20 mayo, 2022

Tips para gestionar las denuncias anónimas al interior de las organizaciones

Una denuncia anónima consiste en que una persona que se siente ofendida por las acciones de un tercero pide atención al ente regulador inmediato, en este caso, la organización en la que presta sus servicios profesionales. Tiene la característica del anonimato, es decir, el afectado no se identifica con su nombre y apellido para evitar malos entendidos, represalias y diversas sanciones, ya sean laborales o sociales.

Por ello, tener un canal de denuncia empresarial es muy importante para el correcto desempeño personal y profesional de todos tus colaboradores, independientemente de las funciones que realicen en tu organización.

¿Por qué una denuncia anónima?

Todos los colaboradores de nuestras organizaciones cuentan con diferentes maneras de relacionarse en el espacio laboral, esto sumado a que cada uno tiene una distinta historia de vida, lo que puede ocasionar que existan conflictos internos.

Los conflictos pueden suceder por diversas razones: políticas, sociales, deportivas, raciales, sexuales y muchas otras formas en que las personas involucradas pueden ofender, consciente o inconscientemente, a sus compañeros de oficina. Por ello, es recomendable ubicar un canal de en el cual gestionar una denuncia anónima, donde el ofendido pueda expresarse libremente y el agresor pueda conocer la situación sin la presión de ser señalados por los demás miembros de la organización.

El departamento encargado de gestionar las denuncias, a la vez, debe ser imparcial, tratar de conocer la situación a fondo y tomar los correctivos necesarios para que la armonía laboral vuelva a estar presente en el menor tiempo posible.

Te dejamos algunos tips para gestionar adecuadamente una denuncia anónima

Contar con el personal para gestionarlas

Una denuncia es una acusación delicada, por lo que en tu organización han de existir profesionales dedicados a este tema. También se puede crear una comisión especial, que tenga como características principales la imparcialidad y que cuente con el aprecio y respeto de toda la organización; puede integrarse por un miembro antiguo de la organización o se puede conformar de manera democrática.

Investigar a fondo la situación

La denuncia, al ser realizada, debe seguir un protocolo establecido. La primera fase, que debe ser la investigativa, debe tener un alcance definido previamente. Este alcance puede ir desde la razón que detonó la denuncia, ser retrospectiva, es decir, identificar los antecedentes tanto en la organización como en los implicados y también debe ser proyectiva, por lo que ha de identificar cómo combatir la situación y establecer correctivos.

Revisión de documentos, evidencias y demás

Las denuncias no pueden ser una forma de intimidación, por tanto, es recomendable que cada una de ellas tenga su respectivo sustento. Es ideal en las organizaciones buscar todos los datos posibles que puedan servir para realizar una investigación y posterior intervención en el conflicto.

Entrevistas

Tanto el afectado como el agresor tienen su versión de los acontecimientos. Escuchar a ambas partes permitirá una visión más amplia para la organización. Una notable estrategia de recopilación de datos es realizar una entrevista a los implicados; toda decisión será mejor al conocer el suceso en toda su extensión.

El acoso laboral puede tener manifestaciones que no siempre son identificadas y denunciadas a tiempo, por lo que es importante que tu organización conozca diversos niveles de este para que la actuación sea acorde a la gravedad. Se puede implementar un semáforo, donde el color verde sea considerado una falta leve, mientras que el rojo signifique una falta grave y de intervención inmediata; así mismo, pueden ubicar escalas de números, colores o letras que cumplan el objetivo de identificar la gravedad de las denuncias.

La denuncia anónima es una excelente función para evitar comportamientos inapropiados en tu organización. No estaría de más ejecutar programas donde tus colaboradores puedan identificar sus acciones y tener un código de ética y comportamiento para todos. Recuerda que, en gran medida, la armonía de tu organización depende de ello.

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9 diciembre, 2021

Estás son las 6 normas éticas que menos se practican y necesitas en tu empresa

La ética empresarial es un factor esencial para disfrutar de un buen entorno laboral, y generar credibilidad ante empleados y clientes. Examinemos las 6 normas éticas que menos se practican, pero que son fundamentales en todas las empresas. Tu imagen pública e identidad de marca aumentará con la aplicación de estas valiosas directrices.

¿Por qué es tan importante la ética en una empresa?

Una insuperable imagen corporativa basada en valores y principios éticos es la mejor estrategia de marketing que puedes tener. Además, te ayudará a fidelizar a tus empleados, pues sabrán que están trabajando con los mejores.

La ética empresarial debe estar previamente definida y planificada por la organización, y sus integrantes (en todos sus niveles) deben seguirlas con estricto apego. Es conveniente hacer una autoevaluación sobre la forma en la que la empresa actuará frente a dilemas éticos, morales, asuntos controversiales o cuestiones sociales.

En muchas ocasiones, factores como pensar excesivamente en la productividad o querer generar rentabilidad a toda costa fomenta prácticas inadecuadas y anti éticas en las empresas. Su afectación trasciende hacia los grupos sociales más cercanos al empleado. Por ejemplo, extender las jornadas de trabajo en casa de manera reiterada e injustificada, afecta gravemente las estructuras familiares y derechos fundamentales de los trabajadores.

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Valores y principios éticos

El planteamiento de la ética para tu empresa incluye todo un conjunto de valores, principios y normas que orientarán el actuar corporativo. A continuación, veamos las normas éticas más importantes y menos practicadas en las empresas:

  1. Honestidad y transparencia: debido a los altos niveles de competitividad, existe prisa por sobresalir y ser los mejores, por lo que algunas empresas optan por prácticas poco transparentes. Por ejemplo, disminuir la calidad de sus productos, llevar una doble contabilidad, mentir al cliente sobre la funcionalidad y vida útil de los productos o la competencia desleal en el mercado.
  2. Respeto por la diferencia: no son pocas las empresas que adoptan comportamientos irrespetuosos de esos factores de identidad que hacen diversos y auténticos al otro. Algunas razones de discriminación son: sexo, raza, posición económica, religión, idioma, etc.
  3. Cumplimiento de acuerdos: es aplicable a clientes y empleados. La empresa debe caracterizarse por cumplir lo que promete, por ejemplo, acuerdos comerciales, pagos, bonificaciones, condiciones salariales, entre otros. No es muy común su aplicabilidad, pues hoy en día emplean tácticas engañosas y el peso de la palabra y los acuerdos han ido perdiendo su valor.
  4. Justicia y equidad: en todas las situaciones que requieran de administrar justicia, se debe dar a cada quien lo que corresponde; se trata de una justicia distributiva, que implica actuar de una manera razonable, tomando en cuenta las circunstancias específicas en cada situación. Piensa, por ejemplo, en un comité disciplinario donde el implicado no tenga la oportunidad de ser escuchado y presentar pruebas. Esto sería a todas luces contrario a la equidad y la justicia.
  5. Sostenibilidad ambiental: todas las empresas deben incluir procesos y mecanismos que impacten positivamente al medio ambiente. Aunque su implementación en la última década ha aumentado, para muchas empresas se convierte en un reto pues se encuentran fuertemente aferradas a procesos obsoletos que requieren la ley del mínimo esfuerzo.
  6. Solidaridad: implica el trabajo en equipo y la ayuda mutua. Resulta fundamental para el crecimiento empresarial y el fortalecimiento de las redes de trabajo internas y externas.

Puedes determinar la aplicabilidad de estos principios y valores en tu empresa a través de un test de ética laboral. El cumplimiento de un código de ética al interior de tu organización te permitirá, además de actuar en el marco de la legalidad y evitar sanciones, gozar de un clima laboral agradable con líneas de comunicación abiertas y una excelente reputación y credibilidad interna y externa.

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28 septiembre, 2021

Utilidad de la denuncia anónima en tiempos de hiperconectividad

Los cambios que trajo la normalización del trabajo en casa a raíz de la hiperconectividad generaron la necesidad de articular estrategias para gestionar problemas derivados de las relaciones laborales, que normalmente eran llevadas por las oficinas de control interno o recursos humanos.

La denuncia anónima en tiempos de hiperconectividad

A continuación, te mostramos la utilidad de hacer una denuncia anónima como herramienta para manejar eficientemente las controversias que puedan surgir:

  1. El clima laboral puede verse afectado por algunos aspectos relacionados con la informalidad que tiende a reinar al trabajar desde casa. Lo primero a considerar para respetar ese ambiente de trabajo, aunque sea a distancia, es separar los espacios de trabajo, de tal suerte que los horarios y canales de comunicación sean respetados.
  2. Debe posibilitar a los empleados o colaboradores hacer esas denuncias para que la persona encargada de manejar los recursos humanos pueda intervenir y evitar que se escale en una problemática.
  3. Otro elemento importante es considerar que debe destinarse personal o recursos técnicos y tecnológicos a la gestión y manejo de las denuncias que puedan surgir. Esto permitirá hacer más eficiente el proceso de investigación y sanción de ser necesario.
  4. Si se establece un sistema de denuncia anónima los trabajadores, colaboradores y directivos podrán tener la confianza en el ente o persona encargada de dicha gestión. Esto permitirá que a largo plazo los pequeños inconvenientes puedan ser resueltos sin temor a represalias.
  5. La hiperconectividad puede generar que los trabajadores se sobrecarguen en sus labores. Es por eso que resulta indispensable delimitar los espacios y tiempos de trabajo para evitar que las cargas excesivas de labores puedan llegar a perjudicar al trabajador. De no tratarse así, es necesario que se plantee la posibilidad de denunciar con el fin de hacer cesar al infractor que sobrecarga de trabajo a los empleados.
  6. La denuncia es una herramienta de mejora, no de castigo. Cuando un empleado o colaborador se siente inconforme o incómodo con una situación puede utilizar estos canales. En los casos donde efectivamente hay abusos o acoso de cualquier tipo y encuadre en delitos, acudir ante la autoridad competente.

Sistema de denuncia bajo anonimato

Para mejorar el clima laboral en el trabajo desde casa, suelen hacerse videoconferencias en las que los supervisores, jefes de áreas o directivos gestionan el día a día y plantean metas o verifican que se cumplan logros. Estas reuniones son un espacio propicio para mejorar las relaciones entre el personal, pero, no resultan ser el escenario ideal para gestionar las denuncias por acoso, abuso o excesos llevados a cabo por parte de cualquier superior.

Es por lo anterior que se hace necesario generar conciencia y capacitar sobre la implementación de un sistema de denuncia anónima, así como también el fomento por el buen uso de dicho canal es indispensable. Igualmente, cuando los equipos de trabajo se encuentran en reuniones para verificar los avances o metas trazadas y en su mayoría son empleados y trabajadores con un jefe directo en común.

Este tipo de denuncias resultan útiles teniendo en cuenta que las empresas, y sus colaboradores, deben resguardar y respaldar las decisiones que se tomen como correctivos para prevenir y sancionar a colaboradores, trabajadores o directivos. La utilidad de las denuncias se ve reflejada en la confianza de los trabajadores para con los procesos internos y de la empresa frente a la resolución de conflictos.

En definitiva, la denuncia es una herramienta indispensable para gestionar los problemas que puedan surgir a raíz de la hiperconectividad y el trabajo remoto. Con una buena gestión de los recursos humanos, buena comunicación y garantías de anonimato, los problemas que surjan en cada empresa podrán ser gestionados de la mejor manera.

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27 mayo, 2021

Sistema de denuncia anónima para generar confianza en la organización

Hablar sobre la confianza en el mundo empresarial implica tomar en cuenta una serie de cuestiones, pero especialmente es necesario generar consciencia sobre la importancia y prioridad de la implementación del sistema de denuncia anónima. Por ello, queremos hablarte sobre cómo este sistema de denuncia es una herramienta eficaz para mantener la legalidad, comunicación y confianza en el entorno laboral.

La importancia de los sistemas de denuncias anónimos

El desarrollo de la cultura empresarial, fundada en los valores y en la ética profesionales, contribuye de manera directa al crecimiento positivo de una empresa.

En ese sentido, hay que considerar que los ilícitos suelen ocurrir gracias a la persistencia de un ambiente propiciado por la falta de cultura ética entre el personal laboral. Sin embargo, no es solo compromiso del empleado: gran parte de la responsabilidad para la generación de este ambiente ético recae en la creación de los medios necesarios para la denuncia dentro de la empresa.

Los sistemas de denuncia internos y anónimos son mecanismos de comunicación que la empresa facilita, con el fin de que empleados, proveedores, directivos o cualquier persona relacionada a la empresa avise sobre posibles faltas.

¿Cómo generan confianza los sistemas de denuncias anónimos?

La creación de un ambiente laboral propicio para el trabajador es una de las primeras responsabilidades de los empleadores. Así, es necesario que se refuercen las creencias éticas a través de hechos concretos. Esto será la punta de lanza para la generación de un ambiente laboral donde impere la confianza.

Confianza y seguridad

La confianza va de la mano con la seguridad. En tal sentido, el sistema anónimo de denuncias brinda esta confianza y seguridad a los trabajadores, gracias a la denuncia anónima, donde se garantiza la seguridad del denunciante. Así, se certifica que no se tomarán represalias en su contra, lo cual permite que el proceso se realice sin contratiempos.

Llegado este punto, es trascendente comprender a la empresa como un organismo que se compone de diferentes órganos para su correcto funcionamiento. Garantizar la salud de cada órgano implica el correcto funcionamiento de todo el organismo.

Una vez que entiendas este hecho, se podrá comprender la importancia de mantener la salud en todos los ámbitos de la empresa.

Sistemas de denuncia y acoso laboral

Un ambiente laboral donde impere la confianza brinda tranquilidad a los trabajadores. Pensemos en lo siguiente: el acoso laboral es un causante de estrés, y el estrés es un problema que afecta directamente el rendimiento del trabajador.

Si el empleador toma en cuenta estos aspectos, con el fin de priorizar la tranquilidad de sus empleados, aplicará los debidos espacios y sistemas de denuncia anónimos para evitar el acoso laboral.

Los sistemas de denuncia y el ambiente laboral

Implementar los sistemas de denuncia no solo representa un beneficio para los trabajadores. El ambiente de confianza que se genera tras la creación de los canales de denuncia anónimos también influye en la percepción que tiene el cliente de la empresa.

En ese sentido, podemos ver al sistema de denuncia como un ámbito que repercute en todo lo relacionado con la empresa. Un ambiente laboral en donde impere el acoso laboral y el estrés se evidenciará como un reflejo hacia el público receptor de la imagen de la empresa, creando una mala imagen y falta de confianza.

Así, los sistemas de denuncia anónimos representan el mecanismo ideal para la generación de un ambiente laboral donde impere la confianza y la seguridad con base en los valores y la ética empresarial. Esto trae resultados positivos que fomentan una mejor imagen de la empresa.

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20 mayo, 2021

Sistema de denuncias anónimas: Su importancia

Las empresas necesitan que todos los integrantes respeten los reglamentos internos y siempre actúen con valores. Lamentablemente, esto no siempre es así, pero con un sistema de denuncia anónima podrás mantener el orden y crearás un ambiente digno y seguro para trabajar.

La importancia de un sistema de denuncias anónimas dentro de una organización

Si en tu organización todavía no implementas un canal de denuncias, estas poderosas razones te motivarán a hacerlo. No olvides que puedes solicitar el apoyo de expertos para adecuarlo a las necesidades de tu empresa.

  • Detección de posibles delitos

Cuando se comete un delito en el interior de una empresa, es una situación que puede comprometer a la institución. Pero la reputación de la organización se arruina cuando esta mantiene el silencio y solapa el acto.

A través de mecanismos de denuncia anónima, será posible la detección de conductas que pueden representar la consumación o la preparación de un delito. Podrás contar con elementos suficientes para realizar la denuncia ante las autoridades correspondientes.

Este punto cobra especial importancia cuando se tratan de acciones que impliquen el uso de recursos de procedencia ilícita. Además de contar con los protocolos de debida diligencia, debes complementarlos con canales de denuncia anónima.

  • Fomenta la confianza en los valores de la empresa

Si tu organización permite que todos tus colaboradores expongan sus preocupaciones sobre determinadas conductas, ofreces garantía para que puedan sentirse seguros. Podrán contar con la convicción de denunciar actos que representen una amenaza para ellos y para la entidad.

Dicha confianza también se transmite a tus clientes. Cuando los empleados sienten el respaldo de la empresa para defender lo que es correcto, el público despierta su sentido de solidaridad. Tal es el caso de las empresas que sancionan actos de discriminación y la ciudad alaba dicha amonestación.

  • Desalentar los actos de corrupción

Desde empleados hasta directivos, todos están expuestos a cometer o encubrir un acto de corrupción. Sin embargo, cuando pones a disposición un plan para que se denuncien estas acciones, lograrás desalentar todo intento de cohecho.

Recuerda que la efectividad en la reducción de la corrupción dependerá, en gran medida, de las acciones sancionadoras que establezcas. La impunidad puede arruinar todo el buen trabajo que se puede conseguir gracias a los canales de denuncia.

  • Promueve la certidumbre contra represalias

El miedo a una venganza suele desmotivar a las personas que conocen sobre actos indebidos. Por lo tanto, para que tus colaboradores no tengan ese temor, el sistema para la realización de denuncias anónimas podrá ofrecer la certeza de que no habrá forma de conocer al denunciante. Las probabilidades de represalias se vuelven nulas.

  • Complemento a las funciones de auditoría

Algunas empresas cuentan con departamentos internos de auditoría. Sin embargo, puede que dicho personal no siempre sea capaz de detectar anomalías o que incluso hayan sido sobornados para no reflejar dichas situaciones en sus reportes.

Con las denuncias anónimas, podrás complementar las funciones que realizan los auditores internos. Asimismo, tendrás la oportunidad de conocer aquellas discrepancias en procedimientos y resultados, por lo que dispondrás de elementos para realizar investigaciones y sanciones.

  • Recepción de denuncias en cualquier momento

Con canales de denuncia vas a poder brindarle a tus colaboradores la oportunidad para exponer conductas indebidas desde cualquier lugar y en la hora más apropiada para ellos. No olvides contar con varias modalidades de comunicación.

Podrás erradicar la corrupción en tu empresa y disuadir a quienes intentan realizar actos indebidos o delictivos. Protege la reputación y la estabilidad de tu negocio. Diseña un sistema fácil de usar para que tus colaboradores puedan informar a tiempo sobre cualquier amenaza empresarial.

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13 mayo, 2021

¿Cómo se estructura una denuncia anónima? 5 tips para conocerlo

Implementar una denuncia anónima puede ser una buena opción para mejorar la estabilidad de tu empresa y evitar conflictos.

5 tips para realizar estructura de una denuncia anónima

Si bien muchas empresas quieren incorporar un sistema de este estilo, hay que tener en cuenta algunas cuestiones antes de ponerlo en marcha. Veamos 5 tips que explican cómo se estructura.

1. Tu canal de denuncias debe tener un proveedor externo

Una de las primeras cuestiones que debes hacer es fortalecer la seguridad interna. Paradójicamente, para eso vas a tener que encargar un elemento externo de quejas y denuncias. Si bien debe haber algún miembro de tu empresa que pueda supervisar estas cuestiones, lo cierto es que lo mejor que puede ocurrir es que esté tercerizado.

Por ejemplo, si algún miembro del equipo de trabajo está incumpliendo las normas, es posible que pueda chantajear a los encargados de supervisar las denuncias. Dicho de otra manera, si la gestión encargada de supervisar el trabajo está en la propia empresa, es posible que se cometan faltas que estén arregladas.

Esto no significa que tengas que delegar absolutamente todas las responsabilidades. Simplemente, que los canales de denuncias estén administrados por un equipo de profesionales externos, que serán completamente imparciales a la hora de gestionar los reclamos a escala interna.

2. Informa la incorporación del sistema y fomenta las denuncias

En ocasiones, el sistema de denuncias puede implementarse y pasar desapercibido. Eso es un grave problema, ya que hay muchos trabajadores que notan alguna falta de sus compañeros, pero no saben que existe una forma de informarlo de forma completamente anónima. Por lo tanto, cuando lo incorpores, tendrás que asegurarte de que cada uno de los empleados esté al tanto de esta novedad.

Por una parte, sabrás que en caso de que haya algún problema, ellos podrían acceder a este canal para notificar los actos desleales. Sin embargo, también pones en jaque a los infractores: si haces saber que lo incorporas, puede que abandonen sus conductas en contra de la empresa.

3. Clasifica la gravedad de denuncias

Si bien todas las inconformidades tienen que escucharse, hay algunas cuestiones que merecen más importancia que otras. Por ejemplo, no tendrá la misma gravedad que un trabajador sea sucio y deje el ambiente con muchos papeles a que haya un grave acto de corrupción e incluso maltrato u acoso.

En este sentido, deberás clasificar las denuncias según parámetros de riesgo. Puedes tomar la siguiente tabla como referencia:

  • Faltas leves. Básicamente, todas las acciones que no necesariamente tienen que ser penalizables, sino que pueden ser simples llamadas de atención. Por ejemplo, el uso constante de los celulares.
  • Faltas intermedias. Son acciones que no necesariamente son delitos, pero que podrían significar problemas institucionales. Por ejemplo, que haya números que no cierren en las operaciones diarias.
  • Faltas graves. Se trata de conductas que pueden llegar a tipificarse como delitos. Por ejemplo, el acoso sexual, el robo e incluso los malos comportamientos. Estos siempre serán los más importantes.

4. Dispón diversos medios

Si bien lo más común es utilizar una llamada de teléfono, la aparición de las redes sociales e Internet pueden ser canales perfectos para las nuevas generaciones.

Por lo tanto, deberás incorporar distintos sistemas para asegurar que cualquier persona que quiera informar una falta pueda hacerlo desde tu plataforma favorita.

5. Asegura la confidencialidad

Por último, pero no menos importante, implementar este sistema requerirá que los trabajadores confíen en que la confidencialidad estará garantizada. Es decir, que por denunciar hechos irregulares en la empresa no tendrán problemas con sus compañeros e incluso con su propio puesto laboral.

En definitiva, ahora sabes cómo poner en marcha un sistema de denuncias anónimas, que ayudará a mejorar la seguridad y confianza de tu empresa.

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6 mayo, 2021

Impacto de un sistema de denuncia en los resultados

Descubre por qué incorporar un sistema de denuncia puede ayudarte a mejorar los resultados a escala corporativa.

La importancia de las denuncias en una empresa

Cualquier compañía sabe que la ética es clave para tener una buena imagen institucional. Ninguna empresa está exenta de los problemas a escala interna. No importa qué tan buen jefe seas: nunca podrás estar controlando al 100 % las actitudes de tus empleados, por lo que es fundamental que existan sistemas para detectar irregularidades.

Particularmente, se hace énfasis en los propios trabajadores, que son quienes están en mayor contacto con sus pares, los cuales podrían estar realizando incidencias o incumplimientos. Como son ellos mismos los que pueden percibir estas conductas -pues tú ocupas otro lugar y, posiblemente, otro espacio laboral-, necesitas fomentar las denuncias limpias.

Básicamente, los trabajadores tienen que ser capaces de poder informar, de forma completamente anónima, aquellos comportamientos que se salgan de la línea ética que pregona la organización. De esta manera, se asegura un ambiente laboral más limpio y se evitan posibles problemas de cara a futuro.

¿Para qué sirve y qué resultados dará?

Un buen canal para denunciar obtendrá resultados de cara al mediano y largo plazo. Incluso, puede que implementarlo te dé algún informe al poco tiempo, en caso de que existiese algún trabajador que haya detectado conductas irregulares hasta ese momento, pero no hubiese tenido los mecanismos para denunciar.

De esta manera, para fomentar su uso, es necesario aclararle a cada uno de los trabajadores que el sistema será un modelo de prevención. Todos los empleados deben cumplir las reglas, pero también tener la suficiente ética como para percibir lo que está mal e informarlo a las autoridades competentes que, en este caso, serán los líderes de la compañía o el departamento de sanciones.

Si bien ellos pueden creer que no es algo que les afecte, la realidad es que sí. Supongamos que existiese algún empleado que, de alguna u otra manera, está robando dinero de las arcas. Puede que, hasta ese entonces, las cifras hayan sido tan pequeñas que la compañía no lo haya percibido.

Sin embargo, no solo que robar está mal y es un crimen, sino que también ese monto faltante no podrá usarse para, por ejemplo, mejorar la estructura organizativa de la empresa. Al fin y al cabo, parte de las ganancias que obtiene una empresa inciden directamente sobre la calidad de vida de los empleados, por lo que no denunciar un acto desleal también afectará a los demás.

¿Cómo implementarlo correctamente?

De esta manera, incorporar un canal ético de denuncias repercutirá en un mejor entorno laboral, donde la compañía se evite a aquellos empleados que, no solamente no cumplen con sus labores, sino que también podrían generar incidentes legales. Es decir, se genera un ahorro de recursos, se evitan pérdidas, problemas de imagen institucional y se mejora el clima de trabajo.

Cabe destacar que este canal siempre deberá ofrecer un mecanismo de denuncias 100 % confidencial. A nadie le gusta ser un denunciante de sus propios compañeros pues, a veces, las faltas no son tan graves como para ameritar una expulsión. Por eso mismo, si el sistema fallase y el empleado delatado se enterase de quién lo delató, se generarían conflictos que podrían haberse evitado.

En definitiva, hacer que tus empleados tengan un sistema para denunciar de forma eficaz, donde se garantice la confidencialidad, permitirá que todos convivan en armonía, pero también que la empresa se ahorre muchos disgustos de cara al futuro. Ya lo sabes: cualquier compañía que quiera garantizar un buen clima de trabajo necesita incorporarlo.

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3 Tips para el buen uso del sistema de denuncia anónima

Los administradores y propietarios de toda empresa están interesados en la detección oportuna de las irregularidades. Si te identificas con esta situación, te brindaremos tres consejos prácticos para que uses correctamente tu sistema de denuncia anónima.

 

Tres recomendaciones para un buen uso del sistema de denuncias anónimas

Los siguientes consejos pueden ser de utilidad para todo tipo de empresa, sin importar su tamaño o cuantía de capital. Aplícalos en el menor tiempo posible y bríndale atención a toda inconsistencia que detectes.

 

1. Utiliza un proveedor externo para el canal de denuncias

Un error que suelen cometer los empresarios es encargar a un elemento interno la recepción de las quejas y denuncias. Aunque siempre debe haber por lo menos un miembro de la empresa en el equipo de comunicación, lo ideal es un tercero externo gestione dicho sistema. Las razones son las siguientes:

  • Protección al anonimato. Si el denunciante percibe que la información que brinda está en manos de personas que no forman parte de la empresa, este puede motivarse para señalar actos indebidos. Así evitarás represalias.
  • Disminución de la impunidad. Los sobornos a las personas que atienden denuncias son más frecuentes cuando estas forman parte de la entidad. Lo ideal es que la recepción de quejas se efectúe por individuos que no compartan intereses personales con los colaboradores. Así se da certeza para sancionar todo acto indebido.

Puedes solicitar informes a las organizaciones dedicadas a la gestión de canales de denuncia. Estas podrán brindarte información sobre plataformas que te servirán para recibir las quejas en sistemas seguros y confidenciales.

 

2. Clasificación de la gravedad de los actos a denunciar

Toda inconformidad merece ser escuchada, pero cada una tiene un grado de urgencia. Si no enseñas a tus colaboradores a clasificar sus denuncias según un parámetro de riesgo, llenarás el buzón de quejas superficiales.

Uno de los primeros aspectos que has de definir es que las denuncias deben ser sobre actos indebidos que afecten a la empresa y la seguridad de los miembros. Aunque una negativa para un aumento salarial puede causar molestia, se trata de un asunto de interés personal que puede abordar el departamento de recursos humanos.

Puedes establecer diferentes grados de gravedad para los actos a denunciar. Clasifícalos, por ejemplo, de la siguiente manera:

  • Faltas leves. Aquí pueden entrar todas aquellas acciones u omisiones que, si no se corrigen, a mediano o largo plazo causarán problemas financieros u operativos. Un ejemplo puede ser la distracción constante de un trabajador que en horas laborales revisa sus redes sociales y descuida sus labores.
  • Moderada gravedad. Se trata de actos que pueden causar dificultades financieras inmediatas. Un ejemplo que puedes considerar para esta clasificación es el robo de mercancías en pequeñas cantidades.
  • Faltas graves y delitos. Son acciones que pueden provocar daños irreversibles a la integridad física y emocional de las personas, así como a la seguridad de la empresa. Podemos incluir en este grupo el acoso sexual, las amenazas de muerte o la venta de información confidencial, entre otros actos. Es conveniente enlazar las pruebas para una denuncia a efectos de un proceso judicial.

 

3. Diversifica las plataformas de denuncia

El medio tradicional para realizar denuncias es la llamada telefónica. Pero ahora debes utilizar otros medios que garanticen la confidencialidad y automaticen la recepción de información. Para lograr este cometido, puede ser conveniente contar con una plataforma web. También puedes disponer de aplicaciones móviles que permitan a tus colaboradores proporcionar informes sobre las actividades indebidas.

Protege la integridad física de tu equipo de trabajo y reduce los riesgos dentro de tu empresa. Con la ayuda de un sistema de denuncias y el buen uso que se le dé, podrás garantizar los resultados de tu organización.

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5 aspectos a considerar en un sistema ético de denuncias

Manejar una organización o empresa no es fácil. Se requiere mucha paciencia y compromiso con sus integrantes para gestionarla de manera efectiva. Pero ¿qué sucede cuando alguien llega a comentar una falta de respeto o busca conversar sobre alguna situación que no le parezca bien cómo se lleva a cabo?

Algunos responderían que entablar una conversación con la persona es lo más ideal; sin embargo, existen existen diversas herramientas que pueden ayudarnos a tener estas conversaciones difíciles. Estas pueden ser desde cuestionarios hasta buzones de quejas; no obstante, algunos de ellos, además de ser obsoletos, pueden no ayudarnos a cumplir nuestro objetivo.

Actualmente, dentro de la cultura organizacional existe una en particular que puede ayudarte mucho más: el sistema ético de denuncias.

 

¿De qué va este sistema?

Es una solución mucho más efectiva para llevar a cabo una denuncia de manera anónima, y es que en una situación delicada donde se vea comprometida la ética de la empresa, buscamos la historia completa y no solo pequeños trozos de ella. Para lograrlo, es importante que la organización genere estos sistemas de denuncia donde prevalezca la verdad a través de la confidencialidad.

Al final, nuestros empleados son quienes muchas veces son testigos de situaciones poco solidarias con la empresa, hasta fraudes, que si se denuncian a tiempo pueden evitar todo tipo de problemas.

 

¿Cómo establecer un mecanismo de denuncia como este?

Recordemos que el objetivo de esta herramienta es aumentar la confianza en nuestros empleados, por lo que la principal característica que debe tener es contar con los sistemas necesarios para realizar la queja o comentario a tiempo y de manera anónima.

Aspectos a considerar en un sistema de denuncias ético

1. Facilita el anonimato del denunciante. Este tipo de sistemas está basado en un objetivo central: facilitar la detección de anomalías dentro de la empresa para darles una solución puntual antes de que sea demasiado tarde. Así que, al momento de crearlo, cuida que no se revele la identidad de quien hace la denuncia.

2. Determinar qué, quién y cómo. Aunque parezca lógico, recuerda que el sentido común es el menos común de todos. Por ello, debes establecer con los responsables del desarrollo de este sistema qué eventos se pueden reportar, establecer para quién estará diseñado y las diferentes formas que tendrán los usuarios para reportar una falta (por ejemplo: un correo electrónico, una línea telefónica, una extensión dentro del directorio telefónico, etc.).

3. Hazlo accesible. La parte más importante de un sistema (además de que sea fácil de usar) es que todos puedan acceder a él. Crea canales de comunicación pensando en qué tan sencillo será acceder a ellos (recuerda que no todos cuentan con conexión a Internet, por ejemplo).

4. Brinda atención 24/7/365. Como la mayoría de las crisis, nunca sabes cuándo pueden acontecer. Así que abrir el horario de atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana y durante todo el año puede ayudarte a que en el momento que se detecte alguna falta, pueda ser denunciada de inmediato.

5. Recuerda que es una forma de empoderar a tus empleados. Informa a todos los involucrados, de manera puntual, de qué va el código de ética y qué se considera una falta al mismo, así como de las acciones que se tomarán en caso de que se lleve a cabo una denuncia.

Recuerda que, como todo mecanismo, el funcionamiento de sus “engranes” será fundamental para su correcta operación y que esta es una oportunidad de ser transparente con tus procesos y de empoderar a tus empleados con la fuerza de la información.

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23 marzo, 2021

¿Cómo gestionar un canal de denuncia empresarial eficiente?

Es importante para todo ámbito laboral contar con un sistema que otorgue a los trabajadores un espacio de confianza para denunciar irregularidades de la empresa. Para que este canal de denuncia eficiente empresarial funcione correctamente, es imprescindible organizarlo de manera eficaz.

 

¿Qué caracteriza un sistema de denuncias eficiente?

  • Objetivos claros. A la hora de organizar este sistema se debe tener en cuenta por qué decidimos incorporarlo en nuestra empresa. Más allá de la obligatoriedad de su existencia, hay que considerar factores importantes para cada empresa en particular.
  • Personal capacitado. Aquellas personas que sean seleccionadas para gestionar el canal de denuncias empresarial deberán capacitarse. Es imprescindible la capacitación no solo en el uso de las herramientas destinadas a este fin, sino también en la interacción con el personal de la empresa y en la trata responsable de los contenidos de las denuncias realizadas.
  • Es necesario que los sistemas de denuncias se encuentren disponibles para todos los trabajadores de la empresa. Para ello, es recomendable que sea un canal que funcione de manera simple y sencilla. Además, es imprescindible que todo el personal conozca de su existencia y su funcionamiento.
  • Además de un grupo de personas que gestione este sistema, se necesita de herramientas específicas destinadas a una mejor organización a la hora de administrar las denuncias.

 

¿Cómo implementar una línea de denuncias efectiva?

Lo primero que se debe hacer es decidir qué temas podrán tratarse en este canal. Además, y en conjunto con el paso anterior, se debe establecer un criterio para tratar las eventuales denuncias.

Es necesario que tanto aquellas personas que gestionen este canal como el resto de los trabajadores de la empresa tengan en claro para qué existe este nuevo sistema y cómo deben proceder en aquellos casos en que sientan necesario realizar denuncias.

El segundo paso, no menos importante, para implementar este canal en nuestra empresa es buscar y elegir un medio de comunicación que sea beneficioso.

Es decir, un medio que sea simple de usar para las personas que decidan realizar una denuncia y también para quienes deban gestionarlas. Hay que tener en cuenta que siempre es importante ser organizados, por lo que un rango acotado de medios (e-mail, software, línea de denuncia anónima, formularios) es ideal.

Por último, debemos elegir un grupo de personas y brindarles una capacitación adecuada para poder llevar a cabo las gestiones pertinentes. Estas personas pueden ser parte del personal de la empresa o un grupo tercerizado.

 

La capacitación es esencial

Como se mencionó anteriormente, la capacitación será esencial para poder organizar las herramientas y las denuncias de la mejor manera posible y de modo tal que cumpla con los objetivos del sistema. Además, se deberán establecer lineamientos claros acerca de qué medidas tomar para modificar y corregir las irregularidades denunciadas. Todo deberá estar pautado con anterioridad.

Si bien la adopción de un canal de denuncias empresarial es obligatoria, debemos tener en cuenta que el objetivo principal del sistema es beneficioso para el correcto funcionamiento de nuestra empresa.

Una empresa donde los trabajadores tengan el espacio de confianza y comunicación para poder denunciar hechos, comportamientos o situaciones que salen de los ideales de la empresa o de la ley permitirá mantener una empresa transparente. Para esto, es importante adoptar esta medida y hacerlo de la manera más eficaz posible.

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