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Actividad empresarial en relación con el canal de denuncias anónimas

A la hora de trabajar, es importante hacerlo dentro de un ambiente laboral fundado en la aplicación de diversos valores y fomentar una cultura empresarial integral y responsable. Para ello, es primordial conocer cómo influye el canal de denuncias anónimas dentro de una organización y la confianza que genera en los integrantes de la empresa.
 

¿Cómo?

Cuando se habla de un canal de denuncias anónimas, es fácil confundirlo con los buzones de sugerencias. En general, si le preguntas a los empleados, la mayoría tienen la idea errónea de que es ahí donde se deben hacer las denuncias. Como consecuencia, no lo hacen porque consideran que es un medio que los expone, además de poco confiable, por lo que la mayoría de las veces estos métodos son ineficaces.

Lo importante es saber comunicar a los empleados que un canal de denuncias adecuado se maneja por medio de una empresa externa que garantiza su confiabilidad. Además, el uso de un software ayuda a mantener el anonimato del denunciante y no es posible que haya fuga de información.

A continuación, te explicamos cómo esto aporta gran valor a la empresa. Saber transmitir esta información correctamente aumenta la confianza de los empleados para hacer denuncias que contribuyan al bien común.
 

¿Cuáles son sus ventajas?

  • Ambiente laboral sano: lamentablemente, todas las empresas están expuestas a diversas actividades ilegales. Con el objetivo de conservar un buen ambiente laboral es importante que fomentes el respeto y la integridad, comunicando lo importante que son estos valores para la empresa constantemente y dando el ejemplo desde mandos altos, así como dando a conocer que la empresa se toma las denuncias muy en serio y lo deja en manos de profesionales.
  • Sin represalias y en el anonimato: como parte de la implementación del canal de denuncias es importante que le hagas saber a los empleados que no habrá consecuencias negativas contra aquellos que denuncien, para que tengan la confianza de saber que todo se manejara de forma anónima. Se ha comprobado en diversos estudios que las denuncias cara a cara son poco eficaces e incluso inexistentes, los empleados prefieren no denunciar a tener que ser parte de una confrontación. Por tanto, el hecho de conocer que se puede hacer tan fácilmente como redactando un correo y que es tan sencillo de usar que no necesitan dar la cara o poner un nombre, aumentará las probabilidades de que ayuden a denunciar, ya sea una actividad ilegal o algún agravio a su persona.

También te va a interesar: ¿Qué es y cómo funciona un software para canal de denuncias?

  • Detectar buenos elementos: llevados a la práctica los pasos de los que hablamos anteriormente, te será sencillo detectar a los buenos empleados y quizá recompensarlos con algo. No nos referimos a no cuando hagan denuncias, sino por su constante lealtad hacia la empresa y su comportamiento íntegro. Esto los animará a continuar actuando así e, incluso, a aumentar su productividad.
  • Manejo de baja de empleados: al dar de baja a los elementos que causan algún conflicto o incluso al poner alguna clase de falta administrativa, debes hacerlo de forma correcta. No actuar impulsivamente es el primer paso, es mejor contar con un protocolo que ayude a manejar esto de forma adecuada, fomentando nuevamente la confianza de los empleados hacia Dirección. Darás así el mensaje de que están dentro de una organización que no se deja llevar por impulsos e investiga antes de actuar, se basa en hechos y toma acciones en base a un proceso adecuado de manejo de crisis.

Seguir estos consejos te garantizará aprovechar al máximo el canal de denuncias. Contar con una empresa externa que te ayude a gestionarlo de manera adecuada e implementar un software auxiliar son claves en el camino para conseguir una cultura empresarial exitosa.

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Importancia de implementar una línea ética de denuncia

Las malas acciones se deben detectar y sancionar dentro de las empresas, la indulgencia puede arruinar la operación de las organizaciones. Por esta razón, te invitamos a conocer mejor sobre la línea ética de denuncia y los beneficios que obtendrás cuando la implementes en tu negocio.
 

La importancia de implementar una línea para denunciar

La sociedad padece una crisis en su cultura de la denuncia. Esto se ve replicado en las empresas cuyos integrantes pueden callar sobre actos indebidos que se cometen dentro de la organización. A mediano plazo, esas malas acciones traerán perjuicios financieros y de otra naturaleza. Revisa a continuación por qué debes tomar en serio la creación de una línea de denuncia.

  1. La reputación de la empresa puede afectarse por malos actos de los integrantes. Las acciones indebidas que los trabajadores o socios hagan dentro de la organización pueden salir a la luz pública y causar escándalo entre la comunidad.
  2. Reducción en el atractivo financiero de la empresa. Si la empresa cotiza en la Bolsa de Valores, puede provocar la caída del precio de las acciones y ahuyentar a los inversores potenciales y existentes. Una institución que no ofrece garantías ni pulcritud puede perder considerablemente.
  3. Sanciones económicas y administrativas. Algunas autoridades pueden detectar malas acciones dentro de tu empresa y sancionarla económicamente. También existen las medidas administrativas que pueden limitar tus operaciones. Por ejemplo, si el departamento de facturación emite una factura a cambio de un soborno y por una operación que no se realizó, puedes verte impedido por la autoridad para expedir nuevos comprobantes fiscales.
  4. Mantener el orden y el respeto a las jerarquías y reglamentos internos. Cuando un elemento comete una infracción y no se le sanciona, esto puede envalentonar a otros integrantes de la empresa a realizar malas acciones. Los canales de denuncia promueven el respeto al reglamento interno en todos los niveles de la organización.

 

¿Qué beneficios puede aportar a tu empresa?

Ahora que ya repasamos la importancia de contar con un canal de denuncias, conoce los beneficios que disfrutarás al implementarla en tu compañía.

  1. Retención de personal. Muchos creen que los canales de denuncia aceleran los despidos, eso no es cierto. Cuando proteges el ambiente laboral y le das poder a cada empleado para señalar actos indebidos, proteges a los trabajadores que más rinden.
  2. Creación del sentido de compromiso. Cuando facilitas la comunicación sobre actos deshonestos fomentas en tus colaboradores la responsabilidad grupal de proteger a la empresa.
  3. Protección de recursos materiales. Reducirás considerablemente las mermas por recursos robados.
  4. Disuadir a los infractores. Un trabajador que tiene la tendencia de robar puede verse cohibido de hacerlo en tu negocio si sabe que todos pueden delatarlo. No siempre estarás presente en tu empresa, así que es necesario que los que cometen malos actos tengan temor de hacerlo, aunque no estés.
  5. Correcto funcionamiento de los controles internos. ¡Cuántas empresas no se quejan por sus controles internos! No es que no funcionen, muchas veces los robos en pequeñas cantidades pueden engañar a las políticas de inventarios. Si quieres que tus controles de almacén coincidan con la realidad de tu negocio, tienes que facilitar canales de denuncia contra las sustracciones indebidas.
  6. Prueba a favor en casos judiciales. Si uno de los integrantes de la empresa comete un delito y trata de involucrar a la organización, el canal de denuncia te dará herramientas para defenderte legalmente.

¡Cuántos beneficios obtendrás si cuentas con un mecanismo de denuncia interna! Protege los recursos humanos, materiales y financieros de tu empresa mediante las líneas para la comunicación sobre actos deshonestos y fomenta la cultura del respeto al reglamento y a la institución.

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Responsabilidades al manejar una línea ética empresarial

Se sabe que en una empresa las irregularidades pueden aparecer. Tanto los casos de corrupción como los de fraude son parte de estas irregularidades, las cuales afectan de manera negativa en el ambiente interno de la organización que sufre estos problemas.

Por tanto, lo mejor es que exista un medio de protección ante estos inconvenientes. La línea ética o de denuncia es la manera en la que se consigue este objetivo.

La responsabilidad de las empresas ante la aparición de irregularidades

Imaginemos por un momento que un miembro de la organización realiza un acto que viola uno de los principios establecidos por la empresa. Lo normal sería que el testigo del hecho de inmediato lo reporte para darle solución al caso.

Sin embargo, ¿a quién debe reportárselo? Y lo más importante, ¿qué consecuencias podría traer el dar a luz este problema? ¿Estará seguro el denunciante de una posible represalia en un futuro?

Todas estas incógnitas se resuelven con la línea ética empresarial. Este mecanismo tiene el objetivo de garantizar la seguridad de los que dan a conocer este tipo de incumplimientos, ya que se pueden hacer de manera anónima.

La empresa tiene una responsabilidad muy grande para el manejo de estas líneas, lo que hace recomendable que se capacite al personal para que desempeñe este cargo que hoy en día es indispensable para la prosperidad organizacional.

Al mismo tiempo, es fundamental la formación de una cultura de transparencia en la que los miembros sientan esa confianza que les incite a compartir toda la información sobre las irregularidades. Es decir, lograr que adquieran un sentido de compromiso con los códigos estipulados y a la vez contagien a los demás a tener este compromiso.

El permitir que estas anomalías crezcan y pasen desapercibidas solo traerá consecuencias perjudiciales que, no solo afectarían en el desempeño organizacional, sino que también en el balance emocional de los empleados. Esto se traduce en renuncias, malestar y sensación de agobiamiento en las jornadas de trabajo, por lo que las empresas deben tener conciencia sobre ello.

También te va a interesar: Conoce qué es la ética empresarial y sus principales componentes.

 

Las principales obligaciones de una organización al manejar una línea ética

Las responsabilidades de una empresa ante las violaciones a la moral dentro de la organización se pueden resumir en:

  • Proporcionar confianza por medio de las líneas de denuncia: La empresa debe lograr que se reporten todos los desórdenes emergentes a las autoridades organizacionales y proteger a los denunciantes con el anonimato.
  • Establecer con claridad los códigos éticos de la organización: Es esencial que se pongan sobre la mesa los puntos más importantes del código ético para que los miembros lo comprendan y posteriormente acoplen una actitud y comportamiento de acuerdo a los lineamientos y principios organizacionales.
  • Prestar atención a cada uno de los problemas éticos que surgen sin importar lo pequeño o grande que sean: Dentro de la organización es común que se den irregularidades menores, las cuales en teoría son más fáciles de solucionar. Sin embargo, no por eso se deben de pasar por alto. Es importante que cada caso sea tratado y resuelto, sin importar si es pequeño o grande.
  • Formar una cultura organizacional de transparencia: En una cultura donde la honestidad, respeto y compromiso son llevados a cabo, la ética está presente. Los miembros de la organización suelen adoptar comportamientos de acuerdo a lo que les transmite el ambiente de trabajo.

Hoy en día, las empresas deben tener un compromiso muy grande con la moral de sus miembros. Para conseguir que este compromiso sea llevado a la práctica, los gerentes deben buscar que sus trabajadores tengan la confianza e iniciativa para hacer lo correcto y reportar lo que no es correcto.

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Canal de denuncia empresarial interno ¿cómo funciona?

¿Está tu empresa libre de acoso, abuso o prácticas ilícitas? ¿Tus empleados se sienten confiados y seguros dentro de su área de trabajo? ¿Crees que la productividad tenga relación con el ambiente laboral? Un canal de denuncia empresarial hace posible responder estas preguntas con total certeza.

¿Qué es y cómo funciona un canal de denuncias?

Un canal de denuncias dentro de una empresa es una herramienta que facilita la comunicación entre los trabajadores y la dirección de manera anónima, para denunciar conductas irregulares, incumplimientos o hasta posibles delitos.

Es una muestra de compromiso por parte de las compañías que lo implementan con sus empleados, su cultura organizacional y su código ético, evitando inconformidades que se traducen en costos de imagen, clima laboral y productividad.

¿Cómo se efectúa la denuncia?

Para efectuar una denuncia, el empleado debe acceder al canal de denuncias por email, vía telefónica o plataforma digital. Los canales de denuncia digitales permiten que la denuncia sea en línea a través de una aplicación web.

Su principal ventaja es que se garantiza el anonimato del denunciante y se evita el miedo a sufrir represalias por sus jefes o críticas de sus compañeros. Estas plataformas admiten adjuntar textos, archivos, fotos o alguna otra evidencia que sustente la denuncia.

Posteriormente, se describirán las conductas irregulares que ha visto, percibido o comprobado como prácticas que infringen el código ético, las normas establecidas o los protocolos de la empresa.

El reporte se registra por un grupo de asesores externos a la organización y el sistema electrónico encripta los datos para preservar la confidencialidad de la denuncia.

Se da aviso a la compañía y la empresa iniciará un proceso de investigación, recopilando documentos e informes, entrevistando y tomando declaraciones de las personas afectadas o testigos de la situación. Todo dentro de la mayor discreción y confidencialidad.

Dependiendo de la investigación, se informará al denunciado de los incumplimientos o irregularidades que se le atribuyen. El denunciante puede aportar mayor información desde su anonimato.

Después, se hará una evaluación para tomar la decisión final. Si la denuncia no cuenta con el sustento suficiente, se archiva y queda como un referente en el sistema; en caso contrario, se adoptan las medidas necesarias para corregir las conductas o hechos denunciados.

¿Qué beneficios se tienen al contar con un canal de denuncias interno?

La única existencia de este canal interno permite que la relación con empleados, proveedores y clientes se mantenga sobre una base de integridad y legalidad, en el que cualquier acto de soborno, fraude o abuso será fácilmente detectado y sancionado.

Por otro lado, la implementación de un canal de denuncias representa una ventaja competitiva ante el personal interno y externo:

  • Se desarrolla una imagen de transparencia en la compañía. Se permite una comunicación confidencial y libre entre empleados y alta dirección, evidenciando la capacidad de la empresa para hacer frente a situaciones irregulares.
  • Se evidencia el compromiso de la empresa. Permite afianzar y remarcar el código ético de la compañía y los valores que representa, creando una imagen de confianza y transparencia en toda la cadena de valor.
  • Reduce costos. Todo incumplimiento repercute en la empresa, en su imagen o económicamente. Detectar las infracciones y faltas de forma anticipada y gestionarlos de la mejor manera reduce considerablemente ese costo. Los fraudes disminuyen un 50 %.
  • Se crea un ambiente de trabajo productivo y saludable, generando un entorno de confianza.
  • Permite anticipar alguna tendencia riesgosa.
  • Se refuerza la responsabilidad social empresarial y un buen gobierno corporativo.

Una compañía que cree firmemente en la transparencia y buen gobierno está decidida a saber qué pasa dentro de su organización, y un canal de denuncias es la muestra de este compromiso.

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5 beneficios de contar con un software para canal de denuncias

Tener una normativa ética en la organización es importante para definir el tipo de comportamiento esperado en los colaboradores, no obstante, asegurar esas conductas implica un mecanismo de seguimiento. Un software canal de denuncias (conocido anteriormente como whistleblowing hotline) es una herramienta útil que te puede ayudar a este cometido, pues anticipa las consecuencias del problema y los responsables pueden actuar oportunamente.
 

¿Qué es un software para canalizar denuncias?

Con el objetivo de promover un comportamiento apropiado a la organización, muchas empresas han desarrollado medidas para que los empleados y colaboradores denuncien de manera anónima comportamientos no éticos y malas prácticas en el interior de la organización.

Un software para canalizar denuncias es una herramienta digital que te facilita la reducción de riesgos e incidencias. Además, crea confianza y certidumbre, pues permite al cuerpo directivo y de gestión laboral detectar peligros en los procesos administrativos y en las relaciones laborales.

Es una herramienta de fácil acceso y uso para informar, de manera confidencial, de problemas y comportamientos indeseables como corrupción, acoso, fraude, robo, malversación, extorsión o cualquier comportamiento no ético, de manera que tu empresa pueda actuar de manera temprana.
 

Ventajas de un mecanismo digital de denuncias

A continuación, te enumeramos cinco beneficios de contar con un software que facilite a los empleados, de manera razonable y argumentada, canalizar las posibles denuncias sobre actos no éticos:

  1. Promueve un clima de seguridad y certidumbre. Además de promover el respeto y el desarrollo de los colaboradores, tener un mecanismo digital accesible, confiable y discreto permite que el personal de una organización se sienta seguro, pues sabe que las autoridades tienen un interés dedicado e inequívoco en promover comportamientos respetuosos y éticos.
  2. Refuerza los principios éticos de tu empresa. Con base en el código de ética de la organización, un mecanismo de denuncia accesible, fiable y seguro logra que el personal asuma con seriedad y consistencia los principios éticos de la institución. Lo anterior deriva en una cultura ética empresarial corporativa basada en buenas prácticas y cumplimiento de normas de conducta.
  3. Fomenta el sentido de pertenencia y corresponsabilidad en el personal. En la medida en que los colaboradores cuentan con una herramienta para canalizar sus denuncias, refuerzan su percepción de una organización comprometida con la transparencia, las buenas prácticas y la no tolerancia de comportamientos indeseables, lo que fortalece la identidad y el compromiso con las funciones y las metas laborales.
  4. Facilita la gestión administrativa y laboral de las incidencias. Un software para denuncias, además de funcionar como un disuasivo efectivo contra las malas prácticas, facilita los procesos de identificación y resolución de conflictos, en la medida en que se puede proceder de manera sistemática, pues automatiza la recolección y el análisis de la información.
  5. Genera confianza y reconocimiento de tu marca en el mercado y en la sociedad. La implementación de un software para canalizar denuncias y malas prácticas promueve el prestigio de tu empresa como una organización comprometida y atenta al cuidado de valores sociales. Asimismo, muestra su búsqueda por la mejora continua, pues este mecanismo es susceptible de ser evaluado por todos los miembros de la organización.

También te va a interesar: Fortalezca su empresa con un examen de confianza

 

La importancia de un código de ética organizacional

Es fundamental que las empresas y organizaciones adopten un código de ética empresarial de manera clara y declarada. Este código, como parte de compliance corporativo, orienta y establece las expectativas en el comportamiento ético de los colaboradores.

Instrumentar un recurso digital para facilitar denuncias será, por lo tanto, un mecanismo privilegiado de seguimiento, de coherencia y de autenticidad en la organización, lo que redundará en una mayor consistencia , fiabilidad, rentabilidad y valor social.

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¿Qué es y cómo funciona un software para canal de denuncias?

Todas las empresas requieren estar informadas de lo que sucede entre sus paredes: las relaciones entre los empleados y su impacto en el clima laboral y productividad. El software de canal de denuncias proporciona esta información para una salud empresarial fuerte y confiable.
 

¿Qué es un canal de denuncias?

Es una herramienta que permite a los trabajadores alertar o denunciar de manera confidencial a la empresa de sospechas de mala conducta o malos tratos.

Con ella se crea confianza entre los empleados y se disminuyen riesgos, pues permite a los directores detectar alguna anomalía en su etapa temprana, como corrupción, acoso, fraude u otras acciones ilícitas o injustas.

Software para denunciar

Las denuncias digitales son medios que permiten a los trabajadores informar de irregularidades en línea por medio de una aplicación web. La principal ventaja es que se garantiza el anonimato del denunciante, lo que es muy importante cuando el empleado siente temor por alguna represalia.

Con esta herramienta digital, también es posible adjuntar evidencias potenciales como archivos, textos o imágenes.

Los software de sistemas de denuncias guardan los datos y estos se encuentran protegidos y almacenados en cumplimiento a las leyes aplicables. El servicio está disponible las 24 horas del día, todos los días del año.
 

¿Cómo funciona este software?

El canal de denuncias es una parte de todo un sistema de software para denunciar irregularidades y demostrar que la empresa está comprometida con sus empleados y partes interesadas. Este sistema funciona a través de las siguientes condiciones.

1. Comunicación relativa al sistema de denuncias

La dirección informa a todos los empleados de su acceso al servicio de denuncias, su carácter anónimo y el seguimiento que se dará, por medio de guías explicativas, pláticas o presentaciones en juntas. El objetivo es crear confianza en los trabajadores y animarlos a denunciar cualquier acto deshonesto.

2. El canal del reporte

Es una línea digital fácil y ágil de usar, eliminando las barreras para hacer una denuncia “cara a cara” y asegurando el anonimato. En muchas ocasiones, se puede anexar una liga entre la plataforma de denuncias y las páginas de información comunes, como el sistema para consultar los pagos si la empresa cuenta con ellos.

3. Seguimiento

Cuando se presenta una denuncia, existe un grupo de personas especialmente asignadas para recibirlo y gestionarlo, con la formación necesaria y las competencias para tratar casos éticamente sensibles. Ellos deciden el alcance del asunto, si se debe escalar o si se requieren expertos externos para la investigación.

Regularmente, son personas con experiencia en finanzas, recursos humanos o miembros de la gerencia; debe ser un equipo con más de una persona para garantizar la imparcialidad.

4. Gestión

Como parte del sistema de denuncias, hay una herramienta intuitiva y con estructura clara para permitir un manejo eficaz y correcto a cada asunto; de esta forma, se tomarán las medidas apropiadas garantizando la seguridad de los datos y la privacidad.

La herramienta cuenta con trazabilidad, para dejar evidencia del asunto y sus resultados, y es muy útil en caso de alguna reclamación judicial.

Con las evidencias presentadas y la investigación es posible llegar a un dictamen que puede comunicarse o no, pero que todos percibirán como un resultado imparcial y objetivo, y que proporcionará la seguridad en los empleados de que su “palabra” cuenta.
 

¿Por qué es necesaria su implementación?

Porque un software de denuncias previene y detecta conductas irregulares o ilícitas, habilita medidas de control y contribuye a la mejora continua en las políticas internas y procesos de la organización.

Un software para denuncias de incumplimientos o abusos demuestra el compromiso entre empleados y partes interesadas para tener un centro de trabajo sano, digno y productivo.

También te va a interesar: Conoce el protocolo sencillo para la denuncia anónima.

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Línea ética: Definición y razones para implementarla

Una línea ética puede ser una excelente opción para que la reputación de tu empresa mejore. Conoce en qué consiste y cuáles son sus beneficios.

¿Qué son las líneas éticas y para qué sirven?

Lo primero que debes saber, es que estas líneas son un sistema de denuncias que debe ser anónimo y gestionado a través de un tercero. Es decir, una persona que necesite informar sobre un suceso que sea controversial o alguien que tenga sospechas de una actividad ilícita debe tener garantías para brindar datos.

Por lo tanto, esta línea permite que una compañía esté al tanto de los posibles problemas de indisciplina, ya que se pueden reportar denuncias genuinas que sabrás de inmediato. Esto genera una mayor confianza en todos los empleados, que saben que podrán reportar inconsistencias y que serán escuchados cuando lo necesiten.

Al mismo tiempo, al tener una línea directa desde tu propia organización, estarás logrando que los empleados, proveedores y vendedores (entre otros) recurran a esta opción en primera instancia. De esta manera, se evita que recurran a reportar anormalidades en otro lugar, lo cual podría dañar la reputación de la compañía.

Es decir, ningún jefe o compañía podrán evitar las denuncias o las irregularidades. No importa qué tan bueno sea el sistema: siempre hay gente que decide saltearse las normas. Sin embargo, podemos elegir cómo administramos esos problemas, ya que lo ideal es que siempre se resuelvan puertas adentro.

¿Cómo debe ser este sistema?

Las características principales de un sistema de denuncias de este tipo son las siguientes:

  • Debe generar seguridad. Básicamente, los empleados tienen que saber que pueden y deben dar información sobre sucesos que se relacionen con la compañía. De esta manera, saben cuáles son las normas y cómo deben hacer para cumplirlas. En caso de detectar alguna anomalía, deben tener la certeza de que la denuncia será anónima para evitar conflictos en el trabajo.
  • Necesita incluir a todos los actores de una empresa. Una organización no es únicamente los miembros que la componen internamente, sino también todos los aparatos o estructuras que trabajan para ella, como ocurre con los proveedores o los clientes. Por eso, es fundamental que todo esté conectado.
  • Brindar atención y realizar informes. En cualquier momento puede ocurrir una situación donde se necesite denunciar. Por eso, la línea deberá estar presente las 24 horas durante los 365 días del año. Del mismo modo, las máximas autoridades también necesitarán estar informadas de la situación de una manera clara y precisa.

 

Razones para implementarlo

Un sistema ético de denuncias permite evitar las sanciones legales externas. Esto significa que podrás evitar problemas con los organismos de gestión que no pertenezcan a la compañía, ya que podrás solucionar los inconvenientes o irregularidades por tus propios medios, pues lo habrás descubierto gracias a notificaciones de tus propios empleados.

Del mismo modo, estarás generando una observación completa de cada una de las actividades que se relacionen con tu compañía. No solamente los empleados serán los que observen conductas que no sean éticas, sino que también los proveedores o los clientes pueden advertir alguna situación que desencaje con la estructura organizativa, motivo por el cual la accesibilidad para todos ellos es fundamental.

Por último, estarás evitando los escándalos que pueden dañar para siempre la imagen de tu compañía. Todas las empresas tienen problemas: lo importante es qué hacen con ellos. Por ende, si evitas que se difundan a través del anonimato que propone este sistema, mantendrás tu reputación.

En definitiva, las líneas éticas son la mejor opción para que puedas gestionar eficientemente los inevitables problemas de indisciplina que siempre surgen en todas las organizaciones.

 

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Beneficios de mantener una línea ética en la empresa

Las empresas asumen diversos retos externos que pueden enfrentarse gracias a la actitud de quienes colaboran en ellas. En este artículo aprenderás los beneficios de adoptar una línea ética y cómo puedes implementarla con éxito.

Beneficios de mantener una organización ética empresarial

Desde la persona que recientemente ha ingresado a la organización hasta sus fundadores, todos deben ser respetuosos con los reglamentos de la empresa y actuar conforme a la ética y las buenas costumbres. Esto no siempre sucede por la mala cultura de sacar provecho sin importar el costo moral.

Tú debes asumir la responsabilidad de ser un buen ejemplo en conducta y en disciplina dentro de la empresa. No todos harán lo mismo, así que debes estar preparado para la detección de malas prácticas. Es aquí donde entra la línea de conducta responsable en el ámbito empresarial.

Es un mecanismo de denuncia que pones a disposición de los miembros de la empresa para que puedan denunciar los actos deshonestos que se cometan. Es una excelente herramienta de comunicación que hasta las grandes corporaciones han implementado. ¿Qué te impide ponerlo en marcha en tu negocio? A continuación, te presentamos algunos de sus beneficios.

  • Detección de actos de corrupción. Las malas prácticas empresariales pueden ser difíciles de arrancar si son protegidas por uno o más individuos con autoridad que impidan el desarrollo adecuado de las actividades. Al contar con una línea de denuncia podrás descubrir esta red e impedir que siga el desvío de recursos y otras faltas.
  • Prevención de delitos. Cuando se comete un acto que es castigado por las leyes penales, la empresa corre el riesgo de llevar parte de la responsabilidad y se mancha su reputación. Con ayuda de la línea de comunicación podrás detectar a tiempo las conductas que pueden desencadenar la comisión de delitos, como el acoso sexual o el bullying laboral.
  • Comprobación del buen uso de fondos. Las facturas no siempre reflejan la correcta aplicación de los recursos de la empresa. Por ello, es necesario disponer de vías de comunicación para conocer cuando existen robos o aprovechamientos indebidos del dinero de la empresa.

Este punto es especialmente útil si perteneces a una organización que recaba donativos y necesitas comprobar ante las autoridades tributarias sobre su correcto uso para no perder la autorización como donataria.

  • Facilitar el control interno. Todos tus departamentos cuentan con procedimientos que deben seguirse al pie de la letra para alcanzar los objetivos de la organización. Podrás lograrlo si incluyes las líneas de ética/ líneas de denuncia empresarial. De esta manera, descubrirás aquellas fallas que pueden ser corregidas a tiempo y no esperar a que haya sanciones o consecuencias económicas irreparables.

 

Recomendaciones finales

Para que este canal de comunicación funcione, debes procurar que sea fácil de usar y que se garantice el anonimato de las personas que ofrecen información sobre actos deshonestos. Debes crear el sentido de seguridad y garantizar la confidencialidad suficiente para que puedas fomentar la cultura del respeto a las normas y de la denuncia.

Una vez que descubras un acto ilícito, no dudes en actuar. La indulgencia puede llevar a la ruina a tu empresa, ya que tus colaboradores pueden envalentonarse al ver que no sancionas ni tomas acciones correctivas. La ética no debe dar margen ni ser ciega.

Para que puedas contar con la comunicación eficiente con tu personal, harás bien en consultar a expertos en soluciones empresariales. Te invitamos a insertar la ética dentro de la estructura de tu organización y lograr todos los objetivos que tienes planteados para el presente y el futuro.

 

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Canal de denuncias: ¿Qué es y cómo implementarlo?

¿Quieres reducir o anular el número de faltas administrativas dentro de tu empresa? En ese caso necesitas contar con un eficaz canal de denuncias anónimas en el que todos tus colaboradores puedan ayudar a mantener el orden dentro de la empresa. Te invitamos a conocer cómo puedes aplicarlo en tu negocio.

¿De qué se trata?

Es un mecanismo que facilita a los empleados la realización de reportes sobre actos indebidos dentro de la organización. A través de estos medios pueden informarse desde infracciones a las reglas internas de la empresa hasta situaciones que pueden representar delitos desde el punto de vista de la ley.

Es una herramienta ideal para mantener la disciplina dentro de la empresa. Suele servir como un medio para desalentar las malas acciones y fomentan la cooperación y lealtad a la organización.

Hoy ya no puedes depender únicamente de las cámaras de vigilancia. Ahora tienes que integrar a todos los miembros de la empresa para la detección de irregularidades.

Si quieres mantener un ambiente seguro para todos, debes tomar en cuenta las recomendaciones que te daremos a continuación.

¿Cómo debe implementarse dentro de las empresas?

Un canal de denuncia empresarial / línea ética no siempre es llevado a cabo con éxito debido a la complejidad con la que suele ser desarrollado. Si ya cuentas con uno de ellos, tienes que revisar su integración y los requerimientos básicos de funcionalidad.

Para que estos sistemas puedan brindar resultados, deben reunir las siguientes características:

  •  Confidencialidad del denunciante. A fin de evitar represalias, puedes optar por mantener en el anonimato a la persona que informa sobre conductas indebidas en la empresa.
  • Diversidad de mecanismos de comunicación. Para que los empleados tengan facilidades para exponer situaciones de riesgo, debes proporcionar diversas opciones para brindar los informes. Algunos de estos medios son correo electrónico, mensaje de texto, teléfono o una sección dentro de la aplicación móvil de la empresa.
  • Legalidad de la recopilación de datos personales. En caso de que alguno de tus empleados cometa un delito y sea denunciado internamente, puede ser que la defensa de quien cometió el crimen argumente la ilicitud del medio en el que se recopiló la denuncia.

Asegúrate de que cada mecanismo de denuncia aplique las leyes relativas a la protección de datos personales. No olvides contar con un aviso de privacidad y facilitarlo a quienes proporcionan información sobre conductas indebidas.

  • Aprovecha la tecnología para la presentación de denuncias. Existen plataformas que las organizaciones implementan para la generación de reportes por conductas inapropiadas. Algunas son diseñadas por empresas expertas en el desarrollo de soluciones a problemas con los recursos humanos. No dudes en pedir informes a estos expertos.
  • Medios de denuncia sencillos. Denunciar a compañeros de trabajo o superiores inmediatos no es una tarea tan sencilla para el trabajador. Pero si tú no facilitas el proceso, definitivamente tendrás nula cooperación por parte de los empleados en la presentación de denuncias.

Revisa que los medios de reporte que hayas proporcionado sean fáciles de utilizar y que no presenten fallas técnicas o algo sin actualizar que impidan su uso.

  • Seguridad en el resguardo de información. Para evitar el acceso indebido del contenido de las denuncias es importante que utilices plataformas seguras que no permitan la fuga de información. Nuevamente, te recordamos que acudas a expertos en soluciones informáticas aplicables a los recursos humanos.

Tú puedes crear canales para el reporte de actividades sospechosas. Con ello fomentarás el respeto al reglamento interno y contribuirás a la seguridad de todos los integrantes de la organización. Todos pueden ayudar a que tu empresa sea un ejemplo de integridad y buenas prácticas.

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Canal de denuncias como indicador de honestidad en una empresa

Contar con un canal de denuncia empresarial dentro de nuestra organización ayudará a tus clientes, usuarios, distribuidores y terceros en general a crear un diálogo y un poderoso mecanismo de comunicación ante cualquier acto que no encaje con las políticas y valores de la organización y cualquier conducta inapropiada.

¿Qué es y cómo puede ayudarnos dentro de nuestra organización?

Este sistema ético de denuncias será el órgano que beneficiará a la organización a poder detectar problemas y conflictos en su etapa inicial, haciendo que no se propaguen y terminen siendo un problema serio dentro de la empresa. Deberá ser independiente, profesional, amable y perfectamente capaz de mantener la confidencialidad, anonimato y de entender las necesidades que requiere el empleado. De esta manera, se sentirá feliz de hacer el reporte o denuncia.

Dentro de la organización, la ética deberá ser el valor que rija y lidere la conducta de los integrantes de esta. Es un conjunto de principios y valores que deberán estar presentes en el día a día. Se debe buscar una coherencia y estipular una alianza entre lo dicho y lo hecho.

Con este canal de denuncias anónimas, los empleados sentirán confianza y los hará parte de la empresa, un punto muy importante dentro de la organización. Empoderará a los empleados y les otorgará la confianza indispensable para que se sientan parte fundamental en el captado de infracciones, anomalías y violaciones a las políticas y valores internos de la organización. Situaciones que quizá sin este canal de ayuda y comunicación tardarían más tiempo en ser detectadas y que quedarían sin notificar.

La honestidad y transparencia que este órgano debe aportar y asegurar es una pieza fundamental para que este método de comunicación sea exitoso. Cada vez son más los líderes de empresas que se suman a tener un órgano de ayuda dentro de su organización, dando así las herramientas necesarias a usuarios, clientes, empleados y terceros para que puedan ser partícipes de cualquier situación anormal dentro de la organización.

Casos como fraudes, corrupción, agresiones, abusos de poder y otras situaciones similares que afectan a la organización y van fuera de las políticas de la misma son parte del día a día, en ocasiones situaciones no detectadas que terminan por afectar al ambiente laboral.

A continuación, te presentamos algunos de los beneficios de contar con este mecanismo de ayuda:

1. Se ha detectado con el tiempo que las empresas que cuentan con un espacio de denuncias o un canal de ayuda dentro de sus filas han incrementado las situaciones detectadas, logrando mantener el anonimato y la confianza. Se ha hecho más eficaz el detectar situaciones agresivas u otras conductas poco éticas.

2.Tener un canal de ayuda facilitará la comunicación y será una medida que mejorará el ambiente y control interno de la compañía.

3. Permitirá a los empleados, usuarios y terceros poder externar cualquier irregularidad o violación a las políticas

4. Fortalecerá los canales de comunicación al contar con un mecanismo efectivo y práctico para proteger los valores y principios de la organización.

5. Será la medida por la cual se detectarán los problemas de forma correcta y oportuna, evitando preocupaciones posteriores y dando la solución que mejor se adecúe a la situación de forma rápida y efectiva.

Contar con un órgano de comunicación será beneficioso para la organización y ayudará a crear mejor ambiente laboral. Mejorará la producción y la comunicación interna. Será un valor agregado a la organización y hará más efectivos los turnos laborales, creando un ecosistema laboral que contribuirá a lograr objetivos claves dentro de la empresa.

 

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