El cumplimiento Normativo “Compliance” como filosofía ética.

El entorno legal de negocios del siglo veintiuno no es fácil ni sencillo. Existe un creciente volumen de normas que las empresas deben cumplir. Así mismo, muchas compañías entienden que las normas legales no son las únicas ni son suficientes para satisfacer sus expectativas organizacionales.

Hoy en día, el mercado empresarial cuenta con un aliado estratégico, cuya función es garantizar que la compañía y sus empleados cumplan la normativa, vea de qué se trata:

¿Qué es Compliance?

El compliance es un sistema de información, también conocido como cumplimiento normativo. En otras palabras, es un medio que le provee la información que necesita para evaluar, predecir y administrar el riesgo de manera efectiva, usando la más completa herramienta tecnológica para la ejecución de las normas. De esta forma, podrá proveer una excelente atención tanto a clientes como a proveedores y a empleados.  

¿Qué obligaciones deben cumplir las organizaciones?

• 1. Las que están obligadas a cumplir por exigencias de la ley o de los poderes públicos.
• 2. Las que eligen cumplir voluntariamente, algunas políticas a los que la organización se haya ceñido (su propio código ético). 

En la medida en que se incorporan los códigos éticos o de comportamiento, la función de nuestro aliado estratégico pasa de ser solo un elemento que vela por el cumplimiento de la ley, planteándose si las conductas también se adaptan a los valores que asume y hace públicos nuestra empresa.

¿Qué beneficios puede obtener al implementar este sistema de información?

1. Detención rápida de malas prácticas por parte de líderes y empleados.
2. Diseñar los controles para proteger la empresa de los riesgos identificados.
3. Mejorar la imagen de la organización.
4. Generación de confianza en empleados, proveedores, clientes, y demás socios comerciales.
5. Asesorar a la organización sobre normas y controles. 
6. Hacer formación a los empleados y directivos sobre los riesgos que les competen.
7. Contar con un sistema eficaz que detecte las múltiples obligaciones a que está sometida la compañía.
8. Tener una ventaja competitiva a la hora de licitaciones en proyectos gubernamentales o internacionales.
9. Reducir el riesgo de fraude interno, a través de un mayor control sobre lo que sucede dentro de la empresa.

Veamos ahora las tres características con las que debe contar el equipo contratado para ejercer la labor anteriormente mencionada.

• 1. Independencia: A la hora de recoger la información de cada área de la compañía y de implementar los controles.
• 2. Autoridad: El equipo contratado tendrá las labores de un revisor fiscal, por lo tanto, deberá tener cierto tipo de autoridad que le permita adentrarse tanto en las tareas más básicas como en las más complejas de la empresa.
• 3. Recursos suficientes: La empresa deberá proveer al equipo de todos los requerimientos que solicite para ejecutar la operación para la que se le ha contratado.

En cuanto a la forma de aplicación, debemos tener en cuenta que ésta varía según el enfoque de la empresa. Ejemplo: tamaño, tipo de empresa, estructura organizativa, etc. Con todo, revisemos a continuación, los pasos s a seguir: 

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Paso 1: Crear un equipo

Es importante que usted forme un equipo especifico, este debe estar conformado por expertos en todas las áreas de la empresa, debido a que solo de esta manera es posible cubrir todos los ámbitos de interés. Si se requieren especialistas, se pueden contratar abogados, asesores fiscales, etc. 

Paso 2: Análisis

Una de las tareas más importantes del equipo es hacer un análisis de la situación, esto con el fin de identificar los riesgos a los que está sometida la empresa. A continuación, algunos de ellos:

• 1. Derecho laboral (protección al empleado).
• 2. Derecho penal (fraude, evasión fiscal, robo, etc.).
• 3. Derecho tributario (declaraciones de impuestos).
• 4. Legislación medioambiental.

Paso 3: Formular y comunicar las normas y controles

Veamos una forma de estructurar las normas y controles:

• 1. Normas de conducta.
• 2. Normas concretas (regalos a socios, comportamiento con los empleados, tratamiento a la competencia).
• 3. Personas a quienes acudir y ruta para denunciar las infracciones.
• 4. Documentos para las infracciones.
• 5. Procedimiento a las sanciones (despidos, reducciones de salario, pago de indemnizaciones, etc.).

Estas normas o políticas establecidas deben ser comunicadas a toda la empresa, se deben hacer jornadas de sensibilización sobre las nuevas normas y, por ende, la nueva cultura organizacional. No olvidar incluir también a los directivos, socios, proveedores y en general a todos los socios comerciales.

Paso 4: Implementación de la operación

Debe existir un líder de cumplimiento normativo, dentro de sus tareas destacamos las siguientes:

• 1. Implementar y aplicar el sistema normativo.
• 2. Controlar la calidad de manera permanente.
• 3. Organizar y ejecutar talleres de formación.
• 4. Seguir las actualizaciones legales y jurídicas.
• 5. Adaptar o cambiar el sistema de gestión cuando sea necesario.
• 6. Dar informes a la dirección de manera regular.
• 7. Llevar un informe de infracciones identificadas.

Ahora bien, ¿Por qué es importante tomar en cuenta la cultura ética organizacional?

En este apartado hablamos de las normas o pautas de comportamiento que aparecen en las políticas o textos al interior de cualquier empresa y cómo alinearlos con la implementación de nuestro sistema de gestión de información. En cuanto al equipo de cumplimiento normativo nos aseguramos de que los miembros de la organización no actúen contra la regulación de las normas o leyes, y en cuanto a la ética, nos encargamos de mejorar el ambiente de responsabilidad entre los empleados y directivos.

De esta forma, las dos partes contribuyen en la formación de una organización integral, que al mismo tiempo que previene las prácticas ilícitas, fomenta un buen clima laboral. Más allá de requisitos legales, nuestro aliado estratégico nos provee las herramientas para mantener un compromiso ético que asumen todos los miembros de la empresa.

A manera de conclusión, no se concibe que una empresa cumpla escrupulosamente con lo que manda la ley, pero olvide sus propios principios y valores, sobre todo si son difundidos a través de su código ético y otras políticas.