La integridad se define como un conjunto de valores en los cuales destacan la honestidad y congruencia con lo que se dice y las acciones que se toman, en especial en los momentos de crisis. Cada persona es diferente, pero, sin embargo, esta cualidad es muy valorada en las empresas, además de esencial para que un sistema de denuncias sea ético, eficaz y ejemplar.
¿Cómo se logra?
Cada colaborador y situación es diferente, por lo que depende de la empresa dejar muy claro a los empleados el porqué de su importancia. Para ello, se recomienda aplicar las siguientes prácticas:
Seguir un protocolo
Los protocolos tienen el objetivo de guiar las acciones que se tomarán en ciertas situaciones para no dejar las cosas abiertas a interpretaciones subjetivas. En un sistema de denuncias se definirá lo siguiente:
- Por qué medio llegarán las denuncias; ya sea por correo electrónico, una línea telefónica, alguna aplicación en el móvil, página web o chat exclusivo para este fin.
- Qué personas atenderán cada caso. Para ello, se recomienda que sea personal especializado en atender esta clase de denuncias, que tengan el conocimiento y capacitación necesaria en manejo de crisis.
- Definición del procedimiento para dar seguimiento a las denuncias; es decir, definir los pasos o características que se deben tomar en cuenta para darle solución a cada caso y llevarlo a un cierre satisfactorio. También analizar el riesgo en cada uno, cómo proceder con los involucrados y verificar que todo se haga en base a un sistema de calidad íntegro.
- Por último, establecer las leyes y regulaciones en las cuales se basará el manejo de la información y privacidad de los denunciantes.
Realizar una investigación y generar reportes
La persona que llevará a cabo estas tareas se define también en el protocolo. Sin embargo, para resolver cada caso, se debe seguir una línea de investigación. Para ello, se utilizan una serie de herramientas que ayudarán a resolver cada situación y recopilar la información de forma adecuada. Entre estos pasos se encuentran los siguientes:
- Realizar entrevistas: Llevar a cabo entrevistas individuales a los involucrados para generar evidencia. Por lo general, se evita la confrontación entre denunciante y denunciado, pero estas entrevistas son claves en el proceso de investigación.
- Analizar la información: Con el objetivo de tener bases para las denuncias, se debe hacer un vaciado y análisis de la información recopilada, y generar reportes que, a su vez, servirán para futuras referencias.
Difundir la información y capacitar al personal
Los empleados se convienen en los ojos de la empresa y, como se mencionó anteriormente, es el deber de la organización informar de cómo debe actuar un colaborador para hacer una denuncia sin miedo a represalias. Tener una comunicación clara y trasparente brindará confianza y un mejor flujo de la información entre empleado y empleador. Esto va de la mano con la constante capacitación al personal sobre estos temas. Existen empresas especializadas que los pueden ayudar y asesorar en este proceso.
Cada miembro debe aprender lo necesario para fomentar una cultura organizacional ética, saber utilizar correctamente y sacar el mayor provecho de las herramientas de denuncias en la empresa. La capacitación del personal puede impartirse mediante presentaciones institucionales, vídeos, evaluaciones en línea y cursos presenciales o por videoconferencia. Se recomienda que se tomen cursos en los siguientes temas:
- Qué es la cultura organizacional.
- Ética y valores laborales y corporativos.
- Uso y manejo de un sistema de denuncias.
- Cómo identificar conductas no éticas dentro de la organización.
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Con todo lo anterior, lo que se pretende lograr es hacer conscientes a todos los empleados de cómo en conjunto, y en base a estas herramientas, se puede lograr un sistema ético de denuncias.
