementar herramientas para mejorar la comunicación en una organización. Te contamos cómo esto mejora de manera interna la comunicación en tiempos de crisis.

¿Por qué es importante la comunicación?

La comunicación organizacional es fundamental por varias razones. Sin embargo, se hace más relevante, sobre todo, porque en medio de la crisis sanitaria muchas empresas adaptaron sus políticas laborales hacia el teletrabajo.

Como consecuencia del confinamiento de los trabajadores en sus hogares y los cambios en el ámbito de organización, desapareció el clima laboral, o, por lo menos, ahora se encuentra en un estado imaginario, pues todo funciona a través de la red.

La comunicación abierta es crucial, ya que genera una sensación de bienestar y seguridad a los empleados, lo que contribuye a que exista una disminución en la rotación del personal.

Además, podemos evaluar la comunicación desde 3 niveles:

  • Ascendente: Se refiere al tono en que los colaboradores se comunican con sus superiores y la forma en que transmiten información.
  • Horizontal: Tiene que ver con la forma en que tratamos a nuestros pares, cuando nos esforzamos por trabajar en equipo para lograr objetivos comunes y de la organización.
  • Descendente: Relacionado con la manera en que las líneas de mando tratan a los colaboradores que tienen bajo su supervisión.

Este último punto es relevante, ya que, si no se abusa del poder o autoridad, podemos desarrollar un clima laboral estable y agradable que nos permita, como empleados, crecer dentro de la organización y sentirnos a gusto aún en medio de la crisis.

4 herramientas eficaces para afrontar la crisis

Vamos a analizar 4 herramientas que te pueden ayudar a mantener las líneas de comunicación abiertas.

1. Transparencia

En tiempo de crisis es vital que generemos confianza en los trabajadores, forma parte de la ética empresarial, sobre todo ahora, debido a que la pandemia de por sí genera incertidumbre. No hay que añadir más estrés al no informarles sobre los cambios que se implementan.

La información, sea buena o mala, tiene que compartirse, siempre y cuando se usen los canales y las herramientas apropiadas para tal fin. De este modo, los colaboradores evaluarán el escenario y sabrán cómo actuar, lo que sin duda genera tranquilidad y confianza en la organización.

2. Flexibilidad

La pandemia hizo que muchas empresas tuvieran que implementar, casi sobre la marcha, nuevas políticas, que los trabajadores tuvieron que aprender a ejecutar sin tener un período de capacitación previa.

Sin duda, esto ocasiona un margen más alto de errores. Por lo tanto, las organizaciones deben ser flexibles en caso de que los cambios implementados generen dudas en los colaboradores y, en algunos casos, el tiempo de adaptación será mayor. La flexibilidad debe incluirse aún hasta en el momento de realizar una evaluación del personal.

3. Apoyo al equipo de trabajo

Es posible que la crisis sanitaria haya traído como consecuencia que el trabajo se acumule y que haya muchas solicitudes que tu equipo de trabajo no puede soportar. Si ese es el caso, la comunicación frecuente sobre el estatus de los requerimientos será importante, ya que todos sabrán cómo actuar.

Es importante establecer plazos e informar sobre ellos y, en caso de que la carga de trabajo sea excesiva, proporcionar soporte adicional mientras dure la contingencia.

También te puede interesar: Claves para realizar gestión del conocimiento en las empresas

4. Seguimiento del trabajo

No solo se trata de dar instrucciones sobre un determinado trabajo y establecer plazos de entrega. Durante el proceso hay que hacer seguimiento, sobre todo si ocurren cambios significativos. La comunicación puede darse por correo, vía telefónica o a través de otras herramientas como videoconferencias.

Como has podido ver, tanto esta crisis sanitaria como cualquier otra situación son oportunidades que se deben aprovechar para que mejoremos la comunicación empresarial.

También te podría interesar:

14 diciembre, 2021

Canales de comunicación organizacional interna que debes conocer e implementar

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, operan bajo un sistema claro de trabajo, donde cada empleado cumple unas funciones específicas. Para que esas funciones se ejecuten eficientemente es necesario establecer canales de comunicación organizacional interna, con el fin de obtener los mejores resultados en la gestión del personal. Te lo contamos a continuación.

¿Qué es la comunicación organizacional interna?

La comunicación interna es el vínculo entre el empleado y la empresa, en la que se establecen mecanismos de retroalimentación para organizar proyectos, trabajar en equipo y solucionar problemas, una forma de mejorarla es por medio de una aplicación para la comunicación

Este sistema de gestión promueve una red de información en la que todos los empleados, en tiempo real, reciben o envían datos necesarios para la organización de ideas y la creación de un ambiente sano de trabajo.

Para que la comunicación interna sea un hecho factible y eficaz, debemos establecer estrategias de comunicación, acompañadas de los canales idóneos, para asegurar su éxito dentro de las organizaciones.

También te puede interesar: 6 normas éticas que menos se practican y necesitas en tu empresa

Canales más comunes de comunicación interna

Hay muchos canales de comunicación organizacional interna que se adaptan a las necesidades de cada organización de acuerdo a su potencial económico y, específicamente, al número de empleados. Así, podemos clasificarlos de la siguiente manera:

Canales tradicionales

Canales presenciales:

  • Reuniones. Son encuentros grupales en los que se discuten generalmente temas cotidianos del trabajo o información relevante para un sector específico de la empresa.
  • Eventos sociales. Su objetivo es establecer relaciones entre los compañeros y fortalecer las ya existentes, ya sea a través de eventos formales como los aniversarios, fiestas, o simples encuentros casuales; ayudan también a disminuir las actitudes negativas en el trabajo

Canales escritos: son los medios más comunes y que dieron inicio a la creación de instrumentos formales de comunicación dentro de las empresas. Podemos detallarlos en los memorandos, boletines informativos, buzones de sugerencias y encuestas.

También están otros canales escritos apoyados en la tecnología como:

  • Email. Es uno de los medios más eficaces para gestionar la comunicación interna e informar sobre el estatus de los procesos de trabajo que quedan dentro de la plataforma como prueba escrita.
  • Chat internos. Gracias a los beneficios de la intranet, los empleados y líderes de área cuentan con salas de conversación virtuales para que el intercambio de información sea lo más inmediato posible.
  • Blogs corporativos. Dejando a un lado el clásico boletín impreso, los blogs permiten poner al día al personal sobre la actualidad de la organización y ofrecer contenidos sobre las políticas, planes de desarrollo e información de interés laboral.

Canales digitales de comunicación

  • Redes sociales corporativas. La revolución de las redes sociales ha permitido que se diseñen redes exclusivas para el intercambio de información dentro de la empresa, así podemos apreciar grupos de trabajos en redes como Facebook o por Whatsapp, en el que se comparten mensajes, muchas veces con carácter de urgencia o para invitar a encuentros como reuniones o talleres.
  • Aplicaciones. Una de las últimas innovaciones que nos regala la era digital son las aplicaciones, que ayudan a gestionar la comunicación en las empresas. Desde el móvil o una tablet, tanto gerentes como empleados pueden gestionar las comunicaciones internas organizando la información por categorías, creando documentos para compartir con los distintos departamentos y programando notificaciones para eventos futuros, propiciando la gestión del conocimiento y el acceso equitativo a todos los equipos de trabajo.
  • Videoconferencias. Es el canal por excelencia para las reuniones remotas cuando los participantes se encuentran a largas distancia, sobre todo para los empleados o gerentes que trabajan desde su casa, pudiendo establecer una comunicación fluida con una o varias personas en distintos lugares.

Como ves, con todos estos medios disponibles y los que la tecnología diseñe para nuestro futuro, la comunicación efectiva en las organizaciones será un activo esencial para asegurar el éxito en nuestras relaciones personales y de trabajo.

También te podría interesar:

30 noviembre, 2021

4 claves para realizar gestión del conocimiento en las empresas

La gestión del conocimiento impulsa el desarrollo de las últimas innovaciones, lo que significa el manejo de conocimiento interno y externo de la empresa. Todas estas actividades y cada uno de sus procesos fortalecen la información y el rendimiento de la empresa en los resultados de los proyectos. La información correcta incluye y vincula los datos, de las diferentes áreas de la empresa y relaciona los procesos.

Acciones de cumplimiento normativo que debe llevar a un aprendizaje organizacional en el intercambio de conocimiento

La coordinación de información en una organización con el conocimiento y la información de sus diseños de servicios y productos les permite tener ventajas competitivas como:

1. Formarse a partir de experiencias de otros proyectos

Es el aprendizaje como equipo organizacional, mejorando en el conocimiento y aplicándolo de forma continua. Los bosquejos de desarrollo se llevan a cabo en complicadas condiciones y en diferentes contextos, cuando se documentan e intercambian sus experiencias.

Cuando se adquiere la experiencia con ciertas metodologías, estas permiten evaluar su practicidad en los diferentes contextos y proyectos, refinando algunos criterios para luego ser implementadas. A partir de esto se han recopilado algunos artículos que permiten orientar para seleccionar, planificar y facilitar lo mejor en métodos para construir un mejor conocimiento.

2. Transmitir experiencias

De esta forma es más fácil implementar y dar a conocer a los proveedores de conocimientos y darle el merecido crédito por todos sus esfuerzos. Como también participar en cualquier tipo de evento que sirve como herramienta de aprendizaje intercambiable para reforzar y mejorar la competitividad empresarial. Es un punto positivo porque permite descubrir otros enfoques diferenciándose de la competencia.

3. Preservar el conocimiento

Los expertos en gestión del conocimiento reconocen y apuntan a la importancia de proteger el know-how o “saber hacer”, porque es el activo potente de la empresa para atraer clientes.

En resumen podemos simplificarlo así:

  • Contar con conocimiento es tener formación
  • Aplicar su habilidad es tener aptitud
  • Acumular experiencia es tener madurez
  • Al cumplir con las 3, y saber combinarlas a la perfección se obtiene el know how.

4. Alianza personal

Promover el conocimiento empresarial tiene un papel importante ya que este genera un ciclo importante de aprendizaje y mejoras para el desarrollo de cada proyecto, así como en los servicios corporativos en la organización. De esta forma se impulsa una dinámica en comunicación interna para mejorar el conocimiento entre personas, equipos y proyectos diversos, así como también cooperar para resolver algún problema y promover prácticas comunes.

Ampliar el conocimiento en la empresa fomenta la innovación en cada departamento, impulsa la creatividad para nuevos negocios y activa la participación ciudadana a nivel local como nacional e internacional.

También te puede interesar: Soluciones que puedes poner en práctica para combatir la corrupción en las empresas

Beneficios de implementar un sistema de gestión del conocimiento en las empresas

Es fundamental tomar decisiones que aumenten las oportunidades de negocio en el mercado ya que:

  • Promueve un punto de encuentro común en el conocimiento como ayuda oportuna de la organización.
  • Apuntan diferentes perspectivas bajo el conocimiento, o sea es el mismo conocimiento desde distintos puntos de vista.
  • Aporta una visión más amplia de la gestión del conocimiento a la empresa.
  • Mantiene el intercambio de conocimientos con un lenguaje más ligero y natural para facilitar la comprensión de los saberes.
  • Ayuda y facilita trabajar en equipo bajo un mismo conocimiento a todos aquellos que aporten material de valor.
  • Favorece la legalidad y transparencia en el conocimiento para que este fluya y se propague sin ninguna dificultad.
  • Mantener un sistema de escala hacía la tecnología y formatos de vanguardia.

Se puede decir que el desarrollo de una gestión eficaz del conocimiento debe ser parte estratégica del negocio, que además debería estar integrada en la gestión diaria de cada empresa u organización, para poder brindar sus beneficios y ejercer el mayor impacto sobre la rentabilidad en el negocio.

También te podría interesar:

4 noviembre, 2021

Ejemplos de problemas de comunicación interna en las empresas y cómo solucionarlos

Los problemas de comunicación interna de una empresa, son los inconvenientes que mayores retrasos y mala experiencia tienen dentro de una institución, no tanto para los clientes en consecuencia, sino también para los empleados.

Por suerte, en la actualidad podemos encontrar una gran cantidad de estudios y planes para contrarrestar estos problemas de comunicación empresarial y te los explicaremos a lo largo del artículo con claros ejemplos ¡Descúbrelos!

Problemas de comunicación de empresas más comunes y cómo solucionarlos

  • Problema 1: La gran cantidad de procesos para despachar un servicio o producto por falta de adaptación a las tecnologías, ralentiza en gran medida el desarrollo de compra y venta. Solución: Actualmente, para nadie es un secreto que las tecnologías han llegado para mejorar la rapidez y eficiencia de los procesos en la gran mayoría de las empresas, no adaptarse a ellos conlleva a problemas de comunicación, retrasos en los procesos y mayor cansancio entre los empleados. Se debe buscar las herramientas o aplicaciones necesarias para facilitar el trabajo e invertir un poco de tiempo en enseñar a los empleados a utilizarlo de manera eficiente.

 

  • Problema 2: La falta de compañerismo en una empresa, es otro de los inconvenientes más comunes que podemos presenciar, afectando no solo los procesos de la institución sino también el clima laboral, produciendo actitudes egoístas para perjudicar a su compañero. Solución:  Muchas empresas refuerzan la relación de sus empleados con convivencias, cursos en grupo o haciendo actividades especiales los viernes o un día especial. Esto motiva no solo a los empleados, sino que también fomenta la comunicación entre los colegas.

 

  • Problema 3: La falta de plataformas de comunicación en la empresa es un problema bastante grave, que tarde o temprano pasará factura, pues en instituciones muy jerárquicas, donde los empleados tienen dificultades de hablar con la gerencia o con su jefe directo. Solución: Promover una comunicación horizontal o las comunicaciones del mismo nivel o garantizar una estructura jerárquica que sea eficiente entre los niveles. Además de pensar en las plataformas o herramientas necesarias para asegurar una buena comunicación entre los compañeros de trabajo, sobre todo si es necesario para continuar con el proceso de compra o prestación de servicio de la empresa.

 

También te puede interesar: 3 motivos por los que fracasa la comunicación interna de las empresas

 

  • Problema 4: El mal uso de las plataformas de comunicación es un inconveniente que puede perjudicar la comunicación interna de una compañía, por ejemplo, si el gerente o jefe se acostumbra a enviar mensajes innecesarios, los empleados comenzarán a ignorarlos por no ser relevantes para su trabajo. Solución: Indicar a los gerentes y socios con una guía de uso de las plataformas para que cada mensaje sea de calidad y entregado con éxito por los empleados, de esta forma se mejorará la comunicación interna de la organización. Puedes gestionar la comunicación de tu empresa con expertos.

 

  • Problema 5: El estrés en el trabajo por falta de personal o exceso de trabajo es uno de los mayores catalizadores de problemas de comunicación, ya sea que el empleado olvide enviar un mensaje importante por un descuido con otro encargo u otro problema. Solución: El ambiente de trabajo no debe ser competitivo, sino de una familia. Con esto queremos lograr que los empleados se sientan cómodos en dar su opinión y apoyados en momentos de mucho estrés.

 

Consejos adicionales

Muchas las empresas pasan por procesos de optimización de comunicación en algún momento, por eso, si percibes que hay fallos no te preocupes, trata lo más pronto posible de mejorar esta área y así verás grandes cambios. Actualmente son muchas las herramientas y consejos con muy buenos resultados en las empresas, para aumentar la comunicación en una empresa.

 

También te podría interesar: