Sabemos lo importante que es para tu empresa el mantenimiento de un buen ambiente laboral. El capital humano de una compañía es sumamente valioso, pues lo conforman esas personas que hacen posible que la empresa funcione día a día. Por ello, son cada vez más las empresas y sociedades que deciden contratar una línea de denuncia empresarial o línea ética.

¿Qué son las líneas de denuncia o líneas éticas?

Una línea de denuncia es un mecanismo de detección que funciona con el fin de reportar conductas inadecuadas o fuera de la ley, así como cualquier irregularidad dentro de una compañía y en su interacción externa con los proveedores o colaboradores.

En México cada vez más empresas cuentan con estos servicios de denuncia. Pero te preguntarás ¿por qué es tan importante disponer de una línea de denuncia en mi empresa?

Contratar estos servicios es clave para promover la cultura de la denuncia, pues le brinda al denunciante la seguridad y tranquilidad de que no sufrirá represalias.

Además, la creación de líneas éticas es de suma importancia porque contribuye al desarrollo de una cultura empresarial basada en valores y fundada en la integridad y la responsabilidad. Contribuye al establecimiento de espacios laborales dignos para fomentar el crecimiento moral y ético de una empresa.

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Pero si aún no estás convencido de lo trascendente que es contar con líneas éticas en tu empresa, quizá quieras conocer algunas importantes ventajas que despejarán tus dudas.

Ventajas de contar con una línea de denuncia

Enseguida te hablaremos de tres importantes ventajas que te ofrece el servicio de denuncia para tu empresa, sobre todo si estás pensando en posicionar a tu compañía como una empresa responsable y comprometida social y moralmente.

1. Representa un ejemplo de compromiso

Sin duda, la moral y la ética son factores clave a la hora de realizar cualquier negocio o interacción social. Una línea de denuncia te permite revalorizar la ética empresarial y tomarla en cuenta como uno de los factores clave para el correcto desarrollo de una empresa.

Todo ello se logra mediante el despliegue de mecanismos efectivos y dispuestos para la detección de irregularidades, con el compromiso por los valores y promoviendo un mundo mejor.

2. Genera una imagen de transparencia en la empresa

Al abrir líneas entre los proveedores y colaboradores, así como entre los miembros internos de la empresa, con el fin de dar a conocer cualquier irregularidad, violación o anomalía, la empresa proyectará que tiene la capacidad para hacer frente, abiertamente, a los conflictos.

¡Así no solo transmitirás confianza y compromiso entre tus empleados, sino también entre tus proveedores y colaboradores!

3. Reduce costos económicos y reputacionales

¡Seguramente este será un aspecto sumamente atractivo para tu empresa! Hay que tomar en cuenta que todo incumplimiento legal y moral en una organización tiene costes, tanto monetarios como para la reputación de la empresa o sociedad.

Detectar los problemas con anticipación reduce considerablemente estos costes. ¡Siempre es mejor estar un paso adelante!

Líneas éticas: una cuestión de compromiso social

Hoy día, las cuestiones éticas son cada vez más tomadas en cuenta por la sociedad en general y por las empresas en particular. No se trata solo de que cumplas con la ley, sino de que asegures que tu empresa está cumpliendo sus compromisos éticos y morales con la sociedad de la cual forma parte.

Por ello es tan trascendente en la actualidad contar con los servicios de denuncia empresarial. Date la satisfacción y tranquilidad de que estás realizando prácticas empresariales sanas. Recuerda: ¡es mejor prevenir que lamentar!

¿Tu empresa cuenta con un sistema de denuncia anónima? Es necesario para promover la cultura del cumplimiento y el respeto a las normas internas. En este artículo aprenderás los cinco criterios que esta línea de comunicación debe cumplir.

Cinco lineamientos a considerar dentro de un sistema de denuncias

Las líneas de comunicación deben estar optimizadas para atender las denuncias de forma oportuna. Si ya utilizas este sistema en tu empresa, te invitamos a evaluarlo con estos cinco puntos.

Graduación de la importancia de la denuncia

Los ilícitos pueden variar en su grado de gravedad. Algunos pueden representar nulos impactos financieros, mientras que otros pueden ser un riesgo elevado para la integridad física y la estabilidad económica de la organización.

Para evitar que las denuncias sobre asuntos poco relevantes saturen las líneas de comunicación, es necesario establecer parámetros de riesgo. Puedes usar tres clasificaciones:

• Importancia baja. En esta categoría puedes incluir todos esos actos que no representan peligros financieros para la empresa ni afecten la seguridad de las personas.
• Impacto medio. Aquí vas a clasificar a aquellas conductas que no afectan seriamente la seguridad de los individuos, pero que su continuidad sí impactará financieramente a la empresa. Estas acciones pueden afectar la operatividad de la organización si no se corrigen a tiempo.
• Riesgo elevado. En esta clasificación se incluyen todas las amenazas que pueden impactar con fuerza en las finanzas. También debes incluir aquellos riesgos a la salud y seguridad personal. Este tipo de emergencias se deben atender de inmediato.

Diversidad de medios de contacto

Una vez que ya estableciste la graduación de los riesgos, tienes que poner a disposición diversos canales de denuncia. Puedes optar por un portal en tu sitio web, un buzón o un número telefónico para llamadas anónimas.

No olvides que los riesgos más inminentes requieren de gran disponibilidad y mayor prontitud de respuesta. Esto te ayudará a atender las emergencias a tiempo.

Facilidad para manejar las líneas de denuncia

Considera la capacidad de cada individuo para que pueda usar los recursos de denuncia adecuadamente. Si optas por sistemas complejos, no podrás recibir mensajes de quienes tengan dificultades para utilizar estos canales.

Dentro de las evaluaciones periódicas que hagas a tu personal, no olvides preguntar sobre la sencillez o complejidad de los sistemas de denuncia. Esto te servirá para comprobar que puedan utilizarlos sin problemas.

Conexión con autoridades judiciales

Para aquellos actos en los que está en peligro la vida o integridad física de las personas, tu canal de denuncias debe permitir que se solicite el auxilio de la fuerza pública en caso de una emergencia.

Solicitar el apoyo de profesionales para configurar el canal de denuncias

Existen diversos requerimientos técnicos que se deben evaluar con frecuencia a fin de comprobar la confidencialidad y funcionamiento de la plataforma. Por ello, harás muy bien en contactar a empresas especializadas en estos sistemas de denuncia.

Por qué es importante estar enterado del funcionamiento de este sistema cuando la integridad se ve vulnerada

A través de este mecanismo se pueden evitar riesgos a la vida y seguridad de las personas. Si tú o uno de tus colaboradores sabe de una acción que afectará a alguien, este canal ayudará a evitar la consumación de los peligros.

También sirve como un medio para desalentar a las personas a cometer actos que lesionen a terceros. Por ello, debes estar enterado del funcionamiento de este sistema, sobre todo cuando sospechas de un peligro dentro de la organización.

La seguridad en tu empresa está en tus manos. Convierte a tu organización en un lugar seguro para todos los que colaboran contigo.

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La integridad se define como un conjunto de valores en los cuales destacan la honestidad y congruencia con lo que se dice y las acciones que se toman, en especial en los momentos de crisis. Cada persona es diferente, pero, sin embargo, esta cualidad es muy valorada en las empresas, además de esencial para que un sistema de denuncias sea ético, eficaz y ejemplar.

¿Cómo se logra?

Cada colaborador y situación es diferente, por lo que depende de la empresa dejar muy claro a los empleados el porqué de su importancia. Para ello, se recomienda aplicar las siguientes prácticas:

Seguir un protocolo

Los protocolos tienen el objetivo de guiar las acciones que se tomarán en ciertas situaciones para no dejar las cosas abiertas a interpretaciones subjetivas. En un sistema de denuncias se definirá lo siguiente:

• Por qué medio llegarán las denuncias; ya sea por correo electrónico, una línea telefónica, alguna aplicación en el móvil, página web o chat exclusivo para este fin.
• Qué personas atenderán cada caso. Para ello, se recomienda que sea personal especializado en atender esta clase de denuncias, que tengan el conocimiento y capacitación necesaria en manejo de crisis.
• Definición del procedimiento para dar seguimiento a las denuncias; es decir, definir los pasos o características que se deben tomar en cuenta para darle solución a cada caso y llevarlo a un cierre satisfactorio. También analizar el riesgo en cada uno, cómo proceder con los involucrados y verificar que todo se haga en base a un sistema de calidad íntegro.
• Por último, establecer las leyes y regulaciones en las cuales se basará el manejo de la información y privacidad de los denunciantes.

Realizar una investigación y generar reportes

La persona que llevará a cabo estas tareas se define también en el protocolo. Sin embargo, para resolver cada caso, se debe seguir una línea de investigación. Para ello, se utilizan una serie de herramientas que ayudarán a resolver cada situación y recopilar la información de forma adecuada. Entre estos pasos se encuentran los siguientes:

• Realizar entrevistas: Llevar a cabo entrevistas individuales a los involucrados para generar evidencia. Por lo general, se evita la confrontación entre denunciante y denunciado, pero estas entrevistas son claves en el proceso de investigación.
• Analizar la información: Con el objetivo de tener bases para las denuncias, se debe hacer un vaciado y análisis de la información recopilada, y generar reportes que, a su vez, servirán para futuras referencias.

Difundir la información y capacitar al personal

Los empleados se convienen en los ojos de la empresa y, como se mencionó anteriormente, es el deber de la organización informar de cómo debe actuar un colaborador para hacer una denuncia sin miedo a represalias. Tener una comunicación clara y trasparente brindará confianza y un mejor flujo de la información entre empleado y empleador. Esto va de la mano con la constante capacitación al personal sobre estos temas. Existen empresas especializadas que los pueden ayudar y asesorar en este proceso.

Cada miembro debe aprender lo necesario para fomentar una cultura organizacional ética, saber utilizar correctamente y sacar el mayor provecho de las herramientas de denuncias en la empresa. La capacitación del personal puede impartirse mediante presentaciones institucionales, vídeos, evaluaciones en línea y cursos presenciales o por videoconferencia. Se recomienda que se tomen cursos en los siguientes temas:

• Qué es la cultura organizacional.
• Ética y valores laborales y corporativos.
• Uso y manejo de un sistema de denuncias.
• Cómo identificar conductas no éticas dentro de la organización.

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Con todo lo anterior, lo que se pretende lograr es hacer conscientes a todos los empleados de cómo en conjunto, y en base a estas herramientas, se puede lograr un sistema ético de denuncias.

Hoy en día, las compañías comprometidas con las buenas prácticas integran en su estructura de comunicación y gestión directiva empresarial un software para línea de denuncias. Este promueve que los miembros de la organización sean los que vigilen y aseguren que los valores institucionales realmente se vivan y se eviten situaciones contrarias a los principios establecidos.

¿Qué es un software para denuncias?

En el pasado, las empresas solían habilitar una línea telefónica de uso interior para denunciar comportamientos inadecuados o situaciones de riesgo de manera anónima. Con las nuevas tecnologías ahora se puede implementar un sistema capaz de ofrecer un mejor manejo de estas situaciones. Tal es el caso del software especializado al que acuden muchas compañías en el presente.

Pues bien, se trata de una herramienta digital para canalizar y administrar las quejas y denuncias confidenciales del personal. Consiste en un programa instalado en el sistema organizacional al que todos tienen acceso y que, mediante un protocolo de registro, las personas pueden registrar sus quejas y señalamientos.

Esto permite que los directivos y responsables de la organización tomen medidas oportunas y tempranas para la solución y contención de efectos y consecuencias.

Este software es una solución para contrarrestar de manera efectiva problemas de corrupción, malversación, fraude, acoso, robo, extorsión, entre otros. De manera confidencial y anónima, permite a los miembros del personal denunciar de manera segura y confiable.

¿Por qué es importante un canal de denuncias?

Hay varias razones por las que adoptar una herramienta de este tipo. Consideremos algunas de las más importantes:

• Favorece un mejor clima organizacional, pues contribuye a una mayor confianza y certidumbre en los colaboradores. Las áreas de recursos humanos y de la alta dirección pueden, con esta herramienta, identificar peligros en los procesos administrativos y en las relaciones laborales en general.
• Promueve un modo de proceder propio de la empresa, pues implica el establecimiento y declaración previa de los referentes y principios que se espera guíen el comportamiento y las actitudes de los miembros del personal. Un software que registre las denuncias es una forma de congruencia organizacional, ya que envía un mensaje robusto de interés y compromiso con las buenas prácticas.
• Ayuda a prevenir conductas indeseables y se anticipan efectos y consecuencias en caso de incidencias. Lo anterior, permite que quienes toman decisiones sistematicen información y se adelanten y contengan mayores problemas.
• Promueve una imagen responsable de la empresa frente a los clientes, lo que deriva en mayor confianza y fidelidad. Esto contribuye, sin duda, al posicionamiento de la marca en el mercado.
• Asimismo, fortalece las relaciones con los proveedores y socios estratégicos. Esto logra reforzar la presencia y el liderazgo de la organización en redes y cadenas de valor.
• Propicia la mejora continua, pues revela debilidades y puntos de transformación. En este sentido, ayuda al desarrollo de políticas y procedimientos organizacionales que creen una estructura más robusta y consistente, en línea con el compliance corporativo.
• Contribuye a la promoción y fortalecimiento de la comunicación interna de la organización, en vista de que esta herramienta debe ser bidireccional para que realmente obtenga información y retroalimentación valiosa.
• Promueve el desarrollo de una cultura ética en la empresa que contribuye a la renovación del tejido social.

Prácticas éticas y mejora continua

La adopción de un software para gestionar denuncias ayuda a mejorar los comportamientos del personal en coherencia con los lineamientos éticos institucionales en la empresa. Asimismo, fomenta el perfeccionamiento continuo en la medida en que promueve la prevención y detección de conductas indeseables, así como reglas de control en la estructura empresarial.

Lo descrito supone procedimientos serios y rigurosos de seguimiento a las problemáticas presentadas. Del mismo modo, son importantes la prudencia y la transparencia para informar los resultados y las medidas tomadas por los centros de dirección.

En el ambiente laboral es importante que exista la comunicación, porque con ella podrán realizarse diferentes actividades favorables para el trabajo. Algunos factores que pueden afectar el entorno son la violencia, el acoso o la violencia psicológica, entre otras.

Por eso, cada empresa debe contar con un espacio de confianza para que los empleados puedan realizar las quejas. Así, es importante crear un sistema registro y control denuncias.

¿Qué es este sistema?

Es un mecanismo que facilita a los empleados informar sobre conductas indebidas dentro de la organización. A través de estos medios, se puede informar de la normativa interna de la empresa desde el comportamiento ilícito y a partir del punto de vista legal la situación que pueda constituir un delito.

Esta es una herramienta ideal para mantener la disciplina interna dentro de la empresa. Suele ser un medio para prevenir comportamientos ilegales, promover la cooperación y la lealtad a la organización.

¿Cómo funciona?

Los canales comerciales de quejas en línea suelen ser complicados y no siempre se pueden implementar con éxito. Si ya tienes uno, es recomendable que revises su integración y requisitos funcionales básicos.

Para que estos sistemas den resultados, deben cumplir las siguientes características:

• La confidencialidad del denunciante. Para evitar represalias, se puede optar por que la persona que denuncia la mala conducta sea anónima en la empresa.
• Diversidad de mecanismos de comunicación. Los empleados exponen las condiciones de riesgo y se proporcionan varias opciones para facilitar informes. Algunos de estos medios son correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas o ciertas partes de las aplicaciones móviles que debe tener la empresa.
• La legalidad de la recopilación de datos personales. Si un empleado comete un delito y realiza una denuncia internamente, la defensa del perpetrador puede ser donde se recopila la denuncia.
• La tecnología como herramienta de quejas. Las organizaciones pueden utilizar determinadas plataformas para generar informes sobre conductas indebidas. Algunos de ellos están diseñados por empresas que desarrollan soluciones a problemas de recursos humanos. No debes dudar en pedir a estos expertos que proporcionen informes.
• Método de notificación simple. Informar a compañeros o supervisores de inmediato no es fácil para los trabajadores. Sin embargo, si no le resulta conveniente llevar a cabo este procedimiento, definitivamente no obtendrá ninguna cooperación de los empleados en términos de quejas.
• Proteger la información de forma segura. Para evitar el acceso indebido al contenido del informe, es muy importante utilizar una plataforma segura que no permita la divulgación de información. Para ello deberás buscar expertos en soluciones informáticas adecuados para recursos humanos.

Ventajas del control de denuncias

Se considera que un informe anónimo anuncia violaciones o actos de violencia, acoso, discriminación o fraude cometidos por uno o más miembros de la empresa; las disposiciones anteriores protegen la identidad del denunciante durante todo el proceso para evitar represalias, expulsión o conflicto mayor.

• Como servicio online, se puede utilizar las 24 horas del día, los 365 días del año.
• Este sistema puede ayudarlo a recordar y garantizar que todas las solicitudes sean rastreadas de manera oportuna.
• La plataforma se puede configurar completamente de acuerdo a las necesidades, estrategias e imagen de cada organización.

Es fundamental asegurarse de que todos los mecanismos de denuncia apliquen las leyes relativas a la protección de datos personales. No debes olvidar obtener una declaración de privacidad y proporcionársela a quien facilitó información sobre la mala conducta.

Es importante crear canales para reportar actividades sospechosas. En Amitai existe información sobre las empresas que practican el fomento al respeto de la normativa interna, lo que contribuye a la seguridad de todos los miembros de la organización. Todos pueden ayudar a que tu empresa se convierta en un modelo de integridad y buenas prácticas.

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El software del canal de denuncias anónimas fortalece el marco del cumplimiento normativo y la política de denuncia de tu empresa. Su implementación demuestra tu compromiso en el desarrollo de una cultura de comunicación abierta que tus empleados valorarán.

El objetivo es la detección del comportamiento ilegal y las malas prácticas, para establecer que esas actitudes no serán toleradas. En el informe Whistling While They Work, se informó que un 38 % de los empleados han sido testigos de malos comportamientos en su área de trabajo y que no lo informaron debido a la ausencia de un mecanismo de actuación institucional.

Rubros en que nos respalda como empresa la existencia del software del canal de denuncias

Un control efectivo del riesgo

La detección temprana de malas prácticas y comportamientos inadecuados, con los estándares a utilizar, determina los buenos principios de gobierno, el control del fraude y la corrupción y los códigos de conducta organizacional. Además, influye en la responsabilidad social de la empresa, los programas de protección de los denunciantes y los cursos de inducción para la dirección empresarial.

Evita el acoso en el ámbito laboral

El acoso es un comportamiento inapropiado en el área de trabajo. Se ha vuelto tan grande que es necesario establecer un código para prevenirlo y poder responder de manera estandarizada.

La detección del fraude

En los informes de fraude y abuso laboral de la Asociación de Peritos Expertos en Fraude (ACFE) se concluye que las empresas pierden un 5 % de su utilidad por esta mala práctica. Se estima que trascurren unos 18 meses desde el momento en que se comete este acto ilícito y el momento en que se le detecta. Es interesante también recalcar que en la mayoría de los casos, un 80 %, la denuncia ha provenido de los empleados.

La protección otorgada por la empresa y su dirección

La empresa debe demostrar que está dispuesta a cumplir con sus obligaciones. El abonar a una cultura de denuncia significa que la gerencia asume los pasos razonables para reducir los riesgos y promover los principios de seguridad e higiene laboral. Es responsabilidad de los directores, gerentes y administradores el prevenir cualquier desviación de la legislación aplicable.

Reducción de peligros y amenazas a través del canal

La seguridad en el espacio de trabajo está regida por diversas leyes y reglamentos. El desarrollo de la solución requiere de un contexto gerencial adecuado que incluya un proceso de denuncia y reclamos que lleguen hasta la dirección general, junto con los procesos e instrumentos que permitan y valoren el anonimato.

Empleados y equipamiento organizacional

El activo más importante de toda compañía es su personal. En segundo lugar, se puede mencionar el capital de trabajo, que incluye el equipo y mobiliario. La seguridad de los empleados y la protección del equipo de la compañía son dos elementos de importancia crítica de cualquier entorno laboral, que engloba a la propia empresa, su personal, los clientes y visitantes.

El objetivo de obtención de utilidades en ocasiones nubla las líneas de comunicación, lo que hace que se pierdan los mensajes respecto de la protección del equipamiento. Los plazos estrechos de producción pueden tener como resultado la omisión de las pruebas previas, la revisión, la inspección, y el efectuar el mantenimiento regular.

Qué hacer para beneficiarse del respaldo

Establece un plan para tu proyecto, de preferencia con un servicio independiente, para ofrecer la implantación y el control de tus herramientas de denuncia. Debe tener disponibilidad permanente a través de todos medios posibles, como líneas telefónicas directas, plataformas en línea, correo electrónico y buzones físicos.

En nuestra empresa hemos desarrollado una metodología exclusiva que se adapta y personaliza. Tu solución ofrecerá, de ese modo, un servicio integral, seguro, centralizado y a la medida, solo seremos intermediarios entre los denunciantes y la dirección.

A la hora de trabajar, es importante hacerlo dentro de un ambiente laboral fundado en la aplicación de diversos valores y fomentar una cultura empresarial integral y responsable. Para ello, es primordial conocer cómo influye el canal de denuncias anónimas dentro de una organización y la confianza que genera en los integrantes de la empresa.

¿Cómo se realiza con relación al canal de denuncias?

Cuando se habla de un canal de denuncias anónimas, es fácil confundirlo con los buzones de sugerencias. En general, si le preguntas a los empleados, la mayoría tienen la idea errónea de que es ahí donde se deben hacer las denuncias. Como consecuencia, no lo hacen porque consideran que es un medio que los expone, además de poco confiable, por lo que la mayoría de las veces estos métodos son ineficaces.

Lo importante es saber comunicar a los empleados que un canal de denuncias adecuado se maneja por medio de una empresa externa que garantiza su confiabilidad. Además, el uso de un software ayuda a mantener el anonimato del denunciante y no es posible que haya fuga de información.

A continuación, te explicamos cómo esto aporta gran valor a la empresa. Saber transmitir esta información correctamente aumenta la confianza de los empleados para hacer denuncias que contribuyan al bien común.

¿Cuáles son sus ventajas?

• Ambiente laboral sano: lamentablemente, todas las empresas están expuestas a diversas actividades ilegales. Con el objetivo de conservar un buen ambiente laboral es importante que fomentes el respeto y la integridad, comunicando lo importante que son estos valores para la empresa constantemente y dando el ejemplo desde mandos altos, así como dando a conocer que la empresa se toma las denuncias muy en serio y lo deja en manos de profesionales.
• Sin represalias y en el anonimato: como parte de la implementación del canal de denuncias es importante que le hagas saber a los empleados que no habrá consecuencias negativas contra aquellos que denuncien, para que tengan la confianza de saber que todo se manejara de forma anónima. Se ha comprobado en diversos estudios que las denuncias cara a cara son poco eficaces e incluso inexistentes, los empleados prefieren no denunciar a tener que ser parte de una confrontación. Por tanto, el hecho de conocer que se puede hacer tan fácilmente como redactando un correo y que es tan sencillo de usar que no necesitan dar la cara o poner un nombre, aumentará las probabilidades de que ayuden a denunciar, ya sea una actividad ilegal o algún agravio a su persona.

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• Detectar buenos elementos: llevados a la práctica los pasos de los que hablamos anteriormente, te será sencillo detectar a los buenos empleados y quizá recompensarlos con algo. No nos referimos a no cuando hagan denuncias, sino por su constante lealtad hacia la empresa y su comportamiento íntegro. Esto los animará a continuar actuando así e, incluso, a aumentar su productividad.
• Manejo de baja de empleados: al dar de baja a los elementos que causan algún conflicto o incluso al poner alguna clase de falta administrativa, debes hacerlo de forma correcta. No actuar impulsivamente es el primer paso, es mejor contar con un protocolo que ayude a manejar esto de forma adecuada, fomentando nuevamente la confianza de los empleados hacia Dirección. Darás así el mensaje de que están dentro de una organización que no se deja llevar por impulsos e investiga antes de actuar, se basa en hechos y toma acciones en base a un proceso adecuado de manejo de crisis.

Seguir estos consejos te garantizará aprovechar al máximo el canal de denuncias. Contar con una empresa externa que te ayude a gestionarlo de manera adecuada e implementar un software auxiliar son claves en el camino para conseguir una cultura empresarial exitosa.

Las malas acciones se deben detectar y sancionar dentro de las empresas, la indulgencia puede arruinar la operación de las organizaciones. Por esta razón, te invitamos a conocer mejor sobre la línea ética de denuncia y los beneficios que obtendrás cuando la implementes en tu negocio.
 

La importancia de implementar una línea para denunciar

La sociedad padece una crisis en su cultura de la denuncia. Esto se ve replicado en las empresas cuyos integrantes pueden callar sobre actos indebidos que se cometen dentro de la organización. A mediano plazo, esas malas acciones traerán perjuicios financieros y de otra naturaleza. Revisa a continuación por qué debes tomar en serio la creación de una línea de denuncia.

1. La reputación de la empresa puede afectarse por malos actos de los integrantes. Las acciones indebidas que los trabajadores o socios hagan dentro de la organización pueden salir a la luz pública y causar escándalo entre la comunidad.
2. Reducción en el atractivo financiero de la empresa. Si la empresa cotiza en la Bolsa de Valores, puede provocar la caída del precio de las acciones y ahuyentar a los inversores potenciales y existentes. Una institución que no ofrece garantías ni pulcritud puede perder considerablemente.
3. Sanciones económicas y administrativas. Algunas autoridades pueden detectar malas acciones dentro de tu empresa y sancionarla económicamente. También existen las medidas administrativas que pueden limitar tus operaciones. Por ejemplo, si el departamento de facturación emite una factura a cambio de un soborno y por una operación que no se realizó, puedes verte impedido por la autoridad para expedir nuevos comprobantes fiscales.
4. Mantener el orden y el respeto a las jerarquías y reglamentos internos. Cuando un elemento comete una infracción y no se le sanciona, esto puede envalentonar a otros integrantes de la empresa a realizar malas acciones. Los canales de denuncia promueven el respeto al reglamento interno en todos los niveles de la organización.

¿Qué beneficios puede aportar a tu empresa?

Ahora que ya repasamos la importancia de contar con un canal de denuncias, conoce los beneficios que disfrutarás al implementarla en tu compañía.

1. Retención de personal. Muchos creen que los canales de denuncia aceleran los despidos, eso no es cierto. Cuando proteges el ambiente laboral y le das poder a cada empleado para señalar actos indebidos, proteges a los trabajadores que más rinden.
2. Creación del sentido de compromiso. Cuando facilitas la comunicación sobre actos deshonestos fomentas en tus colaboradores la responsabilidad grupal de proteger a la empresa.
3. Protección de recursos materiales. Reducirás considerablemente las mermas por recursos robados.
4. Disuadir a los infractores. Un trabajador que tiene la tendencia de robar puede verse cohibido de hacerlo en tu negocio si sabe que todos pueden delatarlo. No siempre estarás presente en tu empresa, así que es necesario que los que cometen malos actos tengan temor de hacerlo, aunque no estés.
5. Correcto funcionamiento de los controles internos. ¡Cuántas empresas no se quejan por sus controles internos! No es que no funcionen, muchas veces los robos en pequeñas cantidades pueden engañar a las políticas de inventarios. Si quieres que tus controles de almacén coincidan con la realidad de tu negocio, tienes que facilitar canales de denuncia contra las sustracciones indebidas.
6. Prueba a favor en casos judiciales. Si uno de los integrantes de la empresa comete un delito y trata de involucrar a la organización, el canal de denuncia te dará herramientas para defenderte legalmente.

¡Cuántos beneficios obtendrás si cuentas con un mecanismo de denuncia interna! Protege los recursos humanos, materiales y financieros de tu empresa mediante las líneas para la comunicación sobre actos deshonestos y fomenta la cultura del respeto al reglamento y a la institución.

Se sabe que en una empresa las irregularidades pueden aparecer. Tanto los casos de corrupción como los de fraude son parte de estas irregularidades, las cuales afectan de manera negativa en el ambiente interno de la organización que sufre estos problemas.

Por tanto, lo mejor es que exista un medio de protección ante estos inconvenientes. La línea ética o de denuncia es la manera en la que se consigue este objetivo.

La responsabilidad de las empresas ante la aparición de irregularidades

Imaginemos por un momento que un miembro de la organización realiza un acto que viola uno de los principios establecidos por la empresa. Lo normal sería que el testigo del hecho de inmediato lo reporte para darle solución al caso.

Sin embargo, ¿a quién debe reportárselo? Y lo más importante, ¿qué consecuencias podría traer el dar a luz este problema? ¿Estará seguro el denunciante de una posible represalia en un futuro?

Todas estas incógnitas se resuelven con la línea ética empresarial. Este mecanismo tiene el objetivo de garantizar la seguridad de los que dan a conocer este tipo de incumplimientos, ya que se pueden hacer de manera anónima.

La empresa tiene una responsabilidad muy grande para el manejo de estas líneas, lo que hace recomendable que se capacite al personal para que desempeñe este cargo que hoy en día es indispensable para la prosperidad organizacional.

Al mismo tiempo, es fundamental la formación de una cultura de transparencia en la que los miembros sientan esa confianza que les incite a compartir toda la información sobre las irregularidades. Es decir, lograr que adquieran un sentido de compromiso con los códigos estipulados y a la vez contagien a los demás a tener este compromiso.

El permitir que estas anomalías crezcan y pasen desapercibidas solo traerá consecuencias perjudiciales que, no solo afectarían en el desempeño organizacional, sino que también en el balance emocional de los empleados. Esto se traduce en renuncias, malestar y sensación de agobiamiento en las jornadas de trabajo, por lo que las empresas deben tener conciencia sobre ello.

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Las principales obligaciones de una organización al manejar una línea ética

Las responsabilidades de una empresa ante las violaciones a la moral dentro de la organización se pueden resumir en:

• Proporcionar confianza por medio de las líneas de denuncia: La empresa debe lograr que se reporten todos los desórdenes emergentes a las autoridades organizacionales y proteger a los denunciantes con el anonimato.
• Establecer con claridad los códigos éticos de la organización: Es esencial que se pongan sobre la mesa los puntos más importantes del código ético para que los miembros lo comprendan y posteriormente acoplen una actitud y comportamiento de acuerdo a los lineamientos y principios organizacionales.
• Prestar atención a cada uno de los problemas éticos que surgen sin importar lo pequeño o grande que sean: Dentro de la organización es común que se den irregularidades menores, las cuales en teoría son más fáciles de solucionar. Sin embargo, no por eso se deben de pasar por alto. Es importante que cada caso sea tratado y resuelto, sin importar si es pequeño o grande.
• Formar una cultura organizacional de transparencia: En una cultura donde la honestidad, respeto y compromiso son llevados a cabo, la ética está presente. Los miembros de la organización suelen adoptar comportamientos de acuerdo a lo que les transmite el ambiente de trabajo.

Hoy en día, las empresas deben tener un compromiso muy grande con la moral de sus miembros. Para conseguir que este compromiso sea llevado a la práctica, los gerentes deben buscar que sus trabajadores tengan la confianza e iniciativa para hacer lo correcto y reportar lo que no es correcto.

¿Está tu empresa libre de acoso, abuso o prácticas ilícitas? ¿Tus empleados se sienten confiados y seguros dentro de su área de trabajo? ¿Crees que la productividad tenga relación con el ambiente laboral? Un canal de denuncia anónima hace posible responder estas preguntas con total certeza.

¿Qué es y cómo funciona un canal de denuncias?

Un canal de denuncias dentro de una empresa es una herramienta que facilita la comunicación entre los trabajadores y la dirección de manera anónima, para denunciar conductas irregulares, incumplimientos o hasta posibles delitos.

Es una muestra de compromiso por parte de las compañías que lo implementan con sus empleados, su cultura organizacional y su código ético, evitando inconformidades que se traducen en costos de imagen, clima laboral y productividad.

¿Cómo se efectúa la denuncia?

Para efectuar una denuncia, el empleado debe acceder al canal de denuncias por email, vía telefónica o plataforma digital. Los canales de denuncia digitales permiten que la denuncia sea en línea a través de una aplicación web.

Su principal ventaja es que se garantiza el anonimato del denunciante y se evita el miedo a sufrir represalias por sus jefes o críticas de sus compañeros. Estas plataformas admiten adjuntar textos, archivos, fotos o alguna otra evidencia que sustente la denuncia.

Posteriormente, se describirán las conductas irregulares que ha visto, percibido o comprobado como prácticas que infringen el código ético, las normas establecidas o los protocolos de la empresa.

El reporte se registra por un grupo de asesores externos a la organización y el sistema electrónico encripta los datos para preservar la confidencialidad de la denuncia.

Se da aviso a la compañía y la empresa iniciará un proceso de investigación, recopilando documentos e informes, entrevistando y tomando declaraciones de las personas afectadas o testigos de la situación. Todo dentro de la mayor discreción y confidencialidad.

Dependiendo de la investigación, se informará al denunciado de los incumplimientos o irregularidades que se le atribuyen. El denunciante puede aportar mayor información desde su anonimato.

Después, se hará una evaluación para tomar la decisión final. Si la denuncia no cuenta con el sustento suficiente, se archiva y queda como un referente en el sistema; en caso contrario, se adoptan las medidas necesarias para corregir las conductas o hechos denunciados.

¿Qué beneficios se tienen al contar con un canal de denuncias interno?

La única existencia de este canal interno permite que la relación con empleados, proveedores y clientes se mantenga sobre una base de integridad y legalidad, en el que cualquier acto de soborno, fraude o abuso será fácilmente detectado y sancionado.

Por otro lado, la implementación de un canal de denuncias representa una ventaja competitiva ante el personal interno y externo:

• Se desarrolla una imagen de transparencia en la compañía. Se permite una comunicación confidencial y libre entre empleados y alta dirección, evidenciando la capacidad de la empresa para hacer frente a situaciones irregulares.
• Se evidencia el compromiso de la empresa. Permite afianzar y remarcar el código ético de la compañía y los valores que representa, creando una imagen de confianza y transparencia en toda la cadena de valor.
• Reduce costos. Todo incumplimiento repercute en la empresa, en su imagen o económicamente. Detectar las infracciones y faltas de forma anticipada y gestionarlos de la mejor manera reduce considerablemente ese costo. Los fraudes disminuyen un 50 %.
• Se crea un ambiente de trabajo productivo y saludable, generando un entorno de confianza.
• Permite anticipar alguna tendencia riesgosa.
• Se refuerza la responsabilidad social empresarial y un buen gobierno corporativo.

Una compañía que cree firmemente en la transparencia y buen gobierno está decidida a saber qué pasa dentro de su organización, y un canal de denuncias es la muestra de este compromiso.