Conforme aumenta la plantilla del personal de tu empresa, es prioritario que establezcas un archivo con la información de tus empleados. Harás más eficiente la gestion del conocimiento y del recurso humano.
Qué es la ficha de empleados
La ficha de empleados es un registro organizado que contiene datos y documentos relacionados con cada uno de los trabajadores que forman parte de una empresa. Sirve como insumo para la gerencia del capital humano.
Este instrumento tiene información relevante sobre el trabajador. Dicha información no solo es importante mientras el empleado se encuentra activo en la empresa, sino también después de su egreso.
Por eso, llevar correctamente el registro, con sus respectivas actualizaciones, es de suma importancia para diseñar una base de datos que responda a las necesidades de la organización.
Para qué se utilizan las fichas de empleados
Se hacen con el principal objetivo de crear un archivo de datos con todas las referencias relacionadas con el personal y una serie de factores vinculados con su relación laboral.
Con esta información, podrás realizar futuras consultas para cumplir con requisitos de instituciones oficiales o, simplemente, tomar decisiones internas sobre la gestión de recursos humanos.
Si organizas eficientemente estas fichas, podrás centralizar los datos sobre los movimientos de cada empleado: su incorporación, la gestión de la nómina, el control del horario, ausencias o vacaciones.
Cómo diseñar una ficha de empleados
Lo primero que debes determinar es la estructura de la ficha de empleados. En ella, es necesario insertar un mínimo de tres tipos de datos, que son esenciales para armar el expediente de cada empleado. Veámoslos.
Datos fiscales
- Nombres y apellidos completos.
- Dirección, teléfonos y correo electrónico.
- Nombre del cargo y responsabilidades.
- Posición dentro de la empresa.
Datos académicos
- Formación hecha antes de ingresar en la empresa.
- Certificaciones y cursos realizados dentro de la empresa.
Datos misceláneos
- Números de contacto en caso de accidentes.
- Antecedentes de trabajos anteriores.
- Toda la información adicional que la empresa necesite.
Medios para crear una ficha de personal
Aunque parezca una labor sencilla, organizar los documentos y posteriormente hacer una ficha de empleados puede complicarse. Especialmente, si con el tiempo la organización crece y la plantilla de empleados aumenta.
Te mostraremos algunas vías para organizar tus expedientes laborales de una forma ordenada y con la información siempre a la mano.
Plantilla de Excel
Este software gratuito es ideal para trabajar con celdas, que te permitirán contabilizar datos numéricos como las horas de trabajo o incluso hacer cálculos de nómina. Dentro de cada hoja, podrás clasificar la información por categoría.
A través de Excel, tienes la oportunidad de ordenar la información en cada pestaña. Podrás almacenar los datos en forma de libros, crear enlaces externos (que debes editar manualmente) y diseñar una estructura de archivos compleja.
A pesar de ser útil para las empresas pequeñas, el trabajo manual que implica actualizar una base de datos en Excel podría restarte tiempo y agotarte innecesariamente.
Software automatizado
Emplear un software especializado para gestionar la información del personal es una excelente idea. Contarás con un sistema de almacenaje de datos basado en principios informáticos que te ayudarán a simplificar el trabajo y ahorrarte un mayor tiempo.
Estos paquetes te permiten integrar todas las fichas de empleados y vincularlas con todo tipo de información: vacaciones, ausencias, promociones… El objetivo es aglutinar toda la información relevante para la gestión de los recursos humanos.
La ventaja de estos sistemas es que agilizan considerablemente los procesos. Además, te garantizan un respaldo en la nube y a través de servidores. Toda tu información quedará almacenada y no habrá riesgo de que se extravíe.
Otra ventaja importante es que puedes delegar funciones y monitorear la gestión de cada área, mientras evalúas su desempeño de manera virtual. Las compañías deberían tener un libro de fichas de trabajadores.
