Una de las bases del clima organizacional es la buena convivencia. Sin embargo, valores como la cordialidad, el respeto, la responsabilidad y la honestidad, pueden verse permeados por miembros del equipo de trabajo. Por ello, con un sistema de denuncia anónima, podrás poner freno a estas situaciones.
¿Qué debo decir al presentar una denuncia?
Bien sea que estés en un cargo gerencial o no, y has sido víctima de un perjuicio o conoces que alguien lo está siendo, lo más seguro es que quieras tener un canal eficiente para hacer frente a esta situación, sin tener que exponerte públicamente.
Si tu empresa cumple con un medio para realizar denuncias de forma incógnita, significa que hay una vía, con procesos claros, para solventar las cosas. Así, no tendrás que seguir sobrellevando situaciones incómodas o teniendo conocimiento de acciones que pueden perjudicar a la empresa o a otros miembros del personal.
Sin embargo, aunque es una acusación anónima, la denuncia debe cumplir con una serie de requisitos claves, con el fin de que los hechos puedan ser investigados. Asimismo, las pruebas deben ser claras y contundentes. A continuación, enumeramos los puntos clave que debe presentar tu versión de los hechos:
1. Acta o documento: Dependiendo del canal que la institución ha dispuesto para realizar las denuncias, tendrás la posibilidad de realizar un acta o un documento. Aunque carecerá de tu nombre y tu firma, deberá estar escrito con un tono respetuoso y profesional.
Recuerda que quienes van a leerlo deben: investigar a profundidad, ser objetivos a la hora de tomar decisiones y tener planes sancionatorios dependiendo del nivel de gravedad de los actos.
2. Nombre del sospechoso: Aunque tu nombre no saldrá a la luz pública, los sospechosos o implicados deberán ser expuestos. Aunque, acusar puede dar temor, un sistema eficaz de denuncias anónimas te puede proteger de posibles represalias. Toma en cuenta que este es el primer paso para evitar que se siga incumpliendo con la ética empresarial.
3. Cargo de la persona implicada: El canal de denuncias está para ser usado por todos los trabajadores. Cada uno de ellos debe ser escuchado con la debida importancia. Por ello, si la persona a la que vas a denunciar ocupa un cargo superior o está dentro de tus subordinados, tienes que decirlo.
4. Relato de los hechos: Esta es la parte más importante del acta. Es aquí donde se centrará la atención de los gestores de la denuncia. Asegúrate de dar la mayor cantidad posible de datos, descripciones, aportar lugares y fechas exactas. Todo cuanto puedas aportar de forma objetiva puede ser de gran ayuda para que se pueda hacer seguimiento al caso.
6. Pruebas: Se entiende por prueba cualquier documento, audio, video, mensaje de texto, grabación de voz, de llamadas telefónicas, fotografías, etc., que pueden servir de apoyo a una denuncia. Estas deben ser legibles, claras y ser coherentes con todos los datos aportados hasta el momento.
7. Consideraciones legales: No pienses que un medio confidencial para exponer hechos ilegales es algo fuera de norma. Al contrario, instituciones públicas como la Fiscalía General de Justicia promueven canales en los que se puede informar sobre presuntas actividades delincuenciales sin dejar nombre alguno. Tienes el derecho, como ciudadano, de dar a conocer circunstancias que puedan estar poniendo en riesgo al recurso humano o capital de la institución.
Gozar de formas de disuadir a quienes cometen actos ilícitos, delictivos o inapropiados, dentro de una empresa es una ventaja para mantener la estabilidad laboral. No obstante, toma en cuenta las consideraciones dadas para que los encargados de gestionar estas situaciones puedan actuar con experticia e imparcialidad.
