23 febrero, 2021

¿Por qué usar un software para línea de denuncias?

Hoy en día, las compañías comprometidas con las buenas prácticas integran en su estructura de comunicación y gestión directiva empresarial un software para línea de denuncias. Este promueve que los miembros de la organización sean los que vigilen y aseguren que los valores institucionales realmente se vivan y se eviten situaciones contrarias a los principios establecidos.

¿Qué es un software para denuncias?

En el pasado, las empresas solían habilitar una línea telefónica de uso interior para denunciar comportamientos inadecuados o situaciones de riesgo de manera anónima. Con las nuevas tecnologías ahora se puede implementar un sistema capaz de ofrecer un mejor manejo de estas situaciones. Tal es el caso del software especializado al que acuden muchas compañías en el presente.

Pues bien, se trata de una herramienta digital para canalizar y administrar las quejas y denuncias confidenciales del personal. Consiste en un programa instalado en el sistema organizacional al que todos tienen acceso y que, mediante un protocolo de registro, las personas pueden registrar sus quejas y señalamientos.

Esto permite que los directivos y responsables de la organización tomen medidas oportunas y tempranas para la solución y contención de efectos y consecuencias.

Este software es una solución para contrarrestar de manera efectiva problemas de corrupción, malversación, fraude, acoso, robo, extorsión, entre otros. De manera confidencial y anónima, permite a los miembros del personal denunciar de manera segura y confiable.

¿Por qué es importante un canal de denuncias?

Hay varias razones por las que adoptar una herramienta de este tipo. Consideremos algunas de las más importantes:

  • Favorece un mejor clima organizacional, pues contribuye a una mayor confianza y certidumbre en los colaboradores. Las áreas de recursos humanos y de la alta dirección pueden, con esta herramienta, identificar peligros en los procesos administrativos y en las relaciones laborales en general.
  • Promueve un modo de proceder propio de la empresa, pues implica el establecimiento y declaración previa de los referentes y principios que se espera guíen el comportamiento y las actitudes de los miembros del personal. Un software que registre las denuncias es una forma de congruencia organizacional, ya que envía un mensaje robusto de interés y compromiso con las buenas prácticas.
  • Ayuda a prevenir conductas indeseables y se anticipan efectos y consecuencias en caso de incidencias. Lo anterior, permite que quienes toman decisiones sistematicen información y se adelanten y contengan mayores problemas.
  • Promueve una imagen responsable de la empresa frente a los clientes, lo que deriva en mayor confianza y fidelidad. Esto contribuye, sin duda, al posicionamiento de la marca en el mercado.
  • Asimismo, fortalece las relaciones con los proveedores y socios estratégicos. Esto logra reforzar la presencia y el liderazgo de la organización en redes y cadenas de valor.
  • Propicia la mejora continua, pues revela debilidades y puntos de transformación. En este sentido, ayuda al desarrollo de políticas y procedimientos organizacionales que creen una estructura más robusta y consistente, en línea con el compliance corporativo.
  • Contribuye a la promoción y fortalecimiento de la comunicación interna de la organización, en vista de que esta herramienta debe ser bidireccional para que realmente obtenga información y retroalimentación valiosa.
  • Promueve el desarrollo de una cultura ética en la empresa que contribuye a la renovación del tejido social.

Prácticas éticas y mejora continua

La adopción de un software para gestionar denuncias ayuda a mejorar los comportamientos del personal en coherencia con los lineamientos éticos institucionales en la empresa. Asimismo, fomenta el perfeccionamiento continuo en la medida en que promueve la prevención y detección de conductas indeseables, así como reglas de control en la estructura empresarial.

Lo descrito supone procedimientos serios y rigurosos de seguimiento a las problemáticas presentadas. Del mismo modo, son importantes la prudencia y la transparencia para informar los resultados y las medidas tomadas por los centros de dirección.

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