Existen diversos canales de comunicación que se pueden utilizar dentro de una empresa para informar denuncias al área designada ¡No olvides que todos ellos deben proteger la identidad del denunciante y ser confidenciales, para lograr un cumplimiento normativo! A continuación, te describiremos algunos.
Principales canales de información
Te enumeramos algunos de loa canales de uso habitual en empresas.
1 Reporte por escrito
A través de este canal, el denunciante redactará y enviará un oficio por correo electrónico; detallando la denuncia y cualquier otro comentario. Este tipo de informe puede ser enviado a la dirección general de la empresa o a un correo electrónico que se creará específicamente para recibir las denuncias. Aquí el denunciante incluirá una descripción detallada de su problema, incluyendo fechas, horas y nombres de personas implicadas.
2. Reporte telefónico
Este canal permite al denunciante llamar a un número telefónico específico para denuncias, donde será atendido por un representante capacitado para recibir y registrar las quejas o señalamientos. El denunciante debe proporcionar su nombre y apellido, así como una descripción detallada de los hechos; para que la solicitud pueda ser atendida de forma eficaz.
3. Reporte en línea
En este canal, el denunciante podrá presentar su denuncia a través de un formulario en línea en el sitio web de la empresa. Si la empresa utiliza una plataforma en línea especializada para recibir denuncias, es necesario que el denunciante registre una cuenta única antes de hacer su reporte.
4. Reporte directo
La persona que lo necesite podrá presentarse en una oficina designada especialmente para recibir denuncias y ahí presentar su acusación directamente a un representante capacitado. Una vez que hayas hecho el reporte, es importante esperar una respuesta de la empresa. En algunos casos, puede ser necesario proporcionar más información o actualizaciones sobre el problema.
5. Reporte por medio de comité de ética
En algunas empresas, es recomendable capacitar a un equipo de trabajo para formar un comité de ética encargado de recibir y evaluar denuncias.Este canal permite al denunciante presentar su denuncia a través de uno de sus miembros o enviando un correo electrónico a la dirección del comité.
6. Reporte a través de medios sociales
Este canal permite al denunciante presentar su denuncia a través de las plataformas sociales de la empresa, como Twitter o Facebook. Es importante que la empresa tenga un protocolo claro para monitorear y responder a las denuncias recibidas a través de estos medios sin causar contratiempos.
7. Reporte a través de un sistema de mensajería interna
Algunas empresas preferirán utilizar un sistema de mensajería interna, como Slack o Microsoft Teams, que permite a los empleados informar denuncias de manera confidencial y agilizar los procesos de respuesta.
8. Reporte a través de una plataforma de seguimiento
También es viable utilizar plataformas en línea especializadas para recibir y seguir denuncias. Estas plataformas permiten al denunciante presentar su denuncia de manera segura y confidencial, y proporcionan un seguimiento y una respuesta oportunos. De ser necesario, se pueden destinar parte de los recursos de la empresa en contratar servicios especializados en esta cuestión.
9. Reporte a través de una investigación externa
En algunos casos, es posible que la empresa contrate a una empresa de investigación externa para recibir y evaluar denuncias. Este canal permite al denunciante presentar su denuncia de manera confidencial y garantiza una investigación imparcial, ya que la empresa donde trata el denunciante no tendrá inferencia en resultados.
Por último, debes saber que es importante que la empresa evalúe cuál es el mejor canal para su organización y que informe a sus empleados y a la comunidad sobre los canales disponibles para presentar denuncias. También es fundamental que la empresa garantice que todas las denuncias sean investigadas de manera objetiva y justa, y que se respete la privacidad y seguridad del denunciante.
