Dentro de las operaciones empresariales, un elemento crítico es un programa de Ética y cumplimiento robusto. Este es el responsable de detectar, prevenir, solucionar y supervisar los casos de malas conductas. Si se mantiene un sistema efectivo, será una evidencia amplia del compromiso con la ley y las personas.
El propio programa impone estándares anticorrupción que identifican, previenen, detectan y corrigen los riesgos. A continuación, te explicaremos los elementos clave.
Diez elementos clave para lograr un programa exitoso para el cumplimiento corporativo
- Debe existir una cultura corporativa con el tono marcado por la gerencia, el consejo de dirección y todo el nivel ejecutivo, para promover un liderazgo fuerte. Es imprescindible que aquellos que detenten la responsabilidad practiquen con el ejemplo. Es decir, que siempre se pase de las palabras a la acción.
- El código de ética de la empresa debe ser un componente fuerte del programa y estar accesible fácilmente para consulta por parte de todo el personal. Debe establecerse un compromiso claro y conciso para combatir la corrupción, los sobornos y las malas conductas.
- El programa debe enfatizar una comunicación abierta y una cultura empresarial como parte esencial de todas las operaciones del corporativo. Debe promover y poner a disposición de modo sencillo la cultura empresarial y el compromiso para cumplirlo.
- Todo el personal dentro de la compañía debe recibir una capacitación anual y obligatoria, la cual debe actualizarse y revisarse de manera continua. Las sesiones formativas deben ser específicas a la hoja de asignación de tareas del personal, por ejemplo, siguiendo la Foreign Corrupt Practices Act..
- El programa debe incluir un enfoque claro para la evaluación, aseguramiento y respuesta ante los riesgos y peligros en todas las transacciones de la empresa. Los procedimientos de evaluación de riesgos son componentes críticos para lograr un programa efectivo.
- La compañía debe emplear procedimientos consistentes y efectivos de conformidad con las diligencias manejadas antes, durante y después de operaciones importantes o cambios en la compañía. Los acuerdos contractuales significativos, los relevos de funciones, las fusiones y adquisiciones y las operaciones internacionales representan ejemplos de transacciones de “alto riesgo”, por lo que deben someterse a un proceso de diligencia debida mucho más riguroso.
- Un programa efectivo incluye no solamente las medidas disciplinarias apropiadas para las personas que violan las disposiciones, sino que además debe contemplar medidas que incentiven al personal a promocionar y seguir los lineamientos establecidos. Es igualmente importante recompensar a aquellos que promuevan y alienten un seguimiento total y completo del programa.
- El programa debe dedicar un tiempo significativo a la revisión de los controles internos de la empresa. Estos controles están diseñados para detectar y prevenir las discrepancias en las transacciones comerciales, las inconsistencias en pagos y otras actividades contables sospechosas.
- La compañía debe contar con un registro amplio y detallado para documentar los procedimientos. El programa de cumplimiento deberá requerir un registro oportuno y la documentación de toda la información relevante respecto de los negocios y las operaciones internas de la empresa, especialmente en las sensibles y de alto riesgo.
- El programa debe supervisarse permanentemente, además de evaluarse y actualizarse periódicamente. Un programa efectivo depende de una revisión regular y de la actualización de sus previsiones.
Conclusión
El elemento crítico es la asesoría amplia respecto del cumplimiento y la representación de un departamento jurídico con experiencia. De ese modo, podrás recibir una opinión experta sobre la efectividad de la implantación de tu programa, cómo mejorar tus previsiones y cómo responder ante las investigaciones de las autoridades correspondientes.
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