¿Qué es un sistema de registro y control de denuncias?

En el ambiente laboral es importante que exista la comunicación, porque con ella podrán realizarse diferentes actividades favorables para el trabajo. Algunos factores que pueden afectar el entorno son la violencia, el acoso o la violencia psicológica, entre otras.

Por eso, cada empresa debe contar con un espacio de confianza para que los empleados puedan realizar las quejas. Así, es importante crear un sistema registro y control denuncias.

¿Qué es este sistema?

Es un mecanismo que facilita a los empleados informar sobre conductas indebidas dentro de la organización. A través de estos medios, se puede informar de la normativa interna de la empresa desde el comportamiento ilícito y a partir del punto de vista legal la situación que pueda constituir un delito.

Esta es una herramienta ideal para mantener la disciplina interna dentro de la empresa. Suele ser un medio para prevenir comportamientos ilegales, promover la cooperación y la lealtad a la organización.

¿Cómo funciona?

Los canales comerciales de quejas en línea suelen ser complicados y no siempre se pueden implementar con éxito. Si ya tienes uno, es recomendable que revises su integración y requisitos funcionales básicos.

Para que estos sistemas den resultados, deben cumplir las siguientes características:

La confidencialidad del denunciante. Para evitar represalias, se puede optar por que la persona que denuncia la mala conducta sea anónima en la empresa.
Diversidad de mecanismos de comunicación. Los empleados exponen las condiciones de riesgo y se proporcionan varias opciones para facilitar informes. Algunos de estos medios son correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas o ciertas partes de las aplicaciones móviles que debe tener la empresa.
La legalidad de la recopilación de datos personales. Si un empleado comete un delito y realiza una denuncia internamente, la defensa del perpetrador puede ser donde se recopila la denuncia.
La tecnología como herramienta de quejas. Las organizaciones pueden utilizar determinadas plataformas para generar informes sobre conductas indebidas. Algunos de ellos están diseñados por empresas que desarrollan soluciones a problemas de recursos humanos. No debes dudar en pedir a estos expertos que proporcionen informes.
Método de notificación simple. Informar a compañeros o supervisores de inmediato no es fácil para los trabajadores. Sin embargo, si no le resulta conveniente llevar a cabo este procedimiento, definitivamente no obtendrá ninguna cooperación de los empleados en términos de quejas.
Proteger la información de forma segura. Para evitar el acceso indebido al contenido del informe, es muy importante utilizar una plataforma segura que no permita la divulgación de información. Para ello deberás buscar expertos en soluciones informáticas adecuados para recursos humanos.

Ventajas del control de denuncias

Se considera que un informe anónimo anuncia violaciones o actos de violencia, acoso, discriminación o fraude cometidos por uno o más miembros de la empresa; las disposiciones anteriores protegen la identidad del denunciante durante todo el proceso para evitar represalias, expulsión o conflicto mayor.

Como servicio online, se puede utilizar las 24 horas del día, los 365 días del año.
Este sistema puede ayudarlo a recordar y garantizar que todas las solicitudes sean rastreadas de manera oportuna.
La plataforma se puede configurar completamente de acuerdo a las necesidades, estrategias e imagen de cada organización.

Es fundamental asegurarse de que todos los mecanismos de denuncia apliquen las leyes relativas a la protección de datos personales. No debes olvidar obtener una declaración de privacidad y proporcionársela a quien facilitó información sobre la mala conducta.

Es importante crear canales para reportar actividades sospechosas. En Amitai existe información sobre las empresas que practican el fomento al respeto de la normativa interna, lo que contribuye a la seguridad de todos los miembros de la organización. Todos pueden ayudar a que tu empresa se convierta en un modelo de integridad y buenas prácticas.