8 abril, 2021

5 aspectos a considerar en un sistema ético de denuncias

Manejar una organización o empresa no es fácil. Se requiere mucha paciencia y compromiso con sus integrantes para gestionarla de manera efectiva. Pero ¿qué sucede cuando alguien llega a comentar una falta de respeto o busca conversar sobre alguna situación que no le parezca bien cómo se lleva a cabo?

Algunos responderían que entablar una conversación con la persona es lo más ideal; sin embargo, existen existen diversas herramientas que pueden ayudarnos a tener estas conversaciones difíciles. Estas pueden ser desde cuestionarios hasta buzones de quejas; no obstante, algunos de ellos, además de ser obsoletos, pueden no ayudarnos a cumplir nuestro objetivo.

Actualmente, dentro de la cultura organizacional existe una en particular que puede ayudarte mucho más: el sistema ético de denuncias.

 

¿De qué va este sistema?

Es una solución mucho más efectiva para llevar a cabo una denuncia de manera anónima, y es que en una situación delicada donde se vea comprometida la ética de la empresa, buscamos la historia completa y no solo pequeños trozos de ella. Para lograrlo, es importante que la organización genere estos sistemas de denuncia donde prevalezca la verdad a través de la confidencialidad.

Al final, nuestros empleados son quienes muchas veces son testigos de situaciones poco solidarias con la empresa, hasta fraudes, que si se denuncian a tiempo pueden evitar todo tipo de problemas.

 

¿Cómo establecer un mecanismo de denuncia como este?

Recordemos que el objetivo de esta herramienta es aumentar la confianza en nuestros empleados, por lo que la principal característica que debe tener es contar con los sistemas necesarios para realizar la queja o comentario a tiempo y de manera anónima.

Aspectos a considerar en un sistema de denuncias ético

1. Facilita el anonimato del denunciante. Este tipo de sistemas está basado en un objetivo central: facilitar la detección de anomalías dentro de la empresa para darles una solución puntual antes de que sea demasiado tarde. Así que, al momento de crearlo, cuida que no se revele la identidad de quien hace la denuncia.

2. Determinar qué, quién y cómo. Aunque parezca lógico, recuerda que el sentido común es el menos común de todos. Por ello, debes establecer con los responsables del desarrollo de este sistema qué eventos se pueden reportar, establecer para quién estará diseñado y las diferentes formas que tendrán los usuarios para reportar una falta (por ejemplo: un correo electrónico, una línea telefónica, una extensión dentro del directorio telefónico, etc.).

3. Hazlo accesible. La parte más importante de un sistema (además de que sea fácil de usar) es que todos puedan acceder a él. Crea canales de comunicación pensando en qué tan sencillo será acceder a ellos (recuerda que no todos cuentan con conexión a Internet, por ejemplo).

4. Brinda atención 24/7/365. Como la mayoría de las crisis, nunca sabes cuándo pueden acontecer. Así que abrir el horario de atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana y durante todo el año puede ayudarte a que en el momento que se detecte alguna falta, pueda ser denunciada de inmediato.

5. Recuerda que es una forma de empoderar a tus empleados. Informa a todos los involucrados, de manera puntual, de qué va el código de ética y qué se considera una falta al mismo, así como de las acciones que se tomarán en caso de que se lleve a cabo una denuncia.

Recuerda que, como todo mecanismo, el funcionamiento de sus “engranes” será fundamental para su correcta operación y que esta es una oportunidad de ser transparente con tus procesos y de empoderar a tus empleados con la fuerza de la información.

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