¿Tu empresa cuenta con un sistema de denuncia anónima? Es necesario para promover la cultura del cumplimiento y el respeto a las normas internas. En este artículo aprenderás los cinco criterios que esta línea de comunicación debe cumplir.
Cinco lineamientos a considerar dentro de un sistema de denuncias
Las líneas de comunicación deben estar optimizadas para atender las denuncias de forma oportuna. Si ya utilizas este sistema en tu empresa, te invitamos a evaluarlo con estos cinco puntos.
Graduación de la importancia de la denuncia
Los ilícitos pueden variar en su grado de gravedad. Algunos pueden representar nulos impactos financieros, mientras que otros pueden ser un riesgo elevado para la integridad física y la estabilidad económica de la organización.
Para evitar que las denuncias sobre asuntos poco relevantes saturen las líneas de comunicación, es necesario establecer parámetros de riesgo. Puedes usar tres clasificaciones:
- Importancia baja. En esta categoría puedes incluir todos esos actos que no representan peligros financieros para la empresa ni afecten la seguridad de las personas.
- Impacto medio. Aquí vas a clasificar a aquellas conductas que no afectan seriamente la seguridad de los individuos, pero que su continuidad sí impactará financieramente a la empresa. Estas acciones pueden afectar la operatividad de la organización si no se corrigen a tiempo.
- Riesgo elevado. En esta clasificación se incluyen todas las amenazas que pueden impactar con fuerza en las finanzas. También debes incluir aquellos riesgos a la salud y seguridad personal. Este tipo de emergencias se deben atender de inmediato.
Diversidad de medios de contacto
Una vez que ya estableciste la graduación de los riesgos, tienes que poner a disposición diversos canales de denuncia. Puedes optar por un portal en tu sitio web, un buzón o un número telefónico para llamadas anónimas.
No olvides que los riesgos más inminentes requieren de gran disponibilidad y mayor prontitud de respuesta. Esto te ayudará a atender las emergencias a tiempo.
Facilidad para manejar las líneas de denuncia
Considera la capacidad de cada individuo para que pueda usar los recursos de denuncia adecuadamente. Si optas por sistemas complejos, no podrás recibir mensajes de quienes tengan dificultades para utilizar estos canales.
Dentro de las evaluaciones periódicas que hagas a tu personal, no olvides preguntar sobre la sencillez o complejidad de los sistemas de denuncia. Esto te servirá para comprobar que puedan utilizarlos sin problemas.
Conexión con autoridades judiciales
Para aquellos actos en los que está en peligro la vida o integridad física de las personas, tu canal de denuncias debe permitir que se solicite el auxilio de la fuerza pública en caso de una emergencia.
Solicitar el apoyo de profesionales para configurar el canal de denuncias
Existen diversos requerimientos técnicos que se deben evaluar con frecuencia a fin de comprobar la confidencialidad y funcionamiento de la plataforma. Por ello, harás muy bien en contactar a empresas especializadas en estos sistemas de denuncia.
Por qué es importante estar enterado del funcionamiento de este sistema cuando la integridad se ve vulnerada
A través de este mecanismo se pueden evitar riesgos a la vida y seguridad de las personas. Si tú o uno de tus colaboradores sabe de una acción que afectará a alguien, este canal ayudará a evitar la consumación de los peligros.
También sirve como un medio para desalentar a las personas a cometer actos que lesionen a terceros. Por ello, debes estar enterado del funcionamiento de este sistema, sobre todo cuando sospechas de un peligro dentro de la organización.
La seguridad en tu empresa está en tus manos. Convierte a tu organización en un lugar seguro para todos los que colaboran contigo.
También te va a interesar: Denuncia anónima: la importancia de mantener la seguridad en el entorno laboral
