Hay un montón de empresas y personas trabajando horas extras día a día. Aunque no lo creas, trabajar de más no es bueno para ti ni para tu negocio. Laborar continuamente horas extras genera estrés, lo que afecta el clima organizacional y disminuye la productividad. La técnica Pomodoro es sin duda una de las estrategias más populares que ayudan a mejorar la productividad.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro fue desarrollada a finales de los años 80 por Francesco Cirillo. Un estudiante universitario el cual, buscando mejorar su enfoque, empezó a usar un cronómetro de cocina con forma de tomate. Pomodoro en italiano significa ‘tomate’ de allí el nombre de la técnica.
Esta estrategia es muy sencilla en realidad: consiste en seleccionar una tarea y dedicarle toda la atención durante 25 minutos.
¿Cómo funciona esta técnica?
Para comenzar debes ayudarte de un temporizador y seguir los siguientes pasos:
- Haz una lista de las tareas que debes realizar y elige una de ellas.
- Procede a configurar el temporizador a 25 minutos.
- Durante esos 25 minutos debes trabajar únicamente en esa tarea, poniendo el 100 % de tu enfoque en ella.
- Al finalizar los 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos y marca 1 pomodoro. Durante el descanso, puedes hacer lo que quieras, estirarte, ir al baño, tomar agua…
- Repite nuevamente los pasos desde el punto 1 al 4.
- Por cuatro pomodoros, toma un descanso de 20 a 30 minutos.
¿Cómo aplicar la técnica Pomodoro en las organizaciones?
Para implementar esta técnica, es importante que todos los miembros del equipo conozcan de qué se trata. Así todos estarán involucrados en la misma dinámica, se logra que se apoyen entre sí y que se sienta un clima laboral solidario y de interés común.
Cuando el equipo de trabajo conoce la técnica, también se logra evitar las interrupciones entre ellos. Ya que la regla es que, si te distraes y tienes que dejar de concentrarte en la tarea que estabas haciendo, deberás anular ese pomodoro y empezar de cero en el siguiente.
Para implementar la técnica Pomodoro en las organizaciones, es fundamental establecer y asignar las tareas de trabajo, bien sean de un proyecto o tareas cotidianas. Ordénalas por prioridad. A continuación, te damos algunas estrategias que puedes seguir.
Manejar las distracciones
Para ello, haz lo siguiente:
- Coloca el celular en modo silencioso y desactiva las notificaciones de chat o email.
- Puede aplicarse la técnica por media jornada. Así, una parte del equipo de trabajo comienza en el mismo momento, coincidiendo de esta manera los tiempos de descanso entre ellos. Mientras, los otros compañeros de trabajo que no se encuentren realizando el pomodoro, podrán atender las llamadas o a las personas que necesiten ser atendidas. Turnándose cada grupo para la aplicación de la técnica.
- Programar las reuniones. Establecer horarios de reuniones donde todos puedan asistir.
- Devolver las llamadas al finalizar el pomodoro.
Calcula cuántos pomodoros necesitas para cada tarea
A medida que vas ejecutando tareas, verás que irás mejorando en la planificación y culminación de estas. Los pomodoros te ayudan a ver cuánto tiempo te toma ejecutar cada tarea y así podrás organizar mejor el día.
Lugar para descansar
Es esencial poder tener un lugar agradable donde disfrutar de los descansos, bien sea para tomar un café, comer algo, revisar el teléfono, escuchar música o conversar.
La técnica Pomodoro mejora sin duda alguna la productividad del trabajo. Crea un clima de convivencia y optimiza la comunicación del equipo. Al efectuar las tareas, las personas se enfocan en terminarlas en el menor tiempo posible y hasta vuelven un reto el conseguirlo. Esto mantiene la motivación, mejora la concentración y minimiza las distracciones.
