Uno de los problemas más grandes de las empresas es lograr una comunicación efectiva

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¿Qué es la comunicación empresarial o corporativa?

La comunicación empresarial o corporativa es aquella que se realiza de modo organizado y de manera efectiva por una empresa y va dirigida a las personas y grupos de interés donde realiza su actividad. Así si la empresa es nacional, hará comunicación en todo el país; si es local, en su ciudad o municipio; y si es internacional en aquellos países en los que tenga actividad. El objetivo principal es establecer relaciones de calidad entre la empresa y su público objetivo, dándose a conocer socialmente y proyectando una imagen pública adecuada a sus fines y actividades.

La comunicación empresarial debe transmitir la personalidad de la compañía y los valores, filosofía, que la fundamentan.

Existen tres posibles imágenes -que no siempre coinciden- en la comunicación de una empresa: la imagen que se desea dar, la imagen real de la institución y la imagen percibida. Una buena comunicación corporativa busca la armonía entre las tres, evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que la compañía sea percibida de un modo equivocado.

¿Cuales son sus Objetivos generales?

Los objetivos que tiene la comunicación empresarial son fácilmente entendibles. A nivel interno, por un lado permite que se produzca una organización coherente y se comparta la información y los resultados obtenidos por sus diferentes departamentos o trabajadores, así como que se pueda generar y transmitir los objetivos y la visión corporativa de la empresa.

También facilita la comprensión de lo que se espera de cada uno de los trabajadores, así como el entendimiento de las realidades a las que cada uno de ellos debe hacer frente. Asimismo se facilita que todos trabajen en una misma dirección, y que se puedan aprender nuevas formas de llevar a cabo las propias responsabilidades.

De cara a que la comunicación sea eficiente, es necesario que la propia empresa cree canales efectivos para ello así como que potencie con sus acciones la transmisión de la información, generando medios para poder comunicarse y asimismo trabajando activamente para que no exista la incertidumbre respecto a qué se pide y se busca dentro de la organización.

Es importante también trabajar aspectos tanto formales como informales, así como valorar las necesidades y pensamientos de los diferentes trabajadores. La empatía es también fundamental, así como una buena regulación y planificación de los mecanismos de comunicación.

La comunicación efectiva como herramienta de compliance.

La comunicación estratégica es una herramienta poderosa que utilizan las organizaciones visionarias para conseguir que sus públicos de interés (stakeholders) se involucren y sobre todo se comprometan con la gestión. De esta premisa parte la necesidad de que las organizaciones cuenten con una estrategia de comunicación orientada a los objetivos organizacionales y dirigida de forma integral a cada uno de sus stakeholders. Y la implementación de un sistema de Compliance es uno de esos objetivos.

Más allá de la difusión aislada de la filosofía de la organización o de la emisión de comunicados internos, el órgano de gobierno y la alta dirección deben establecer una política de comunicación coherente y efectiva. Por tanto, deberá encargar al departamento correspondiente el diseño del Plan de Comunicación Organizacional que contemple objetivos específicos en materia de cumplimiento normativo, que alcance a sus públicos y genera relaciones positivas, entre las herramientas actuales que una empresa puede implementar la más recomendable es aquella que une herramientas tecnológicas con gran flexibilidad.

La importancia de la Cultura del Cumplimiento y la Comunicación Interna:

El entorno económico y la naturaleza cambiante de los sistemas productivos tradicionales exigen -de forma inminente- la transformación de las organizaciones y la reacción proactiva de sus líderes.

A lo anterior se suma la respuesta de los gobiernos e instituciones. La promulgación de marco legales y la definición de nuevos estándares de calidad aportan a las organizaciones las herramientas para una gestión cada vez más eficiente basada en la calidad y la transparencia.

La incorporación de procesos y procedimientos para alcanzar estos estándares de calidad requiere que las organizaciones se adapten digitalmente a su dinámica nuevas políticas de gestión, como es el caso del cumplimiento normativo. Del abanico de beneficios que el cumplimiento les otorga a las organizaciones, destacamos la posibilidad inminente de controlar cada proceso de la gestión y el impacto positivo sobre la reputación de la organización.

Pero no basta con establecer la política de cumplimiento normativo en documentos. El objetivo principal del Compliance es generar conductas éticas en los miembros de las organizaciones y prevenir de esta forma la posible comisión de delitos; por lo tanto, la empresa debe comprometerse a destinar esfuerzo y recursos para influenciar de forma estratégica en sus públicos internos.

De acuerdo con la Norma UNE 19601 sobre gestión de Sistemas de Compliance Penal, el órgano de gobierno debe comunicar internamente la importancia de una gestión eficaz de Compliance Penal. Para cumplir con esta premisa, se debe dotar a la organización de un Plan de Comunicación Organizacional estratégico, coherente, efectivo y medible por esto ocupar herramientas digitales que faciliten todo el proceso se convierte en una ventaja tan importante.

En necesario considerar en la práctica, que más allá del Plan de Comunicación, muchas organizaciones requerirán un cambio en su cultura organizacional y la evidencia de esta gestión, como parte del Programa de Cumplimiento.

Compromiso, liderazgo y tecnología aliados del compliance.

Las organizaciones están conformadas por personas, este componente humano hace que cada empresa pueda ser considerada como un organismo en permanente cambio y adaptación a su entorno. Con el tiempo, las organizaciones van adquiriendo su propia personalidad. Cada una es única y exhibe su cultura gracias a la proyección de sus valores, creencias, conductas y tradiciones como colectivo.

Estos valores, tradiciones, creencias y otras expresiones, marcan el ADN de las organizaciones, que bien gestionados pueden convertirse en un atributo que le permita a la organización posicionarse ante sus competidores e influir positivamente en sus audiencias, y para esto existen alternativas que gestiona fácilmente la comunicación interna por medios digitales modernos.

En organizaciones cuyos valores éticos se ven reflejados en su gestión, es posible contar con colaboradores comprometidos con los objetivos de la empresa o y con pruebas requeridas por las instituciones gubernamentales o aliadas que demuestran el estado de la organización. Sin embargo, aquellas que no han promovido una cultura positiva por canales de comunicación interna, deberán atravesar un proceso de transición para gestionar un cambio en su cultura organizacional y contemplar este propósito en su planificación mas moderna que contemple nuevas soluciones.

Si consideramos a las organizaciones como unidades con capacidad propia de adaptación a la demanda de su entorno, el propósito del Plan de Comunicación Interno será promover el liderazgo en sus colaboradores.

¿Cómo diseñar el Plan de Comunicación Interno?

Como mencionamos anteriormente, para que la estrategia de comunicación interna sea eficiente deberá responder a un plan que permita la evaluación de su efectividad en un plazo de tiempo determinado. Dicho plan debe abarcar la siguiente estructura:

Diagnóstico preliminar: previa a la implementación, se debe evaluar el estado de la cultura organizacional. El departamento de comunicación contará con insumos tales como auditorías de comunicación interna, estudios de clima laboral, evaluaciones de desempeño e informes de gestión del talento humano. Esta información constituye la base de una primera radiografía de la organización que delate el estado de su cultura.

Definición de los públicos: si bien la UNE 19601 sugiere que el plan de comunicación esté destinado al público interno, en la práctica es recomendable considerar a todos los públicos de interés. Iniciar con un mapeo de públicos que permita identificar los intereses de los stakeholders nos permite establecer objetivos de comunicación generales y específicos para cada público. Tanto el órgano de gobierno, la alta dirección, personal administrativo y técnico, como proveedores, colaboradores externos, e incluso clientes, deben conocer y comprometerse con el sistema de gestión de Compliance de la organización.

Determinación de canales: las organizaciones disponen de diversos canales formales e informales para difusión de información. Se deben detallar los medios propios con los que cuenta la organización y describir los procesos de comunicación bidireccional. Un esquema de estos procesos permite determinar la efectividad de cada uno al momento de escoger al adecuado para informar sobre la implementación de un Código Ético, por ejemplo. Se recomienda implementar un sistema ético integrado por distintos canales que permitan recoger las impresiones, respuesta de los públicos, y la retroalimentación es necesaria para evaluar la efectividad de canal y del Plan en general.

Fijación de Objetivos: Deberán establecerse objetivos SMART, es decir que se trate de enunciados relevantes, que sean alcanzables, claros o específicos y sobre todo que permitan su medición en plazos específicos.

Despliegue Táctico: Deberán abordarse las acciones previstas a desarrollarse en plazos específicos. Las actividades de formación al personal, las reuniones con directivos, sesiones de mentoring con el Compliance Officer y otras múltiples acciones que permitan comunicar en cascada la política de compliance, deben ser registradas y medibles.

Determinación de Mensajes: Deben desarrollarse ideas claras, concisas y precisas que expliquen al personal qué significa cumplir con las normas, protocolos de actuación o como responder ante una posible conducta que contradiga los valores de la empresa. Los mensajes son clave para persuadir, comprometer e involucrar a los colaboradores en este nuevo proceso hacia una cultura ética en la organización. Las políticas corporativas son una herramienta útil para plasmar esta información.

Preparación del Discurso Unificado: ante una eventual crisis de imagen que incida en la reputación de la organización, como parte del manual de Gestión de Comunicación en crisis, se recomienda elaborar un discurso que refuerce a los públicos externos e internos la filosofía, políticas de gestión, voluntades y hasta objetivos conseguidos gracias a la implementación del Sistema de Compliance.

Establecimiento de Indicadores o KPI’s: para cumplir con los objetivos de comunicación es necesario determinar indicadores para evaluar la efectividad de la estrategia. Por ejemplo, habrá que considerar el número de colaboradores que participaron en los procesos de inducción y formación sobre Compliance, y determinar a mediano plazo la variación en la actitud del personal ante una posible conducta que derive en la comisión de un delito en la organización.

Inversión presupuestaria: el departamento o responsable de Comunicación Organizacional deberá considerar en su planificación, los costes de recursos para la implementación de las actividades y también los soportes (físicos o digitales) para la comunicación efectiva entre los directivos y colaboradores. La entrega de material impreso puede no ser compatible con la política ambiental de la organización, pero disponer de material digital para la entrega del Welcome Pack puede generar un coste a ser considerado.

Preparación de la Memoria Anual: al cumplirse los plazos del plan de comunicación interno y tras la evaluación de los objetivos y la estrategia, se plantea la necesidad de registrar los logros y las lecciones aprendidas. Esta Memoria puede ser un informe detallado para reporte al órgano de gobierno y de conocimiento de la alta dirección.

Presentación del Informe ejecutivo: es pertinente dirigir al órgano de gobierno y a la alta dirección, un Informe ejecutivo que resuma la estrategia, los objetivos y los resultados obtenidos.

Junto con los sistemas de gestión de Compliance, cada organización debe contar con un Plan de Comunicación Organizacional único y estratégico. Un plan diseñado y ejecutado a medida por un equipo profesional del área de comunicación que conozca la realidad de la empresa y que le permita marcar estrategias que favorezcan la implementación de una verdadera cultura de cumplimiento.