La gestión del conocimiento en las organizaciones son todos los procesos, actividades, experiencias, enseñanzas, aprendizajes y retroalimentación que se brinda en determinados asuntos o proyectos. La importancia de una correcta gestión de esta información radica en que todo el conjunto permita (permanentemente y a futuro), innovar y desarrollar los procesos de una forma sistemática con miras a mejorar el rendimiento de nuestra organización; una de las formas conseguirlo es documentando las actividades en un manual de procesos.
En palabras sencillas, son todas las conclusiones e innovaciones que se han logrado gracias a la experiencia y recorrido de la organización. Para ello, se hace necesario implementar un manual de procesos, o manual de procedimientos, que permita que la información adquirida sea organizada, sintetizada, implementada, evaluada y mejorada continuamente.
¿Qué es el manual de procesos?
El manual de procesos es el instrumento que le posibilita a tu organización funcionar de una manera correcta. En este documento están expresadas las políticas, reglamentos, sanciones, consideraciones y todo lo que tiene que ver con la gestión de la empresa u organización donde se lo implementa.
Es fundamental que el manual sea conocido por todos los miembros de tu organización, por lo cual es necesario que su lenguaje sea sencillo y lógico. En este se incluyen los objetivos organizacionales, obligaciones, derechos y responsabilidades de los miembros y, según su naturaleza, elementos que se añaden o restan constantemente, con el fin de innovar y estar siempre identificados con los objetivos a cumplir.
¿Cómo hacerlo?
En primer lugar, para elaborar un manual de procesos debes identificar el objetivo de este, según la naturaleza de la organización o sus actividades. También tienes que identificar su alcance y estructura. Es recomendable una división en el manual de procesos para cada área. Esto, sin embargo, queda a consideración de la organización. A continuación, ubicaremos un ejemplo de un restaurante y los manuales de procesos que podrían manejar.
Restaurante «Sabor de casa» requiere un manual de procesos para lo siguiente:
- Atención en el local (meseros y cajeros).
- Limpieza del local (personal de limpieza).
- Atención a domicilio (motorizados y cajeros).
- Atención a proveedores (gerente del local).
Hay muchos otros que pueden añadirse según las necesidades de la organización.
Es fundamental, además, que el manual de procesos tenga en lo posible un mismo formato, que la información organizada en diagramas sea clara e incluya toda la experiencia acumulada previamente, con el fin de optimizar el rendimiento tanto del personal como de la organización.
¿Qué elementos incluye un manual de procesos?
El manual de procesos y sus elementos son determinados por la organización. Sin embargo, existen algunos elementos básicos:
- Objetivo: Donde plasmas lo que buscas con la implementación del manual.
- Justificación: Que explique cómo se arribó a las conclusiones que el manual expresa.
- Alcance: Expresa el inicio, pasos y finalización del proceso que se manifiesta.
- Participantes: Son las personas, elementos, otros procesos, sistemas e infraestructuras que participarán en el manual.
- Diagramas: Los elementos gráficos que sintetizan la información del proceso y que muestran la información completa. Estos diagramas, sobre todo para procesos similares, deberían tener un formato predeterminado, con el objetivo de ser comprensible por todo el personal.
¿Por qué es importante en la organización?
El manual de procesos en la organización es importante debido a que permite conocer los procedimientos llevados a cabo, los participantes implicados, los alcances, evaluaciones y experiencias acumuladas.
También es un gran generador de recomendaciones y limitaciones tanto del personal como de las autoridades. Además, evita que las funciones realizadas sean confundidas y llevadas a cabo por personas no autorizadas o capacitadas y que no haya reglas o control eficiente de las acciones.
Sirve además para establecer un sistema de reconocimientos o sanciones para todos los miembros de la organización. Sin duda, un documento indispensable para tu empresa.
