11 agosto, 2021

Guía práctica para la creación de protocolo de comunicación interna

Para gestionar una buena comunicación interna en tu empresa, es importante que conozcas los pasos a seguir y cuáles son las actividades que te ayudarán a coronar un buen trabajo. Todo esto tendrá consecuencias visibles que generarán un excelente ambiente laboral.

Podríamos definir la comunicación corporativa como el proceso que se encarga de explicar a todos los miembros de una organización lo que esta hace y, sobre todo, contar con los miembros de la empresa para conseguir los objetivos propuestos. Es decir, se trata de un fenómeno que toda compañía posee de manera intencionada u orgánica y que genera pautas de comportamiento entre sus miembros.

Etapas de la comunicación dentro de una empresa

La fase inicial es la investigación, ya que es importante realizar un diagnóstico de la institución y así conocer la situación actual. Para ello, hemos de llevar a cabo cuatro tipos de análisis que nos permitirán recabar toda la información relevante: estado de la comunicación, auditoría de la entidad corporativa, estudio del clima y de la reputación y, finalmente, diagnóstico de los canales y mensajes.

Una vez realizado esto, debemos encarar el DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades), un análisis que nos permite conocer la situación interna y externa de nuestra empresa.

La planificación es la segunda etapa de este recorrido. Consiste en diseñar un plan o estrategia para definir los objetivos, el mapa de públicos, las acciones que deben desempeñarse, los canales y, por último, los mensajes.

Posteriormente, hemos de afrontar la tercera fase: la implementación. Para ello, programamos un calendario que determine cuándo se materializarán las acciones y qué tiempo durarán. Asimismo, definiremos cuánto se gastará y para qué ítems.

El último paso tiene que ver con la medición y la valoración. Una vez que se hayan ejecutado las anteriores etapas, evaluaremos si estamos cumpliendo con los objetivos propuestos.

Acciones que pueden contribuir

Existe un universo de actividades (incentivar la participación, mejora de los procesos, refuerzo positivo, involucrar a las familias…) que te permitirán generar un buen clima de comunicación institucional. Sin embargo, has de tener presente que todas deben aplicarse en función de las fases que te hemos explicado en el apartado anterior.

1. Fomentar la participación

Puedes lograr este objetivo informando a los empleados sobre las decisiones más relevantes de la junta directiva. También es importante que todos sean partícipes de la toma de decisiones y, al mismo tiempo, conozcas sus expectativas, demandas y necesidades personales.

Para ello, tenemos a nuestra disposición un gran número de recursos: entrevistas personales, reuniones, correos, anuncios, boletines, mensajes en redes sociales, etc.

2. Sentido de pertenencia

Para crear un sentido de pertenencia, hemos de transmitir a los miembros de la organización la cultura institucional, es decir, la visión, la misión y los valores de nuestra empresa.

Has de intentar que todos los empleados asistan a las diversas celebraciones y eventos de la compañía. De este modo, podrán relacionarse entre sí fuera de su entorno laboral. Otra actividad interesante es realizar talleres de formación sobre distintos aspectos de la entidad. Finalmente, te sugerimos divulgar información relacionada con la filosofía de la empresa mediante mecanismos electrónicos y materiales.

3. Mejora de la organización

En este caso, utilizaremos diversos recursos, como, por ejemplo, el trabajo en red, la generación de reuniones más eficaces o el aumento de las oportunidades de formación. En definitiva, lo que buscamos es incrementar la colaboración entre todos los miembros.

Sin lugar a dudas, todas estas fases y actividades pueden ayudarte a conseguir una comunicación corporativa eficiente. De este modo, se generará un clima laboral adecuado donde todos los miembros de tu empresa acudirán a su puesto laboral motivados y satisfechos.

También te va a interesar: ¿Cuáles son los canales de la comunicación interna?

También te podría interesar: