20 abril, 2021

3 Tips para el buen uso del sistema de denuncia anónima

Los administradores y propietarios de toda empresa están interesados en la detección oportuna de las irregularidades. Si te identificas con esta situación, te brindaremos tres consejos prácticos para que uses correctamente tu sistema de denuncia anónima.

 

Tres recomendaciones para un buen uso del sistema de denuncias anónimas

Los siguientes consejos pueden ser de utilidad para todo tipo de empresa, sin importar su tamaño o cuantía de capital. Aplícalos en el menor tiempo posible y bríndale atención a toda inconsistencia que detectes.

 

1. Utiliza un proveedor externo para el canal de denuncias

Un error que suelen cometer los empresarios es encargar a un elemento interno la recepción de las quejas y denuncias. Aunque siempre debe haber por lo menos un miembro de la empresa en el equipo de comunicación, lo ideal es un tercero externo gestione dicho sistema. Las razones son las siguientes:

  • Protección al anonimato. Si el denunciante percibe que la información que brinda está en manos de personas que no forman parte de la empresa, este puede motivarse para señalar actos indebidos. Así evitarás represalias.
  • Disminución de la impunidad. Los sobornos a las personas que atienden denuncias son más frecuentes cuando estas forman parte de la entidad. Lo ideal es que la recepción de quejas se efectúe por individuos que no compartan intereses personales con los colaboradores. Así se da certeza para sancionar todo acto indebido.

Puedes solicitar informes a las organizaciones dedicadas a la gestión de canales de denuncia. Estas podrán brindarte información sobre plataformas que te servirán para recibir las quejas en sistemas seguros y confidenciales.

 

2. Clasificación de la gravedad de los actos a denunciar

Toda inconformidad merece ser escuchada, pero cada una tiene un grado de urgencia. Si no enseñas a tus colaboradores a clasificar sus denuncias según un parámetro de riesgo, llenarás el buzón de quejas superficiales.

Uno de los primeros aspectos que has de definir es que las denuncias deben ser sobre actos indebidos que afecten a la empresa y la seguridad de los miembros. Aunque una negativa para un aumento salarial puede causar molestia, se trata de un asunto de interés personal que puede abordar el departamento de recursos humanos.

Puedes establecer diferentes grados de gravedad para los actos a denunciar. Clasifícalos, por ejemplo, de la siguiente manera:

  • Faltas leves. Aquí pueden entrar todas aquellas acciones u omisiones que, si no se corrigen, a mediano o largo plazo causarán problemas financieros u operativos. Un ejemplo puede ser la distracción constante de un trabajador que en horas laborales revisa sus redes sociales y descuida sus labores.
  • Moderada gravedad. Se trata de actos que pueden causar dificultades financieras inmediatas. Un ejemplo que puedes considerar para esta clasificación es el robo de mercancías en pequeñas cantidades.
  • Faltas graves y delitos. Son acciones que pueden provocar daños irreversibles a la integridad física y emocional de las personas, así como a la seguridad de la empresa. Podemos incluir en este grupo el acoso sexual, las amenazas de muerte o la venta de información confidencial, entre otros actos. Es conveniente enlazar las pruebas para una denuncia a efectos de un proceso judicial.

 

3. Diversifica las plataformas de denuncia

El medio tradicional para realizar denuncias es la llamada telefónica. Pero ahora debes utilizar otros medios que garanticen la confidencialidad y automaticen la recepción de información. Para lograr este cometido, puede ser conveniente contar con una plataforma web. También puedes disponer de aplicaciones móviles que permitan a tus colaboradores proporcionar informes sobre las actividades indebidas.

Protege la integridad física de tu equipo de trabajo y reduce los riesgos dentro de tu empresa. Con la ayuda de un sistema de denuncias y el buen uso que se le dé, podrás garantizar los resultados de tu organización.

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