De manera breve, sencilla y contundente, la mejor definición para el concepto de cumplimiento normativo es este, actuar conforme a la legalidad. De ahí se desprende que en las organizaciones se establezca una estructura que vigile las obligaciones legales, normativas y códigos de conducta, con el fin de evitar riesgos. Conoce las funciones de este departamento y ayuda a mantener la estabilidad de tu empresa.
Marco Internacional
La observancia normativa o compliance garantiza el cumplimiento correcto de las leyes y normas aplicables a los miembros de cada organización con base a:
- Su actividad o giro.
- Marco normativo y reglamentario.
- Políticas y estándares internos.
- Códigos éticos.
- Buenas prácticas.
- Compromisos con clientes y proveedores.
A nivel internacional, la norma ISO 19600 refuerza la importancia del compliance dentro de las empresas y ofrece una guía de referencia para el establecimiento de un sistema eficaz. Esto con el fin de evitar o minimizar los riesgos de incumplimiento legal, como sanciones, contingencias, multas, crisis, daños a la marca, costes financieros, etc.
Funciones principales del área de control normativo
Para que tu departamento de cumplimiento reglamentario abarque todas las funciones que se require, debe enfocarse en cinco actividades básicas.
Identificar los riesgos
No todas las empresas deben cumplir las mismas normas. Sin embargo, los ejemplos más usuales que debes considerar para su vigilancia y cumplimiento son:
- Normativas medioambientales, de seguridad y alimenticias (si es el caso).
- Leyes de competencia.
- Leyes anticorrupción.
- Restricciones comerciales.
- Ciberdelincuencia.
- Mobbing y acoso sexual.
Ofrecer lineamientos para la prevención
Al prevenir, se logra la identificación oportuna de los riesgos y el establecimiento de controles, además de evitar algún incumplimiento normativo o disminuir su posible ocurrencia. Del mismo modo, el compliance debe anticipar la nueva normativa a cumplir según las actividades que la empresa desee instaurar. Por ejemplo, si quieres iniciar a exportar, se debe conocer la legislación de los países importadores para no caer en prácticas ilegales.
Establecer controles y protección de incumplimientos
El establecimiento de controles tiene la finalidad de detectar fallas o posibles deficiencias que podrían acarrear riesgos operativos o legales. Una vez que se detectan estos incumplimientos, es primordial ajustarlos para su correcta función, o bien, implementar unos nuevos.
Disminuir o frenar las infracciones
La manera de evaluar los controles es por medio de su revisión o monitoreo. En cuanto se detecta alguna desviación, el departamento deberá implementar la acción correctiva que evite su repetición en el futuro y que abarque todas las áreas relacionadas.
Los resultados del monitoreo y el seguimiento después de la corrección se deberán reportar de manera oportuna y consistente a los directivos de la empresa. Además, permanentemente, se les informará lo relativo a todas las actualizaciones normativas, los riesgos de incumplimiento y las medidas de corrección.
Brindar asesoramiento relativo a las normas y controles
El equipo de compliance, también, debe asesorar a los miembros de la organización sobre los lineamientos, normas y controles que cada uno debe acatar. En caso de surgir alguna duda por incumplimiento, es esta área quien asesora para aclarar la situación.
Por otro lado, el departamento debe mantenerse informado con respecto a las nuevas regulaciones y establecerlas en los procedimientos de la organización. Esto incluye acciones como las siguientes:
- Comunicación y difusión a todos los niveles involucrados de la organización.
- Capacitación, principalmente si se requiere algún cambio en las actividades, monitoreos o evaluaciones.
- Implementación a nivel de “piso” y documental.
- Verificación, la que regularmente es en registros escritos o digitales y por encuestas al personal.
- Seguimiento de los resultados.
Contar con un departamento de observancia normativa en tu organización es fundamental. Sin importar su tamaño o sector, ayuda a prevenir y evitar malas prácticas, conductas y delitos, pues todos tendrán claro las leyes externas, políticas internas, compromisos con terceros y códigos éticos que se deben cumplir.
