20 abril, 2021

3 Tips para el buen uso del sistema de denuncia anónima

Los administradores y propietarios de toda empresa están interesados en la detección oportuna de las irregularidades. Si te identificas con esta situación, te brindaremos tres consejos prácticos para que uses correctamente tu sistema de denuncia anónima.

 

Tres recomendaciones para un buen uso del sistema de denuncias anónimas

Los siguientes consejos pueden ser de utilidad para todo tipo de empresa, sin importar su tamaño o cuantía de capital. Aplícalos en el menor tiempo posible y bríndale atención a toda inconsistencia que detectes.

 

1. Utiliza un proveedor externo para el canal de denuncias

Un error que suelen cometer los empresarios es encargar a un elemento interno la recepción de las quejas y denuncias. Aunque siempre debe haber por lo menos un miembro de la empresa en el equipo de comunicación, lo ideal es un tercero externo gestione dicho sistema. Las razones son las siguientes:

  • Protección al anonimato. Si el denunciante percibe que la información que brinda está en manos de personas que no forman parte de la empresa, este puede motivarse para señalar actos indebidos. Así evitarás represalias.
  • Disminución de la impunidad. Los sobornos a las personas que atienden denuncias son más frecuentes cuando estas forman parte de la entidad. Lo ideal es que la recepción de quejas se efectúe por individuos que no compartan intereses personales con los colaboradores. Así se da certeza para sancionar todo acto indebido.

Puedes solicitar informes a las organizaciones dedicadas a la gestión de canales de denuncia. Estas podrán brindarte información sobre plataformas que te servirán para recibir las quejas en sistemas seguros y confidenciales.

 

2. Clasificación de la gravedad de los actos a denunciar

Toda inconformidad merece ser escuchada, pero cada una tiene un grado de urgencia. Si no enseñas a tus colaboradores a clasificar sus denuncias según un parámetro de riesgo, llenarás el buzón de quejas superficiales.

Uno de los primeros aspectos que has de definir es que las denuncias deben ser sobre actos indebidos que afecten a la empresa y la seguridad de los miembros. Aunque una negativa para un aumento salarial puede causar molestia, se trata de un asunto de interés personal que puede abordar el departamento de recursos humanos.

Puedes establecer diferentes grados de gravedad para los actos a denunciar. Clasifícalos, por ejemplo, de la siguiente manera:

  • Faltas leves. Aquí pueden entrar todas aquellas acciones u omisiones que, si no se corrigen, a mediano o largo plazo causarán problemas financieros u operativos. Un ejemplo puede ser la distracción constante de un trabajador que en horas laborales revisa sus redes sociales y descuida sus labores.
  • Moderada gravedad. Se trata de actos que pueden causar dificultades financieras inmediatas. Un ejemplo que puedes considerar para esta clasificación es el robo de mercancías en pequeñas cantidades.
  • Faltas graves y delitos. Son acciones que pueden provocar daños irreversibles a la integridad física y emocional de las personas, así como a la seguridad de la empresa. Podemos incluir en este grupo el acoso sexual, las amenazas de muerte o la venta de información confidencial, entre otros actos. Es conveniente enlazar las pruebas para una denuncia a efectos de un proceso judicial.

 

3. Diversifica las plataformas de denuncia

El medio tradicional para realizar denuncias es la llamada telefónica. Pero ahora debes utilizar otros medios que garanticen la confidencialidad y automaticen la recepción de información. Para lograr este cometido, puede ser conveniente contar con una plataforma web. También puedes disponer de aplicaciones móviles que permitan a tus colaboradores proporcionar informes sobre las actividades indebidas.

Protege la integridad física de tu equipo de trabajo y reduce los riesgos dentro de tu empresa. Con la ayuda de un sistema de denuncias y el buen uso que se le dé, podrás garantizar los resultados de tu organización.

También te va a interesar: Pasos para realizar una denuncia anónima

 

También te podría interesar:

8 abril, 2021

5 aspectos a considerar en un sistema ético de denuncias

Manejar una organización o empresa no es fácil. Se requiere mucha paciencia y compromiso con sus integrantes para gestionarla de manera efectiva. Pero ¿qué sucede cuando alguien llega a comentar una falta de respeto o busca conversar sobre alguna situación que no le parezca bien cómo se lleva a cabo?

Algunos responderían que entablar una conversación con la persona es lo más ideal; sin embargo, existen existen diversas herramientas que pueden ayudarnos a tener estas conversaciones difíciles. Estas pueden ser desde cuestionarios hasta buzones de quejas; no obstante, algunos de ellos, además de ser obsoletos, pueden no ayudarnos a cumplir nuestro objetivo.

Actualmente, dentro de la cultura organizacional existe una en particular que puede ayudarte mucho más: el sistema ético de denuncias.

 

¿De qué va este sistema?

Es una solución mucho más efectiva para llevar a cabo una denuncia de manera anónima, y es que en una situación delicada donde se vea comprometida la ética de la empresa, buscamos la historia completa y no solo pequeños trozos de ella. Para lograrlo, es importante que la organización genere estos sistemas de denuncia donde prevalezca la verdad a través de la confidencialidad.

Al final, nuestros empleados son quienes muchas veces son testigos de situaciones poco solidarias con la empresa, hasta fraudes, que si se denuncian a tiempo pueden evitar todo tipo de problemas.

 

¿Cómo establecer un mecanismo de denuncia como este?

Recordemos que el objetivo de esta herramienta es aumentar la confianza en nuestros empleados, por lo que la principal característica que debe tener es contar con los sistemas necesarios para realizar la queja o comentario a tiempo y de manera anónima.

Aspectos a considerar en un sistema de denuncias ético

1. Facilita el anonimato del denunciante. Este tipo de sistemas está basado en un objetivo central: facilitar la detección de anomalías dentro de la empresa para darles una solución puntual antes de que sea demasiado tarde. Así que, al momento de crearlo, cuida que no se revele la identidad de quien hace la denuncia.

2. Determinar qué, quién y cómo. Aunque parezca lógico, recuerda que el sentido común es el menos común de todos. Por ello, debes establecer con los responsables del desarrollo de este sistema qué eventos se pueden reportar, establecer para quién estará diseñado y las diferentes formas que tendrán los usuarios para reportar una falta (por ejemplo: un correo electrónico, una línea telefónica, una extensión dentro del directorio telefónico, etc.).

3. Hazlo accesible. La parte más importante de un sistema (además de que sea fácil de usar) es que todos puedan acceder a él. Crea canales de comunicación pensando en qué tan sencillo será acceder a ellos (recuerda que no todos cuentan con conexión a Internet, por ejemplo).

4. Brinda atención 24/7/365. Como la mayoría de las crisis, nunca sabes cuándo pueden acontecer. Así que abrir el horario de atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana y durante todo el año puede ayudarte a que en el momento que se detecte alguna falta, pueda ser denunciada de inmediato.

5. Recuerda que es una forma de empoderar a tus empleados. Informa a todos los involucrados, de manera puntual, de qué va el código de ética y qué se considera una falta al mismo, así como de las acciones que se tomarán en caso de que se lleve a cabo una denuncia.

Recuerda que, como todo mecanismo, el funcionamiento de sus “engranes” será fundamental para su correcta operación y que esta es una oportunidad de ser transparente con tus procesos y de empoderar a tus empleados con la fuerza de la información.

También te puede interesar: Integridad y sistema ético de denuncias.

También te podría interesar:

23 marzo, 2021

¿Cómo gestionar un canal de denuncia empresarial eficiente?

Es importante para todo ámbito laboral contar con un sistema que otorgue a los trabajadores un espacio de confianza para denunciar irregularidades de la empresa. Para que este canal de denuncia eficiente empresarial funcione correctamente, es imprescindible organizarlo de manera eficaz.

 

¿Qué caracteriza un sistema de denuncias eficiente?

  • Objetivos claros. A la hora de organizar este sistema se debe tener en cuenta por qué decidimos incorporarlo en nuestra empresa. Más allá de la obligatoriedad de su existencia, hay que considerar factores importantes para cada empresa en particular.
  • Personal capacitado. Aquellas personas que sean seleccionadas para gestionar el canal de denuncias empresarial deberán capacitarse. Es imprescindible la capacitación no solo en el uso de las herramientas destinadas a este fin, sino también en la interacción con el personal de la empresa y en la trata responsable de los contenidos de las denuncias realizadas.
  • Es necesario que los sistemas de denuncias se encuentren disponibles para todos los trabajadores de la empresa. Para ello, es recomendable que sea un canal que funcione de manera simple y sencilla. Además, es imprescindible que todo el personal conozca de su existencia y su funcionamiento.
  • Además de un grupo de personas que gestione este sistema, se necesita de herramientas específicas destinadas a una mejor organización a la hora de administrar las denuncias.

 

¿Cómo implementar una línea de denuncias efectiva?

Lo primero que se debe hacer es decidir qué temas podrán tratarse en este canal. Además, y en conjunto con el paso anterior, se debe establecer un criterio para tratar las eventuales denuncias.

Es necesario que tanto aquellas personas que gestionen este canal como el resto de los trabajadores de la empresa tengan en claro para qué existe este nuevo sistema y cómo deben proceder en aquellos casos en que sientan necesario realizar denuncias.

El segundo paso, no menos importante, para implementar este canal en nuestra empresa es buscar y elegir un medio de comunicación que sea beneficioso.

Es decir, un medio que sea simple de usar para las personas que decidan realizar una denuncia y también para quienes deban gestionarlas. Hay que tener en cuenta que siempre es importante ser organizados, por lo que un rango acotado de medios (e-mail, software, línea de denuncia anónima, formularios) es ideal.

Por último, debemos elegir un grupo de personas y brindarles una capacitación adecuada para poder llevar a cabo las gestiones pertinentes. Estas personas pueden ser parte del personal de la empresa o un grupo tercerizado.

 

La capacitación es esencial

Como se mencionó anteriormente, la capacitación será esencial para poder organizar las herramientas y las denuncias de la mejor manera posible y de modo tal que cumpla con los objetivos del sistema. Además, se deberán establecer lineamientos claros acerca de qué medidas tomar para modificar y corregir las irregularidades denunciadas. Todo deberá estar pautado con anterioridad.

Si bien la adopción de un canal de denuncias empresarial es obligatoria, debemos tener en cuenta que el objetivo principal del sistema es beneficioso para el correcto funcionamiento de nuestra empresa.

Una empresa donde los trabajadores tengan el espacio de confianza y comunicación para poder denunciar hechos, comportamientos o situaciones que salen de los ideales de la empresa o de la ley permitirá mantener una empresa transparente. Para esto, es importante adoptar esta medida y hacerlo de la manera más eficaz posible.

También te va a interesar: Canal de denuncia empresarial interno ¿cómo funciona?

También te podría interesar:

9 marzo, 2021

Sistema ético de denuncias y por qué cada vez es más necesario implementarlo

Si una empresa quiere ser verdaderamente transparente e íntegra, lo primero que debería implementar es un canal de denuncias éticas. Como toda empresa quiere en verdad ser transparente e íntegra, son cada vez más las organizaciones que utilizan este conducto para demostrar que no tienen nada que ocultar y promover un clima laboral de confianza.

Este canal se considera el mayor indicador de la transparencia corporativa y la mejor prueba de que una empresa se conoce a sí misma.

 

Ventajas de un canal de denuncias éticas

La principal ventaja de un canal de denuncias éticas es que facilita la comunicación entre los empleados e impide que éstos tengan que verse enfrentados a situaciones incómodas al tener que responder preguntas inquisitivas.

Lo desagradable de una situación así normalmente hace que la persona la evite porque se  siente desprotegida o siente temor a  represalias o al rechazo o vacío por parte de sus compañeros, o porque piensa que le van a pedir pruebas de su denuncia y que si no las tiene solo conseguirá un mal rato innecesario. 

A pesar de la implementación de este mecanismo, actualmente hay muchas personas que continúan sintiendo este temor e  inseguridad y por ello prefieren no denunciar. 

 

¿Qué se puede denunciar por este canal?

A diferencia de lo que podría pensarse, no solo se puede denunciar casos de acoso sexual por este medio.

Se puede denunciar todo tipo de irregularidades. Las denuncias pueden no ser anónimas, pero que el denunciante se identifique es un modo de impedir las falsas denuncias y de llevar a cabo una adecuada investigación interna, porque permite solicitar mayores antecedentes en caso de ser necesarios, sin embargo, la decisión final le corresponde tomarla a la empresa.

La administración de este canal podría incluso estar a cargo de una empresa externa para garantizar así aún más la ausencia de manipulación y por ende una mayor transparencia.

 

¿Qué se necesita para un adecuado canal de denuncias éticas?

1) Un código ético de conducta laboral.

2) Una línea de acción bien definida para desarrollar la investigación de una denuncia ética.

3) Capacitación para todos los empleados acerca de la utilización de este canal de denuncia ética.

Las empresas hoy en día tienen muy claros los beneficios de implementar un canal de denuncias éticas en su entorno, tanto para  el futuro y la reputación de la empresa, como para el ambiente de trabajo en sí, y por eso, lejos de temer, ven en este conducto
una gran oportunidad de solucionar el problema de la transparencia. En algunos países es una obligación legal, y en los que aún
no lo es, de todas formas es una demanda de la sociedad. 

 

Objetivo de un canal de denuncias éticas

Un canal de denuncias tiene como objetivo detectar cualquier situación que atente contra el código de conducta laboral de una organización a través de una denuncia responsable. La implementación de un canal de este tipo es un tema en auge en una cantidad no menor de países hoy en día.

En su lucha contra la corrupción, las empresas están cada vez más conscientes de la necesidad de poner en funcionamiento un sistema que haga posible prevenir, o al menos disminuir la cantidad de actos ilícitos o indebidos dentro de su entorno, y de esa manera lograr una auténtica ética empresarial.

Canal de denuncias éticas, por qué es cada vez más común su implementación en empresas.

Cada día existe en mayor cantidad dentro de las empresas u organizaciones un conducto formal para realizar todo tipo de denuncias relacionadas con el código ético.

 

También te va a interesar: Canal de denuncia empresarial interno ¿cómo funciona?

También te podría interesar:

4 marzo, 2021

3 Ventajas de contar con una línea de denuncia empresarial

Sabemos lo importante que es para tu empresa el mantenimiento de un buen ambiente laboral. El capital humano de una compañía es sumamente valioso, pues lo conforman esas personas que hacen posible que la empresa funcione día a día. Por ello, son cada vez más las empresas y sociedades que deciden contratar una línea de denuncia empresarial o línea ética.

 

¿Qué son las líneas de denuncia o líneas éticas?

Una línea de denuncia es un mecanismo de detección que funciona con el fin de reportar conductas inadecuadas o fuera de la ley, así como cualquier irregularidad dentro de una compañía y en su interacción externa con los proveedores o colaboradores.

En México cada vez más empresas cuentan con estos servicios de denuncia. Pero te preguntarás ¿por qué es tan importante disponer de una línea de denuncia en mi empresa?

Contratar estos servicios es clave para promover la cultura de la denuncia, pues le brinda al denunciante la seguridad y tranquilidad de que no sufrirá represalias.

Además, la creación de líneas éticas es de suma importancia porque contribuye al desarrollo de una cultura empresarial basada en valores y fundada en la integridad y la responsabilidad. Contribuye al establecimiento de espacios laborales dignos para fomentar el crecimiento moral y ético de una empresa.

También te va a interesar: ¿Por qué usar un software para línea de denuncias?

Pero si aún no estás convencido de lo trascendente que es contar con líneas éticas en tu empresa, quizá quieras conocer algunas importantes ventajas que despejarán tus dudas.

 

Ventajas de contar con una línea de denuncia

Enseguida te hablaremos de tres importantes ventajas que te ofrece el servicio de denuncia para tu empresa, sobre todo si estás pensando en posicionar a tu compañía como una empresa responsable y comprometida social y moralmente.

1. Representa un ejemplo de compromiso

Sin duda, la moral y la ética son factores clave a la hora de realizar cualquier negocio o interacción social. Una línea de denuncia te permite revalorizar la ética empresarial y tomarla en cuenta como uno de los factores clave para el correcto desarrollo de una empresa.

Todo ello se logra mediante el despliegue de mecanismos efectivos y dispuestos para la detección de irregularidades, con el compromiso por los valores y promoviendo un mundo mejor.

2. Genera una imagen de transparencia en la empresa

Al abrir líneas entre los proveedores y colaboradores, así como entre los miembros internos de la empresa, con el fin de dar a conocer cualquier irregularidad, violación o anomalía, la empresa proyectará que tiene la capacidad para hacer frente, abiertamente, a los conflictos.

¡Así no solo transmitirás confianza y compromiso entre tus empleados, sino también entre tus proveedores y colaboradores!

3. Reduce costos económicos y reputacionales

¡Seguramente este será un aspecto sumamente atractivo para tu empresa! Hay que tomar en cuenta que todo incumplimiento legal y moral en una organización tiene costes, tanto monetarios como para la reputación de la empresa o sociedad.

Detectar los problemas con anticipación reduce considerablemente estos costes. ¡Siempre es mejor estar un paso adelante!

Líneas éticas: una cuestión de compromiso social

Hoy día, las cuestiones éticas son cada vez más tomadas en cuenta por la sociedad en general y por las empresas en particular. No se trata solo de que cumplas con la ley, sino de que asegures que tu empresa está cumpliendo sus compromisos éticos y morales con la sociedad de la cual forma parte.

Por ello es tan trascendente en la actualidad contar con los servicios de denuncia empresarial. Date la satisfacción y tranquilidad de que estás realizando prácticas empresariales sanas. Recuerda: ¡es mejor prevenir que lamentar!

También te podría interesar:

2 marzo, 2021

5 lineamientos a considerar dentro de un sistema de denuncia anónima

¿Tu empresa cuenta con un sistema de denuncia anónima? Es necesario para promover la cultura del cumplimiento y el respeto a las normas internas. En este artículo aprenderás los cinco criterios que esta línea de comunicación debe cumplir.

Cinco lineamientos a considerar dentro de un sistema de denuncias

Las líneas de comunicación deben estar optimizadas para atender las denuncias de forma oportuna. Si ya utilizas este sistema en tu empresa, te invitamos a evaluarlo con estos cinco puntos.

Graduación de la importancia de la denuncia

Los ilícitos pueden variar en su grado de gravedad. Algunos pueden representar nulos impactos financieros, mientras que otros pueden ser un riesgo elevado para la integridad física y la estabilidad económica de la organización.

Para evitar que las denuncias sobre asuntos poco relevantes saturen las líneas de comunicación, es necesario establecer parámetros de riesgo. Puedes usar tres clasificaciones:

  • Importancia baja. En esta categoría puedes incluir todos esos actos que no representan peligros financieros para la empresa ni afecten la seguridad de las personas.
  • Impacto medio. Aquí vas a clasificar a aquellas conductas que no afectan seriamente la seguridad de los individuos, pero que su continuidad sí impactará financieramente a la empresa. Estas acciones pueden afectar la operatividad de la organización si no se corrigen a tiempo.
  • Riesgo elevado. En esta clasificación se incluyen todas las amenazas que pueden impactar con fuerza en las finanzas. También debes incluir aquellos riesgos a la salud y seguridad personal. Este tipo de emergencias se deben atender de inmediato.

Diversidad de medios de contacto

Una vez que ya estableciste la graduación de los riesgos, tienes que poner a disposición diversos canales de denuncia. Puedes optar por un portal en tu sitio web, un buzón o un número telefónico para llamadas anónimas.

No olvides que los riesgos más inminentes requieren de gran disponibilidad y mayor prontitud de respuesta. Esto te ayudará a atender las emergencias a tiempo.

Facilidad para manejar las líneas de denuncia

Considera la capacidad de cada individuo para que pueda usar los recursos de denuncia adecuadamente. Si optas por sistemas complejos, no podrás recibir mensajes de quienes tengan dificultades para utilizar estos canales.

Dentro de las evaluaciones periódicas que hagas a tu personal, no olvides preguntar sobre la sencillez o complejidad de los sistemas de denuncia. Esto te servirá para comprobar que puedan utilizarlos sin problemas.

Conexión con autoridades judiciales

Para aquellos actos en los que está en peligro la vida o integridad física de las personas, tu canal de denuncias debe permitir que se solicite el auxilio de la fuerza pública en caso de una emergencia.

Solicitar el apoyo de profesionales para configurar el canal de denuncias

Existen diversos requerimientos técnicos que se deben evaluar con frecuencia a fin de comprobar la confidencialidad y funcionamiento de la plataforma. Por ello, harás muy bien en contactar a empresas especializadas en estos sistemas de denuncia.

Por qué es importante estar enterado del funcionamiento de este sistema cuando la integridad se ve vulnerada

A través de este mecanismo se pueden evitar riesgos a la vida y seguridad de las personas. Si tú o uno de tus colaboradores sabe de una acción que afectará a alguien, este canal ayudará a evitar la consumación de los peligros.

También sirve como un medio para desalentar a las personas a cometer actos que lesionen a terceros. Por ello, debes estar enterado del funcionamiento de este sistema, sobre todo cuando sospechas de un peligro dentro de la organización.

La seguridad en tu empresa está en tus manos. Convierte a tu organización en un lugar seguro para todos los que colaboran contigo.

También te va a interesar: Denuncia anónima: la importancia de mantener la seguridad en el entorno laboral

También te podría interesar:

25 febrero, 2021

Integridad y sistema ético de denuncias

La integridad se define como un conjunto de valores en los cuales destacan la honestidad y congruencia con lo que se dice y las acciones que se toman, en especial en los momentos de crisis. Cada persona es diferente, pero, sin embargo, esta cualidad es muy valorada en las empresas, además de esencial para que un sistema de denuncias sea ético, eficaz y ejemplar.
 

¿Cómo se logra?

Cada colaborador y situación es diferente, por lo que depende de la empresa dejar muy claro a los empleados el porqué de su importancia. Para ello, se recomienda aplicar las siguientes prácticas:

Seguir un protocolo

Los protocolos tienen el objetivo de guiar las acciones que se tomarán en ciertas situaciones para no dejar las cosas abiertas a interpretaciones subjetivas. En un sistema de denuncias se definirá lo siguiente:

  • Por qué medio llegarán las denuncias; ya sea por correo electrónico, una línea telefónica, alguna aplicación en el móvil, página web o chat exclusivo para este fin.
  • Qué personas atenderán cada caso. Para ello, se recomienda que sea personal especializado en atender esta clase de denuncias, que tengan el conocimiento y capacitación necesaria en manejo de crisis.
  • Definición del procedimiento para dar seguimiento a las denuncias; es decir, definir los pasos o características que se deben tomar en cuenta para darle solución a cada caso y llevarlo a un cierre satisfactorio. También analizar el riesgo en cada uno, cómo proceder con los involucrados y verificar que todo se haga en base a un sistema de calidad íntegro.
  • Por último, establecer las leyes y regulaciones en las cuales se basará el manejo de la información y privacidad de los denunciantes.

Realizar una investigación y generar reportes

La persona que llevará a cabo estas tareas se define también en el protocolo. Sin embargo, para resolver cada caso, se debe seguir una línea de investigación. Para ello, se utilizan una serie de herramientas que ayudarán a resolver cada situación y recopilar la información de forma adecuada. Entre estos pasos se encuentran los siguientes:

  • Realizar entrevistas: Llevar a cabo entrevistas individuales a los involucrados para generar evidencia. Por lo general, se evita la confrontación entre denunciante y denunciado, pero estas entrevistas son claves en el proceso de investigación.
  • Analizar la información: Con el objetivo de tener bases para las denuncias, se debe hacer un vaciado y análisis de la información recopilada, y generar reportes que, a su vez, servirán para futuras referencias.

Difundir la información y capacitar al personal

Los empleados se convienen en los ojos de la empresa y, como se mencionó anteriormente, es el deber de la organización informar de cómo debe actuar un colaborador para hacer una denuncia sin miedo a represalias. Tener una comunicación clara y trasparente brindará confianza y un mejor flujo de la información entre empleado y empleador. Esto va de la mano con la constante capacitación al personal sobre estos temas. Existen empresas especializadas que los pueden ayudar y asesorar en este proceso.

Cada miembro debe aprender lo necesario para fomentar una cultura organizacional ética, saber utilizar correctamente y sacar el mayor provecho de las herramientas de denuncias en la empresa. La capacitación del personal puede impartirse mediante presentaciones institucionales, vídeos, evaluaciones en línea y cursos presenciales o por videoconferencia. Se recomienda que se tomen cursos en los siguientes temas:

  • Qué es la cultura organizacional.
  • Ética y valores laborales y corporativos.
  • Uso y manejo de un sistema de denuncias.
  • Cómo identificar conductas no éticas dentro de la organización.

También te va a interesar: Línea ética: definición y razones para implementarla

Con todo lo anterior, lo que se pretende lograr es hacer conscientes a todos los empleados de cómo en conjunto, y en base a estas herramientas, se puede lograr un sistema ético de denuncias.

También te podría interesar:

23 febrero, 2021

¿Por qué usar un software para línea de denuncias?

Hoy en día, las compañías comprometidas con las buenas prácticas integran en su estructura de comunicación y gestión directiva empresarial un software para línea de denuncias. Este promueve que los miembros de la organización sean los que vigilen y aseguren que los valores institucionales realmente se vivan y se eviten situaciones contrarias a los principios establecidos.

¿Qué es un software para denuncias?

En el pasado, las empresas solían habilitar una línea telefónica de uso interior para denunciar comportamientos inadecuados o situaciones de riesgo de manera anónima. Con las nuevas tecnologías ahora se puede implementar un sistema capaz de ofrecer un mejor manejo de estas situaciones. Tal es el caso del software especializado al que acuden muchas compañías en el presente.

Pues bien, se trata de una herramienta digital para canalizar y administrar las quejas y denuncias confidenciales del personal. Consiste en un programa instalado en el sistema organizacional al que todos tienen acceso y que, mediante un protocolo de registro, las personas pueden registrar sus quejas y señalamientos.

Esto permite que los directivos y responsables de la organización tomen medidas oportunas y tempranas para la solución y contención de efectos y consecuencias.

Este software es una solución para contrarrestar de manera efectiva problemas de corrupción, malversación, fraude, acoso, robo, extorsión, entre otros. De manera confidencial y anónima, permite a los miembros del personal denunciar de manera segura y confiable.

¿Por qué es importante un canal de denuncias?

Hay varias razones por las que adoptar una herramienta de este tipo. Consideremos algunas de las más importantes:

  • Favorece un mejor clima organizacional, pues contribuye a una mayor confianza y certidumbre en los colaboradores. Las áreas de recursos humanos y de la alta dirección pueden, con esta herramienta, identificar peligros en los procesos administrativos y en las relaciones laborales en general.
  • Promueve un modo de proceder propio de la empresa, pues implica el establecimiento y declaración previa de los referentes y principios que se espera guíen el comportamiento y las actitudes de los miembros del personal. Un software que registre las denuncias es una forma de congruencia organizacional, ya que envía un mensaje robusto de interés y compromiso con las buenas prácticas.
  • Ayuda a prevenir conductas indeseables y se anticipan efectos y consecuencias en caso de incidencias. Lo anterior, permite que quienes toman decisiones sistematicen información y se adelanten y contengan mayores problemas.
  • Promueve una imagen responsable de la empresa frente a los clientes, lo que deriva en mayor confianza y fidelidad. Esto contribuye, sin duda, al posicionamiento de la marca en el mercado.
  • Asimismo, fortalece las relaciones con los proveedores y socios estratégicos. Esto logra reforzar la presencia y el liderazgo de la organización en redes y cadenas de valor.
  • Propicia la mejora continua, pues revela debilidades y puntos de transformación. En este sentido, ayuda al desarrollo de políticas y procedimientos organizacionales que creen una estructura más robusta y consistente, en línea con el compliance corporativo.
  • Contribuye a la promoción y fortalecimiento de la comunicación interna de la organización, en vista de que esta herramienta debe ser bidireccional para que realmente obtenga información y retroalimentación valiosa.
  • Promueve el desarrollo de una cultura ética en la empresa que contribuye a la renovación del tejido social.

Prácticas éticas y mejora continua

La adopción de un software para gestionar denuncias ayuda a mejorar los comportamientos del personal en coherencia con los lineamientos éticos institucionales en la empresa. Asimismo, fomenta el perfeccionamiento continuo en la medida en que promueve la prevención y detección de conductas indeseables, así como reglas de control en la estructura empresarial.

Lo descrito supone procedimientos serios y rigurosos de seguimiento a las problemáticas presentadas. Del mismo modo, son importantes la prudencia y la transparencia para informar los resultados y las medidas tomadas por los centros de dirección.

También te podría interesar:

18 febrero, 2021

¿Qué es un sistema de registro y control de denuncias?

En el ambiente laboral es importante que exista la comunicación, porque con ella podrán realizarse diferentes actividades favorables para el trabajo. Algunos factores que pueden afectar el entorno son la violencia, el acoso o la violencia psicológica, entre otras.

Por eso, cada empresa debe contar con un espacio de confianza para que los empleados puedan realizar las quejas. Así, es importante crear un sistema registro y control denuncias.

¿Qué es este sistema?

Es un mecanismo que facilita a los empleados informar sobre conductas indebidas dentro de la organización. A través de estos medios, se puede informar de la normativa interna de la empresa desde el comportamiento ilícito y a partir del punto de vista legal la situación que pueda constituir un delito.

Esta es una herramienta ideal para mantener la disciplina interna dentro de la empresa. Suele ser un medio para prevenir comportamientos ilegales, promover la cooperación y la lealtad a la organización.

¿Cómo funciona?

Los canales comerciales de quejas en línea suelen ser complicados y no siempre se pueden implementar con éxito. Si ya tienes uno, es recomendable que revises su integración y requisitos funcionales básicos.

Para que estos sistemas den resultados, deben cumplir las siguientes características:

  • La confidencialidad del denunciante. Para evitar represalias, se puede optar por que la persona que denuncia la mala conducta sea anónima en la empresa.
  • Diversidad de mecanismos de comunicación. Los empleados exponen las condiciones de riesgo y se proporcionan varias opciones para facilitar informes. Algunos de estos medios son correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas o ciertas partes de las aplicaciones móviles que debe tener la empresa.
  • La legalidad de la recopilación de datos personales. Si un empleado comete un delito y realiza una denuncia internamente, la defensa del perpetrador puede ser donde se recopila la denuncia.
  • La tecnología como herramienta de quejas. Las organizaciones pueden utilizar determinadas plataformas para generar informes sobre conductas indebidas. Algunos de ellos están diseñados por empresas que desarrollan soluciones a problemas de recursos humanos. No debes dudar en pedir a estos expertos que proporcionen informes.
  • Método de notificación simple. Informar a compañeros o supervisores de inmediato no es fácil para los trabajadores. Sin embargo, si no le resulta conveniente llevar a cabo este procedimiento, definitivamente no obtendrá ninguna cooperación de los empleados en términos de quejas.
  • Protejer la información de forma segura. Para evitar el acceso indebido al contenido del informe, es muy importante utilizar una plataforma segura que no permita la divulgación de información. Para ello deberás buscar expertos en soluciones informáticas adecuados para recursos humanos.

Ventajas del control de denuncias

Se considera que un informe anónimo anuncia violaciones o actos de violencia, acoso, discriminación o fraude cometidos por uno o más miembros de la empresa; las disposiciones anteriores protegen la identidad del denunciante durante todo el proceso para evitar represalias, expulsión o conflicto mayor.

  • Como servicio online, se puede utilizar las 24 horas del día, los 365 días del año.
  • Este sistema puede ayudarlo a recordar y garantizar que todas las solicitudes sean rastreadas de manera oportuna.
  • La plataforma se puede configurar completamente de acuerdo a las necesidades, estrategias e imagen de cada organización.

Es fundamental asegurarse de que todos los mecanismos de denuncia apliquen las leyes relativas a la protección de datos personales. No debes olvidar obtener una declaración de privacidad y proporcionársela a quien facilitó información sobre la mala conducta.

Es importante crear canales para reportar actividades sospechosas. En Amitai existe información sobre las empresas que practican el fomento al respeto de la normativa interna, lo que contribuye a la seguridad de todos los miembros de la organización. Todos pueden ayudar a que tu empresa se convierta en un modelo de integridad y buenas prácticas.

Te puede interesar: Denuncia anónima: la importancia de mantener la seguridad en el entorno laboral

También te podría interesar:

16 febrero, 2021

Respaldo al contar con un software de canal de denuncias

El software del canal de denuncias fortalece el marco del cumplimiento normativo y la política de denuncia de tu empresa. Su implementación demuestra tu compromiso en el desarrollo de una cultura de comunicación abierta que tus empleados valorarán.

El objetivo es la detección del comportamiento ilegal y las malas prácticas, para establecer que esas actitudes no serán toleradas. En el informe Whistling While They Work, se informó que un 38 % de los empleados han sido testigos de malos comportamientos en su área de trabajo y que no lo informaron debido a la ausencia de un mecanismo de actuación institucional.

Rubros en que nos respalda como empresa la existencia del software del canal de denuncias

Un control efectivo del riesgo

La detección temprana de malas prácticas y comportamientos inadecuados, con los estándares a utilizar, determina los buenos principios de gobierno, el control del fraude y la corrupción y los códigos de conducta organizacional. Además, influye en la responsabilidad social de la empresa, los programas de protección de los denunciantes y los cursos de inducción para la dirección empresarial.

Evita el acoso en el ámbito laboral

El acoso es un comportamiento inapropiado en el área de trabajo. Se ha vuelto tan grande que es necesario establecer un código para prevenirlo y poder responder de manera estandarizada.

La detección del fraude

En los informes de fraude y abuso laboral de la Asociación de Peritos Expertos en Fraude (ACFE) se concluye que las empresas pierden un 5 % de su utilidad por esta mala práctica. Se estima que trascurren unos 18 meses desde el momento en que se comete este acto ilícito y el momento en que se le detecta. Es interesante también recalcar que en la mayoría de los casos, un 80 %, la denuncia ha provenido de los empleados.

La protección otorgada por la empresa y su dirección

La empresa debe demostrar que está dispuesta a cumplir con sus obligaciones. El abonar a una cultura de denuncia significa que la gerencia asume los pasos razonables para reducir los riesgos y promover los principios de seguridad e higiene laboral. Es responsabilidad de los directores, gerentes y administradores el prevenir cualquier desviación de la legislación aplicable.

Reducción de peligros y amenazas a través del canal

La seguridad en el espacio de trabajo está regida por diversas leyes y reglamentos. El desarrollo de la solución requiere de un contexto gerencial adecuado que incluya un proceso de denuncia y reclamos que lleguen hasta la dirección general, junto con los procesos e instrumentos que permitan y valoren el anonimato.

Empleados y equipamiento organizacional

El activo más importante de toda compañía es su personal. En segundo lugar, se puede mencionar el capital de trabajo, que incluye el equipo y mobiliario. La seguridad de los empleados y la protección del equipo de la compañía son dos elementos de importancia crítica de cualquier entorno laboral, que engloba a la propia empresa, su personal, los clientes y visitantes.

El objetivo de obtención de utilidades en ocasiones nubla las líneas de comunicación, lo que hace que se pierdan los mensajes respecto de la protección del equipamiento. Los plazos estrechos de producción pueden tener como resultado la omisión de las pruebas previas, la revisión, la inspección, y el efectuar el mantenimiento regular.

Qué hacer para beneficiarse del respaldo

Establece un plan para tu proyecto, de preferencia con un servicio independiente, para ofrecer la implantación y el control de tus herramientas de denuncia. Debe tener disponibilidad permanente a través de todos medios posibles, como líneas telefónicas directas, plataformas en línea, correo electrónico y buzones físicos.

En nuestra empresa hemos desarrollado una metodología exclusiva que se adapta y personaliza. Tu solución ofrecerá, de ese modo, un servicio integral, seguro, centralizado y a la medida, solo seremos intermediarios entre los denunciantes y la dirección.

También te podría interesar: