23 agosto, 2021

Estructura de la comunicación organizacional, ¿cómo estructurarla?

Quizás, muchos se han encontrado con situaciones en el trabajo en las que la mano izquierda no sabe qué está haciendo la derecha. Estos problemas suelen estar asociados con las comunicaciones internas de la empresa y afectan muy seriamente la eficiencia de todos los procesos comerciales.

¿Qué es la comunicación del personal en la organización?

La comunicación en el equipo es necesaria para establecer una conexión entre la gerencia y los ejecutantes, para construir una interacción efectiva con los colegas y así asegurar un intercambio de datos eficiente y claro sin pérdida de información y tiempo. Sin la comunicación, cada empleado parece estar en su propia “burbuja de información” y no comprende completamente cómo se relacionan sus actividades con las metas y objetivos de la empresa.

Al escuchar las palabras comunicación organizacional, inmediatamente imaginamos una enorme organización, sin embargo, la construcción de la comunicación en la empresa también es necesaria para las organizaciones muy pequeñas. La comunicación debe establecerse porque todos quieren saber qué se ha hecho, qué se debe hacer, cómo va el proceso de trabajo en general y qué se espera de ellos personalmente.

Si no creas y diriges los lazos corporativos, estos se desarrollarán por sí mismos y no necesariamente en la dirección deseada. Si todas las preguntas se resuelven en correspondencia privada y cualquier discusión sobre la política de la organización comienza con un  “rumor”, no esperes que la información esté bien coordinada y el  trabajo sea eficaz.

¿Cómo estructurar las comunicaciones internas?

Las relaciones públicas internas y externas son cosas diferentes. Lo que es efectivo en las comunicaciones externas no funciona  “adentro”. Por eso, la estrategia de formar un solo espacio de información presupone una serie de tareas bastante específicas que has de conocer:

  • Superar las brechas de comunicación tanto horizontal como verticalmente. Esto ayudará a lograr un entendimiento mutuo en todos los niveles.
  • Recibir sugerencias del personal de la empresa. Cada empleado debe comprender que su opinión es importante y se tendrá en cuenta.
  • Demostrar la disposición de la dirección para el diálogo.
  • Formación de estándares uniformes de conducta de acuerdo con el código corporativo y la ética de la empresa. Hay situaciones de conflicto en el trabajo de cualquier organización, por lo que es muy importante brindar a los empleados la oportunidad de discutirlas en un círculo estrecho, sin lavar la ropa sucia en público o en las redes sociales.

Soporte informativo del personal

Todas las herramientas para desarrollar la comunicación en una organización se pueden dividir en varios tipos:

  • Informativa. Una herramienta de información puede ser una revista o periódico corporativo, un portal corporativo con una base de conocimiento sistematizada, donde cualquier empleado puede obtener la información necesaria sin distraer a sus compañeros.
  • Analítica. Así como es importante que los empleados conozcan los planes de la administración, esta debe mantenerse al día y comprender qué quieren los actores. Para ello, se utilizan herramientas que brindan una retroalimentación.
  • Comunicativa. Las herramientas de comunicación incluyen no solo eventos corporativos, sino también diversos concursos profesionales, capacitaciones corporativas y seminarios.
  • Organizativa. Cada empleado debe comprender hacia dónde se dirige la empresa y cuáles son sus objetivos. Para esto, se realizan reuniones de planificación y discursos de la gerencia.

Puedes resolver todas estas tareas por separado, pero existen herramientas que combinan todas las funciones básicas de la comunicación dentro de tu organización. Por ejemplo, una red social corporativa. Las herramientas de comunicación intraempresarial se pueden crear y desarrollar de forma espontánea: por ejemplo, los propios empleados pueden organizar un chat de trabajo en cualquier red social.

Sin embargo, para lograr una comunicación realmente eficaz, la solución debe “descender desde arriba”. Esta es la única forma de controlar los flujos de información y solo así puedes estar seguro de que la información es completa.

 

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