El modelo Kanban se ha posicionado como uno de los métodos más útiles y populares para el trabajo. Consiste en organizar visualmente las distintas tareas, individuales o de tu equipo, en «tarjetas». A su vez, dichas tarjetas serán colocadas en columnas, las cuales representan diferentes etapas del proceso de trabajo. Imagina un pizarrón con notas adhesivas que van avanzando en etapas de trabajo hasta ser finalizadas. Suena sencillo, ¿no?
El objetivo del modelo Kanban
Mediante esta estrategia, se pueden concretar toda clase de proyectos al interior de una empresa. Una de sus utilidades clave está relacionada con la gestion del conocimiento, pues a través de este método, los distintos aprendizajes y experiencias de la empresa pueden transmitirse de un área a otra con mayor sencillez. Sin duda, la comunicación interna de tu organización se beneficiará al poner en práctica dicha metodología.
El modelo Kanban se puede desplegar por medio de tarjetas y columnas las piezas de contenidos, como documentos y guías, para asegurarnos de que lleguen a todas las áreas relevantes.
¿Cómo funciona el modelo Kanban?
Gracias al modelo Kanban, podemos visualizar con claridad en qué punto del proceso de trabajo nos encontramos. También podemos conocer las tareas ya efectuadas y las piezas faltantes. Su funcionamiento es realmente muy sencillo:
- Comenzamos con un gran tablero dividido en tres columnas verticales. Cada columna representa un estado del flujo de trabajo: «Por hacer», «En proceso» y «Completadas», son las más comunes.
- Por cada tarea que forme parte del proceso, haremos una pequeña tarjeta. Esta tarjeta incluirá toda la información importante para ejecutar dicha labor.
- Colocaremos todas las tareas en la columna del extremo izquierdo («Por hacer»). Entonces, iremos tomando cada tarjeta de acuerdo a algún criterio previamente determinado por el equipo de trabajo. Puede ser primero las prioritarias o urgentes, o las de una determinada área.
- Cuando empecemos a hacer la tarea en cuestión, la moveremos a la columna «En proceso». Si el tablero de Kanban se comparte con todo el equipo de trabajo, podremos visualizar el progreso de nuestros proyectos y la cantidad de trabajo que falta por realizar de un modo muy sencillo. Las tarjetas pueden ser de distintos colores o tener notas que nos ayuden a entenderlas y completarlas de manera óptima.
- Una vez que la tarea haya sido realizada, se mueve a la columna “Completada”. Así, también podemos tener una guía visual del avance del proyecto y el nivel de productividad de todo el equipo. Dependiendo de tus proyectos, podrás crear otras columnas personalizadas, como «En revisión» o «Enviados al cliente». Es decir, puedes adaptar el método Kanban a las necesidades específicas de tu proceso.
¿Por qué usar el modelo Kanban?
Gran parte de la comunicación al interior de la empresa consiste solo en texto. Esto puede resultar difícil de procesar para muchos de nosotros, con tantos datos que tenemos que manejar a la vez. Traducir el flujo de comunicación en tarjetas nos ayuda a tener una perspectiva mucho más visual de nuestros proyectos.
Además, este método nos permite refinar nuestro flujo de trabajo. Nos ayuda a enfocarnos en las prioridades y contextualizar cada una de las tareas. Claro que requiere una capacitación constante, pues cada nuevo proyecto tendrá sus necesidades especiales. Pero una vez que todo el equipo domine el modelo Kanban, notarás una mejor eficacia y fluidez en todos los procesos vinculados.
Existen diversas opciones de software que puedes utilizar para implementar el modelo Kanban en tus procesos de trabajo, como Trello o ClickUp. Pero es un modelo tan flexible que incluso una hoja de cálculo te ayudará. Solo tienes que intentarlo y encontrar tu propio método para implementarlo.
