En una compañía se realizan muchos procesos que requieren de una comunicación verbal y escrita eficaz. Establecer buenas relaciones entre los compañeros y con los clientes o superiores depende mucho de cómo nos expresamos. Por otra parte, el desarrollo organizacional de una empresa se basa en una efectiva comunicación escrita.
¿Qué es la comunicación verbal y escrita?
La comunicación verbal es la transmisión de ideas de forma directa a un receptor. Se ve representada no solo en lo que expresamos, sino también en cómo lo decimos: el tono de voz, la distancia, el lenguaje corporal y las expresiones que acompañan esa información.
En la comunicación escrita se plasma una idea sobre un papel, a través de aparatos electrónicos u otros medios. No está sometida al tiempo ni al espacio, pero sí a las normas gramaticales, a la sintaxis y los medios escritos.
Si alguna de estas formas de comunicación falla en una empresa, se pueden generar muchos inconvenientes. Es necesario pensar lo que se va a decir o escribir con anticipación. Buscar la mejor forma de transmitir esa información y enfocarse en que el mensaje sea claro, concreto y conciso trae grandes ventajas tanto para el emisor como el receptor.
Dentro de cualquier tipo de comunicación es muy importante conocer al receptor. Cada audiencia es diferente. Saber cuál es la capacidad de entendimiento que tienen de un tema y el trato que debemos darle nos ayudará a elaborar un mensaje más claro.
Beneficios que la comunicación oral y escrita aportan dentro de una empresa
Es fundamental implementar técnicas de comunicación asertiva en una empresa porque esto traerá muchos beneficios. Estos son algunos de ellos.
- Un jefe puede motivar a su equipo y así mejorar el rendimiento de trabajo.
- Se evitan muchos conflictos tanto internos como externos, que resultan de una interpretación errónea o falta de claridad en el mensaje.
- Se genera confianza y mayor claridad en los mensajes, lo que favorece la productividad.
- Da una buena imagen a la compañía porque aumenta la credibilidad y asegura que poseen unos altos estándares de calidad.
- Cuando todos los ejecutivos o personas con posiciones de responsabilidad dentro de la organización manejan una comunicación verbal y escrita efectiva, la compañía obtiene mejores resultados.
- Da lugar a una mayor interacción entre los empleados que beneficia al ambiente laboral y permite una retroalimentación constructiva.
- Entablar y mantener buenas relaciones con todos los empleados de la empresa y personas externas.
- La comunicación escrita facilita el análisis de los mensajes complicados de transmitir, lo que optimiza el trabajo en la empresa.
- Incrementa la capacidad de gestión y organización de la compañía, ya que permite planificar los objetivos de la empresa y estudiarlos cuidadosamente.
- Disminuye los costos de una empresa. Cuando un mensaje se comunica claramente es menos probable que ocurran errores que ocasionen muchos gastos a la compañía.
Dos aliadas importantes para toda compañía
Tener buenas formas de manejar la información mejora la eficiencia de una organización. Verás como la comunicación interna se eleva a otro nivel. Recuerda que esta puede ser ascendente, horizontal o descendente entre los trabajadores.
No olvides que también es fundamental saber conducir la externa, ya que te dirigirás a otras empresas, ejecutivos, clientes y proveedores.
Las empresas tienen muchos momentos donde se requiere de una comunicación eficaz: reuniones, charlas, eventos informativos o citas, elaboración de actas, informes, anuncios, cartas comerciales, circulares, avisos, pedidos, albaranes, facturas, etc.
Muchas organizaciones invierten en talleres para mejorar las habilidades de comunicación oral y escrita de sus empleados por todos estos beneficios a corto, mediano y largo plazo. Con esto se logran mejores resultados, hay mayor compromiso y se fortalecen los vínculos con los clientes y proveedores. Existe una gran variedad de formas de comunicar los mensajes y escoger la indicada favorece a todos.
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