Atender correcta y oportunamente una denuncia anónima debería impactar de manera positiva en el ambiente laboral y la productividad de una empresa. Un buen canal de comunicación facilitará este proceso. De allí la importancia de contar con un efectivo software de canal de denuncias.
1. Qué es un canal de denuncias
Aunque algunas empresas suelen combinar varios canales de denuncia (llamadas telefónicas, correo electrónico, etcétera), estos no han mostrado ser los mejores medios para realizar una denuncia anónima. Por esa razón, cada día son más las empresas que han decidido invertir en un instrumento capaz de garantizar la confidencialidad, pero también el manejo ágil de la información obtenida en dichas denuncias. En la actualidad, la implementación de un medio digital muestra ser, por lo tanto, la mejor opción, especialmente si este reúne las características de una herramienta profesional, pero a la vez sencilla e intuitiva para sus usuarios.
Dada la importancia que los “informantes” (o whistleblowers) tienen para que una empresa se entere de alguna anomalía y actué oportunamente, contar con un sistema que permita la generación de dicha información de manera segura y confidencial, ayudará a prevenir también algún tipo de represalia para el denunciante.
2. Cómo funciona
En términos muy generales, un canal de denuncia anónima en línea funciona de la siguiente manera:
Quien desea hacer una denuncia, ingresa al canal provisto por la empresa en donde rellenará un formulario o proveerá de la información necesaria para ese fin. Una herramienta profesional permitirá al usuario acceder a este sitio desde cualquier dispositivo e, incluso, en diferentes idiomas.
A continuación, el área designada en la empresa para atender las denuncias anónimas será informada (correo electrónico, SMS, etcétera). Esta notificación deberá ser atendida lo más pronto posible con el propósito de iniciar las gestiones o tomar las medidas que correspondan según se requiera.
En caso de ser necesario, es posible que el sistema permita establecer nuevas conversaciones entre el denunciante y el gestor. Es importante saber que todas estas conversaciones e información de los casos estarán resguardadas por mecanismos como el cifrado de datos. Demás está decir que las personas que laboren en esta área deberán ser, por lo tanto, solo las autorizadas por la empresa y avaladas por su discreción y ética laboral.
3. Beneficios
- Una herramienta confiable y profesional como la que venimos describiendo facilitará el poder clasificar los casos, visualizar sus avances o estado en el que se encuentran, así como anexar evidencias o diferentes archivos útiles para el seguimiento de los mismos.
- Además de esto, la inversión que una empresa haga en este software, le permitirá generar informes y estadísticas muy útiles. Visualizar información del historial y características de los casos, llevará a tomar decisiones administrativas,, especialmente de prevención.
- A nivel global, el uso de un software de este tipo ayudará también a la obtención de información sobre qué empresas reportan un mayor número de denuncias y qué tipo de incidentes son los más frecuentes. Estar al tanto de estas tendencias será útil, no solo por su valor estadístico, sino también por sus posibles implicaciones en el entorno en donde se desenvuelve tu empresa.
- Para sacar el mayor provecho de un medio digital de denuncias, es imperativo que los usuarios potenciales conozcan sobre ella. Dale prioridad a la capacitación práctica sobre el uso de esta herramienta y a la promoción de la misma. Asegúrate de que todo tu equipo de trabajo considere este canal de comunicación como algo eficaz y, sobre todo, confiable.
Si denunciar de manera anónima contribuye a promover una comunicación transparente y a prevenir daños económicos y de reputación para tu empresa, la inversión que representa adquirir una herramienta en línea para ello, seguramente vale la pena, ¿no lo crees?
