Todas las empresas requieren estar informadas de lo que sucede entre sus paredes: las relaciones entre los empleados y su impacto en el clima laboral y productividad. El software de canal de denuncias proporciona esta información para una salud empresarial fuerte y confiable.
¿Qué es un canal de denuncias?
Es una herramienta que permite a los trabajadores alertar o denunciar de manera confidencial a la empresa de sospechas de mala conducta o malos tratos.
Con ella se crea confianza entre los empleados y se disminuyen riesgos, pues permite a los directores detectar alguna anomalía en su etapa temprana, como corrupción, acoso, fraude u otras acciones ilícitas o injustas.
Software para denunciar
Las denuncias digitales son medios que permiten a los trabajadores informar de irregularidades en línea por medio de una aplicación web. La principal ventaja es que se garantiza el anonimato del denunciante, lo que es muy importante cuando el empleado siente temor por alguna represalia.
Con esta herramienta digital, también es posible adjuntar evidencias potenciales como archivos, textos o imágenes.
Los software de sistemas de denuncias guardan los datos y estos se encuentran protegidos y almacenados en cumplimiento a las leyes aplicables. El servicio está disponible las 24 horas del día, todos los días del año.
¿Cómo funciona este software?
El canal de denuncias es una parte de todo un sistema de software para denunciar irregularidades y demostrar que la empresa está comprometida con sus empleados y partes interesadas. Este sistema funciona a través de las siguientes condiciones.
1. Comunicación relativa al sistema de denuncias
La dirección informa a todos los empleados de su acceso al servicio de denuncias, su carácter anónimo y el seguimiento que se dará, por medio de guías explicativas, pláticas o presentaciones en juntas. El objetivo es crear confianza en los trabajadores y animarlos a denunciar cualquier acto deshonesto.
2. El canal del reporte
Es una línea digital fácil y ágil de usar, eliminando las barreras para hacer una denuncia “cara a cara” y asegurando el anonimato. En muchas ocasiones, se puede anexar una liga entre la plataforma de denuncias y las páginas de información comunes, como el sistema para consultar los pagos si la empresa cuenta con ellos.
3. Seguimiento
Cuando se presenta una denuncia, existe un grupo de personas especialmente asignadas para recibirlo y gestionarlo, con la formación necesaria y las competencias para tratar casos éticamente sensibles. Ellos deciden el alcance del asunto, si se debe escalar o si se requieren expertos externos para la investigación.
Regularmente, son personas con experiencia en finanzas, recursos humanos o miembros de la gerencia; debe ser un equipo con más de una persona para garantizar la imparcialidad.
4. Gestión
Como parte del sistema de denuncias, hay una herramienta intuitiva y con estructura clara para permitir un manejo eficaz y correcto a cada asunto; de esta forma, se tomarán las medidas apropiadas garantizando la seguridad de los datos y la privacidad.
La herramienta cuenta con trazabilidad, para dejar evidencia del asunto y sus resultados, y es muy útil en caso de alguna reclamación judicial.
Con las evidencias presentadas y la investigación es posible llegar a un dictamen que puede comunicarse o no, pero que todos percibirán como un resultado imparcial y objetivo, y que proporcionará la seguridad en los empleados de que su “palabra” cuenta.
¿Por qué es necesaria su implementación?
Porque un software de denuncias previene y detecta conductas irregulares o ilícitas, habilita medidas de control y contribuye a la mejora continua en las políticas internas y procesos de la organización.
Un software para denuncias de incumplimientos o abusos demuestra el compromiso entre empleados y partes interesadas para tener un centro de trabajo sano, digno y productivo.
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