En todo tipo de empresa es indispensable tener una eficaz comunicación interna pues ésta genera un ambiente laboral de participación, ya que sus acciones están enfocadas en los colaboradores y su compromiso con la organización.

La comunicación

Está dirigida a todo el personal de la compañía, surge como un requerimiento de ésta para motivar e incentivar a su talento humano, generando un vínculo informativo y comunicacional en todas las áreas de la organización, teniendo entre sus bases lineamientos internos establecidos por cada empresa.

Canales importantes para la comunicación  en una empresa

La comunicación puede ser trasmitida por diversos canales internos de una compañía:

• Intranet:

Es muy utilizada dentro de la comunicación empresarial. Su objetivo es asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa, poniendo a su disposición contenidos, archivos, procesos de negocio, entre otras herramientas; facilita la colaboración y comunicación entre las personas y los equipos.

• Reuniones:

Fomenta un acercamiento entre los empleados y crea grupos de trabajo. Su ventaja es un contacto social, una comunicación personal y personalizada que son importantes para las dinámicas laborales.

• El blog:

Su función comunicativa es importante, por medio de ellos se da a conocer una variedad de información relacionada a la organización. Propicia el acercamiento entre los cargos de directivos y los técnicos, es un canal con contenido relevante relacionado al sector donde se desenvuelve la compañía, con ello los trabajadores ampliarán sus conocimientos.

• El email:

Es una vía sencilla para gestionar y comunicar, no requiere de mucho conocimiento técnico para formar parte de una estrategia. Por este medio queda registro de las comunicaciones que se envían.

• Revista:

Su formato puede ser impreso o en tendencia digital con noticias y anuncios relacionados al sector empresarial, con respuestas a dudas y sobre procesos de trabajo y formaciones.

• El chat interno:

Está estrategia agiliza la difusión de información entre los compañeros de trabajo. Se debe tomar en cuenta establecer unas normas para su uso, y garantizar con ello su buena funcionalidad.

• Las vídeo llamadas:

Este canal es interactivo al facilitar la comunicación entre equipos de trabajo que están a distancia. Se ha convertido en una herramienta muy usada dentro de la comunicación hoy en día.

• Las redes sociales corporativas:

El gran salto a lo digital ha permitido el desarrollo de estas en las empresas. Su uso corporativo es útil para e intercambio de información entre las empresas y los empleados de forma continua, flexible, e inmediata.

• Buzón de sugerencias:

Ayuda a visualizar cuáles son los puntos débiles de la comunicación que se debe mejorar. Se puede generar un feedback con los otros canales y fortalecer los puntos de comunicación. Este medio permite el anonimato del personal, lo que podría producirse en más participación.

• El teléfono:

Es una comunicación más personal, su uso debe ser limitado y puntual para no dar la sensación de control o conexión constante con el trabajo.

• Eventos:

Es útil para afianzar el compañerismo en los diferentes departamentos de la organización, potencia el trabajo en equipo y las relaciones interpersonales.

Para ser competitivos y tener éxito ante la evolución del mercado hay que saber motivar el talento humano en las empresas. Es decir, que se sientan identificados con la organización e inculcarles una cultura corporativa, a través de estrategias de comunicación interna.

El resultado es un trabajador satisfecho que aporta ideas para optimizar funciones, un equipo con excelentes relaciones interpersonales, con valores corporativos que les permite proyectar un alcance global dentro de la organización.

Para saber qué canal elegir debes tener en cuenta quién es tu empleado interno, el objetivo que te has fijado para tu estrategia y lo que buscas fomentar en todo tu personal de trabajo.

Con mucha frecuencia, nos sucede que solicitamos un producto o servicio y la empresa o el empleado nos suministra algo muy distinto a lo que requerimos. Lo más probable es que se hayan juntado dos inconvenientes: que la comunicación no haya sido suficientemente clara y que la empresa esté fallando al no capacitar adecuadamente el recurso humano para llegar a satisfacer al cliente alineando la comunicación en las organizaciones.

¿Qué es? ¿De qué se trata?

En el segundo caso, nos hallamos frente a lo que se conoce en el mundo empresarial y organizacional como una comunicación interna que resulta ineficiente y que afecta directamente el crecimiento corporativo. Esta deficiencia debe ser entendida como el proceso mediante el cual la organización socializa y comparte con todos sus empleados los siguientes aspectos:

• Su misión, visión y valores.
• Necesidades.
• Tareas.
• Problemas.
• Métodos de trabajo.
• Los productos o servicios que ofrece y sus características.
• Formas correctas de atención al cliente.
• Ventajas de pertenecer a la organización.
• Incentivos por rendimiento.
• Mecanismos de ascenso.
• Políticas de capacitación.

Ventajas de la comunicación

Las organizaciones que ponen en práctica una eficiente comunicación con y entre sus empleados pueden obtener:

• Mayor productividad.
• Menor rotación de personal.
• Altos niveles de satisfacción en el equipo humano.
• Más intercambio e interrelación entre sus trabajadores.
• Mejor disposición al trabajo colectivo.
• Incremento en las expectativas del personal.
• Disminución del ruido entre la empresa y sus empleados y entre los mismos trabajadores.
• Más sentido de pertenencia.

Formas de comunicación

El proceso de comunicación hacia el interior de una organización puede desarrollarse de dos formas:

• Comunicación vertical, es decir, de la gerencia hacia los trabajadores. Es comunicación ascendente, de abajo hacia arriba.
• Comunicación horizontal, que generalmente se produce entre empleados de un mismo nivel jerárquico.

Hay empresas que, dependiendo de sus características y su tamaño, utilizan todas las formas de comunicación descritas o privilegian una de ellas.

Canales para comunicarse

La tecnología moderna pone a disposición de las empresas muchas y diversas herramientas para comunicarse con sus empleados y lograr los objetivos y metas propuestos.

Cada organización, a través del departamento de recursos humanos, utilizará el canal o canales adecuados para desarrollar estrategias orientadas hacia el EndoMarketing, cuyo objetivo no es otro que aumentar, entre sus trabajadores, el sentido de pertenencia y el compromiso con la empresa.

Estos son algunos de los canales más utilizados:

1. Vídeos e imágenes

La actual es una generación audiovisual. Por lo tanto, los vídeos se convierten en un mecanismo idóneo para compartir con los empleados de la empresa.

2. TV institucional

Muchas empresas tienen su propio canal de televisión a través del cual difunden información trascendente, comparten logros o señalan posibles deficiencias.

3. Videollamadas

Algunos gerentes utilizan esta herramienta tecnológica para resaltar logros, felicitar o llamar la atención sobre algún aspecto puntual de la organización.

4. G-mail corporativo

Es este otro canal muy utilizado entre la empresa y su personal.

5. Mensajería de texto (SMS)

Este canal resulta ideal cuando se trata de teléfonos móviles no conectados a internet y para entablar conexiones más directas e íntimas.

La comunicación al interior de las organizaciones garantiza por sí misma el crecimiento de las empresas, pero se convierte en una poderosa herramienta motivacional que unifica criterios, guía las acciones, comparte principios, socializa tareas, crea sentido de pertenencia, promueve cambios sustanciales y pone a toda la organización a mirar en una sola dirección.

Como podemos ver, la comunicación entre la directiva de la empresa y sus trabajadores es un medio efectivo para alcanzar las metas. Del buen o mal uso de esta va a depender, en gran medida, el éxito de su gestión al frente de las organizaciones.

Saber qué es la administración del conocimiento puede ser de gran ayuda a la hora de que la implementes en la compañía, para que puedas mejorar los resultados financieros y corporativos. Veamos por qué ayudará a que la organización crezca de forma constante.

¿Qué significa administrar el conocimiento?

Cualquier empresa necesita mejorar su productividad. El trabajo es visto como uno de los eslabones de toda sociedad, pero también es cierto que los grandes líderes quieren mejorar la productividad de forma constante, aunque no siempre saben cuáles son las mejores formas.

Pues bien, al administrar el conocimiento verás que se puede hacer realidad. Básicamente, se genera un proceso para mejorar la transferencia, el almacenamiento y el uso del conocimiento que se genera en la propia empresa. Contrario a lo que se puede creer, todas las compañías, sin importar lo pequeñas o grandes que sean, generan información. ¡Es fundamental optimizarla!

Por ejemplo, una estrategia muy popular de administrar el conocimiento fue implementada por Amazon. Cuando la empresa empezó en la década de los 90, era una simple tienda de libros. Sin embargo, cuando se abocó al comercio virtual, todos los integrantes debieron aprender más y buscar maneras de entrecruzar datos, estandarizar procesos y acceder rápidamente a la información.

Los datos debían estar presentes para todos los gerentes. Así, cada sede de la compañía pudo comercializar los artículos siguiendo un mismo plan de acción. Esta estrategia permitió aumentar la productividad y maximizar el valor. Los empleados estaban formados para tomar decisiones sensatas en el momento exacto.

¿Por qué es importante implementarlo en una empresa?

Administrar el conocimiento significa sacar ventaja de tus propios resultados. Como cada empresa genera su propia información, es fundamental que todos los empleados puedan aprender de sus errores y optimizar sus propias labores, ya que cada compañía tiene sus propias necesidades.

Por ende, es importante implementarlo porque, en la actualidad, todas las empresas se diferencian por el conocimiento. Se trata del único activo que siempre crece con el tiempo y que no se desgasta ni estanca, especialmente si se comparte. Es decir, todas las personas aumentan sus habilidades con el correr del tiempo.

Si una empresa potencia sus propios procesos productivos con planes específicos para maximizar el rendimiento, lo que se percibirá será un aumento de la productividad; pero también de la motivación a la hora de encarar las jornadas laborales. No solamente irán a la oficina para obtener un salario, sino también para progresar individualmente.

Esto es especialmente importante si tenemos en cuenta que realizar esta administración tiene como objetivo vincular el aprendizaje práctico con el trabajo del día a día. Es decir, todo lo que aprenderás, en un plan sistemático de tu empresa, te servirá para facilitar tus quehaceres laborales.

Beneficios de administrar el conocimiento en las empresas

A continuación, mostraremos algunos beneficios de administrar el conocimiento en las empresas:

• Crecimiento de la compañía. Al tener información para contrastar, se puede ver cómo optimizar los procesos productivos de la empresa.
• Aprendizaje de los errores. Si se usa una base de datos para ver los fallos, es posible minimizar el margen de error de cara al largo plazo.
• Mayor eficiencia. Si tienes más conocimientos para trabajar, lo más seguro es que los utilices para reducir tus horas de trabajo y que todas tus actividades se resuelvan de una mejor manera.
• Aprendizaje constante. La práctica del día a día estará complementada con carga teórica generada específicamente para las tareas de los empleados.

En definitiva, administrar el conocimiento es vital en las empresas, pues es algo útil para hacer la diferencia frente a las compañías competidoras. ¡Fomenta el aprendizaje y observa los resultados!

Al hablar de gestión del conocimiento nos referimos a un concepto dinámico, que se encuentra en continua evolución y se transmite por la interrelación de las personas que lo utilizan como el medio en el que se aplica, que con el paso del tiempo mejora, se corrige e incluso elimina lo que ya es obsoleto.

A nivel corporativo es una parte fundamental que permite generar y transmitir ideas nuevas que ayuden al desarrollo del capital humano y al logro de los objetivos organizacionales.

¿Qué es la Gestión de conocimiento?

La gestión de conocimiento es un sistema que construye una base sólida para la toma de decisiones. Esta permite transformar datos en información coherente y clara, fácil de interpretar, y que fluya de forma ágil a todos los sectores de la compañía.

Mediante una buena administración del saber, las organizaciones pueden contar con una gran ventaja competitiva, ya que pueden alcanzar más fácilmente los objetivos empresariales, innovar, generar utilidades y añadir valor a los productos o servicios ofrecidos.

Para lograr esto, el enfoque de las organizaciones que deciden invertir en el conocimiento, se orienta a la creación de un registro conocido como “memoria corporativa”, el cual almacena, ya sea en papel o de manera electrónica, aquella información que se encuentra en la memoria de los colaboradores. Esto permite el desarrollo de las diversas áreas de la empresa.

Funciones de la gestión del conocimiento

En este sistema encontramos las siguientes funciones:

• Determinar los conocimientos importantes que se requieren para alcanzar los objetivos.
• Acumular los conocimientos, los métodos, la experiencia o la calificación con que cuenta la compañía.
• Realizar la selección de los conocimientos que se consideran necesarios, así como valorar su utilidad para alcanzar los objetivos organizacionales.
• Almacenar el conocimiento de forma ordenada y precisa, mediante una clasificación y registro en la memoria de la organización, incluyendo el intelecto profesional de cada colaborador, desde su formación académica, certificaciones, hasta su capacidad para resolver problemas.
• Llevar un registro de los conocimientos mediante un sistema formal: documental o electrónico, con el fin de que toda la organización tenga acceso a ellos.
• Los conocimientos se aplican en dos vertientes, tanto para resolver problemas, como para la formación permanente de los colaboradores.
• Al ser un modelo dinámico que se vincula con procesos de codificación, este permite crear de manera permanente nuevos conocimientos, a través de la observación de los clientes, la retroalimentación, la experimentación y el desarrollo de nueva información que se agregará a la memoria corporativa.

Ahora bien, el rol que cumplen las tecnologías de la información es fundamental para el desarrollo de una comunicación efectiva y de un ambiente de colaboración en el que se potencie y estimule el aprendizaje al interior del grupo para que este intercambio de datos se transforme en conocimiento.

A través de este sistema, las empresas se mueven hacia un modelo colaborativo, en el que el aprendizaje y las relaciones interpersonales son piezas clave para alcanzar una mayor eficiencia y productividad y por supuesto tener más clara la dirección que se debe seguir para alcanzar el éxito al que cualquier empresa o grupo aspira.

Saber administrar el conocimiento permite a las organizaciones crear nuevos productos y servicios, mejorar los existentes, disminuir costos y generar propuestas de valor innovadoras, diferenciándolos de sus competidores. Asimismo, se convierte en un gran apoyo para el desarrollo individual y colectivo dentro de la organización, pero sobre todo, reconoce al saber como un pilar fundamental, que, si se sabe transmitir y se aprovecha de manera adecuada, se vuelve imprescindible para que la productividad, la eficiencia y la colaboración aumenten.

¿Cómo se realiza la gestión del conocimiento?

La gestión de conocimiento es una técnica de aprendizaje inteligente que cualifica el capital humano al crear un orden comunicativo entre todos los miembros de una empresa y su entorno. Esta novedosa técnica de aprendizaje se realiza al interior de la empresa. Lleva el acompañamiento de todos los directivos, así como la interacción con el entorno exterior de la empresa.

Este aprendizaje múltiple no solo requiere de una capacitación previa para todos los que participan en ella, sino que la misma sea permanente. Se precisa un acompañamiento tecnológico cualificado con un programa informático para llevar a cabo dicha formación con el concurso de salas de informática e Internet.

La gestión de este capital intelectual se realiza en forma de red entre todos y cada uno de los empleados e implica compartir el conocimiento y la información en un software. Con esta acción, se alimenta una base de datos que centraliza toda la información con la que cuenta la empresa. Esta llega a ser su memoria empresarial conectada a las dinámicas de innovación.

Estrategias en la gestión del conocimiento

Existen una serie de pautas que se pueden utilizar en la gestión de saberes en una empresa. Son estrategias organizativas útiles enmarcadas en cuatro dinámicas que deben tenerse en cuenta para generar una información específica, aportar valor al conocimiento, transferirlo y, finalmente, crear los mecanismos propios para su utilización y difusión.

• Creación de los canales y de los niveles de comunicación para, con ellos, definir los diferentes conocimientos e informaciones que requiere la empresa.
• Precisar cuál es la clase de conocimiento que el entorno o el ambiente externo de la empresa puede brindar.
• Valorar las distintas experiencias acumuladas de conocimientos con las que reforzar los puntos positivos.
• Generar espacios de creación y flexibilización para que los trabajadores expresen sus ideas libremente.
• Crear grupos de trabajo altamente capacitados para llegar a todo el personal con la innovación y la creatividad.
• Capturar y sistematizar los nuevos conocimientos con un software acorde a las necesidades empresariales.
• Utilizar la nube en la red para ir abriendo espacios y generar archivos de los procesos implementados.
• Organizar y agrupar el conocimiento en áreas específicas para poder sistematizarlas.
• Coordinar una serie de actividades para así lograr una mayor potencia y cualificación en los conocimientos adquiridos.
• Aumentar el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para lograr una mayor transmisión del conocimiento.
• Elaborar una serie de manuales y guías útiles para el desempeño exitoso de la empresa.
• Revisión, valoración y actualización de los distintos conocimientos e informaciones con los que cuenta la empresa, rescatando en este proceso los que den valor.
• Actualizar los manuales de forma periódica.
• Actualizar y depurar las distintas bases de datos.

Estas estrategias se enmarcan en unas dimensiones propias de la gestión de una empresa, las cuales hacen parte integral de todo el proceso de cualificación del conocimiento.

La primera dimensión es la adquisición del ambiente en el que nos movemos, luego viene la creación de la información, pasa un tercer momento con la captura o almacenamiento y la organización, para desembocar en la transmisión o difusión. Con lo anterior, llegamos a la aplicación o a la práctica de este conocimiento, que nos dirige a la evaluación en sí del conocimiento y que implica la mediación y la valoración.

En la actual sociedad del conocimiento, en pleno siglo XXI, las empresas deben valorar los procesos de gestión que cualifiquen el capital humano, porque es a partir de ellos que se adquiere la inteligencia organizacional y la innovación de las empresas.

Las empresas y grandes corporaciones funcionan bajo sistemas de trabajo muy definidos donde cada empleado cumple con responsabilidades específicas. Y es por ello que la comunicación interna juega un papel crucial para obtener los mejores resultados posibles. A continuación, te hablaremos un poco más sobre sus principales funciones y los conceptos que rodean a este tema.

¿Qué es la comunicación interna?

El  feedback dentro de una compañía es una de las vías más directas a la resolución de problemas, como también un medio ideal para la organización de proyectos hacia un enfoque más amplio. El plan de contacto con el empleado por parte de la empresa supone un punto motivacional para lograr objetivos a largo y corto plazo, según las necesidades de la empresa.

Verás que este plan de acción promueve la inversión de recursos que conlleven a crear redes de información con las que cada empleado pueda contar en tiempo real. Para ello, usualmente se crean departamentos específicos para dichos fines, donde se enfoca el epicentro de todo el sistema, como una base para recibir cualquier tipo de información necesaria.

Conforme se realicen los ajustes necesarios, el plan debe responder cierto tipo de interrogantes con los que se busca lidiar con cualquier duda o necesidad inmediata de la empresa. Deben establecerse tiempos de ejecución óptimos para el proyecto, determinar quiénes lo desarrollarán, el tipo de personas a las que hará efecto y medios a utilizar, entre otros.

¿Para qué sirve la comunicación interna?

La relación entre un empleado y la empresa debe ser positiva y recíproca, y es por esto que debes entender cuáles son las principales funciones detrás de la fabricación de proyectos de gran magnitud como este.

Algunas de las funciones más importantes de la comunicación interna son:

1. Aceleración de proyectos e innovación. De la misma manera en que somos capaces de compartir ideas con cualquier persona, también debe hacerlo una empresa. Al existir un medio viable y rápido para transmitir opiniones, se crea un campo fértil para la manifestación de una visión general hacia el futuro, donde se hará un uso correcto de los recursos disponibles para cumplir las metas que puedan establecerse.
2. Mejoramiento del ambiente de trabajo. La comunicación es la base fundamental de cualquier tipo de relación, y, en este sentido, un ambiente de trabajo en constante progreso comunicacional es el espacio ideal para que la moral del material humano pueda crecer. Esto se verá reflejado especialmente en el enlace existente del trabajador con su empresa.
3. Capacitación de calidad. Es importante que tengas en cuenta que la capacitación de calidad se construye dentro del ambiente laboral, por lo que es vital que cada pieza de este sistema cuente con el apoyo necesario para cumplir su labor en cada departamento y haga uso de la retroalimentación interna que se está ejecutando.
4. Organización de ideas. Quizás una de las funciones más importantes, en la elaboración de este tipo de proyectos, parte de la necesidad de alinear los propósitos generales de los empleados hacia la visión y misión de la empresa, donde la coordinación de labores individuales cree una meta colectiva.
5. Resolución de problemas. Dentro de cualquier sistema deben existir factores que sean capaces de resolver problemas en el menor tiempo posible. Un plan de enlace comunicacional cumple con esta idea a la perfección y hace las conexiones necesarias para que el ambiente de trabajo y el desempeño estén en orden en todo momento.

Una vez estén establecidos estos objetivos, tendrás total seguridad de que el desarrollo a largo y corto plazo de tu empresa se acelerará en gran medida. Y esto no es más que el primer paso hacia la resolución de cualquier meta que se proponga en la compañía.

Importancia de la comunicación interna de una empresa

El ser humano practica la comunicación y la dinámica social desde su nacimiento. Es por ello que relacionarse de manera óptima resulta fundamental para cada individuo perteneciente a un conglomerado; en especial si se trata de tu ambiente laboral, donde la comunicación interna podría determinar el éxito o el fracaso de la organización.

11 beneficios de la comunicación interna

El proceso comunicacional desempeña un rol protagónico dentro de las empresas, y hace posible la difusión de información relacionada con todos los aspectos que dan vida útil y productiva a una compañía. Sin ella resultaría imposible realizar una buena gestión de recursos humanos, darles solución a los problemas y llevar a cabo las acciones necesarias para mantener un negocio a flote. Entre sus principales ventajas encontrarás:

1. Mensajes claros dan resultados esperados: Si los integrantes del equipo comprenden claramente los objetivos que se desean alcanzar, se propicia la ejecución de un trabajo con un enfoque preciso y se evita la pérdida de tiempo y esfuerzo, lo que aumenta las posibilidades de obtener mejores resultados.
2. Permite la efectiva distribución y ejecución de las labores: Coordinar la asignación de las tareas de manera eficaz, dando a conocer la misión, visión y los valores de la empresa a los colaboradores, fomenta una comprensión de sus funciones que se manifiesta en la eficiencia de sus actividades.
3. Estimula el trabajo en equipo: Cuando los integrantes de un grupo se sienten a gusto con su dinámica comunicacional, se crea un ambiente de confianza que motiva la colaboración mutua, lo que te ayuda a aumentar la productividad.
4. Ayuda a crear vínculos emocionales entre el personal y la empresa: En la actualidad, además de darle importancia al cumplimiento de los parámetros establecidos por las compañías, también se reconoce la iniciativa y el crecimiento profesional de los empleados. Ese reconocimiento se hace posible al mantener una comunicación eficiente, reforzando las relaciones internas y concediéndoles protagonismo a los trabajadores, quiénes son los mayores representantes de una marca.
5. Incentiva el sentido de pertenencia: Una buena comunicación corporativa provoca que el personal construya espacios de comunicación confiables. Al motivar y celebrar logros mediante un lenguaje apreciativo, los colaboradores se sienten parte del negocio, lo que resulta un gran estímulo que impacta directamente en su desempeño.
6. Disminuye el movimiento de empleados: Un personal que posee conocimiento preciso de sus responsabilidades cumplirá con mayor efectividad sus funciones. Esto fomenta una relación laboral más duradera en beneficio de ambas partes.
7. Incrementa la satisfacción de los integrantes del equipo y propicia un ambiente de trabajo saludable: Nada como cumplir con nuestras metas laborales para subir la moral y el estado de ánimo. Esto incluso favorece las relaciones interpersonales.
8. Estimula el intercambio de conocimientos entre empleados: Favorece el crecimiento personal, profesional y organizacional, ya que permite que se distribuyan eficientemente los conocimientos, además de impulsar el compañerismo.
9. Ayuda a eludir las épocas de crisis: Cuando los trabajadores se sienten apreciados y comprometidos con una empresa, ante una situación de crisis actuaran con mayor motivación para mermar los efectos de los momentos críticos.
10. Permite la implementación de sistemas de trabajo alternativos: Actualmente, cuando el trabajo remoto resulta tan común como necesario, una eficiente comunicación es determinante para mantener en funcionamiento los negocios.
11. Convierte tu compañía en una valiosa marca de empleador: Al gestionar la calidad de vida dentro del espacio laboral, se atrae a los mejores aspirantes para pertenecer a nuestro equipo de trabajo, lo que incentiva su potencial profesional.

Como has podido comprobar, la comunicación institucional representa un poderoso recurso capaz de forjar una compañía exitosa, brindando un saludable y motivador ambiente laboral a tus empleados, y ofrece valor y calidad a tus clientes. Esto ayuda a reforzar cualidades que, sin duda, te diferenciarán de tus competidores.