La denuncia anónima se ha vuelto una herramienta fundamental de las empresas que buscan un ambiente laboral eficiente y altamente productivo. Esto no quiere decir que baste con implementar este mecanismo y dejarlo desarrollarse solo. Para que tus empleados tengan confianza en él y lo usen, debes brindarles información suficiente. Conoce los pasos para presentar una denuncia desde el anonimato.
Pasos para presentar una denuncia en tu empresa anónimamente
Las denuncias de este tipo no solo se han vuelto una necesidad, sino que forman parte de reglamentos corporativos avanzados y hay leyes que las respaldan. ¿Cómo hacer una denuncia anónima? Para proteger a tus empleados, debes procurar los métodos que garanticen el cumplimiento de los siguientes pasos.
1.- Identificar medios
¿Qué medios debo utilizar? A esta pregunta debe haber no una, sino varias respuestas. Un buzón, una línea telefónica o un correo para denuncias no serán suficientes sin la difusión adecuada. En juntas laborales o capacitaciones, debes decir qué medios están disponibles y dónde encontrarlos. Además, posiblemente haya algún departamento (RRHH, por lo regular) para hacerlo. Esto también deben tenerlo presente tus colaboradores.
2.- Elige el tipo de denuncia
¿Será una denuncia interna o externa? ¿Será puramente laboral o cae en un plano judicial? Dependiendo de esto, deberás estar listo para afrontar una cuestión administrativa o legal ante instancias civiles. Tus empleados deben saber que cuentan con tu apoyo si, por ejemplo, señalan un delito dentro de tu empresa (acoso sexual, fraude, agresión), donde quizá deberás tomar cartas en el asunto como directivo ante instituciones oficiales.
3.- Preparación del acta
Esto no quiere decir que haya que levantar actas como un procedimiento civil, pero sí es necesario contar con datos adecuados de identificación de quienes se señalan como culpables (nombre, cargo), un relato de hechos que incluya qué se denuncia, cómo, cuándo y dónde ocurrió, y ofrecer un medio de contacto. Esto último puede variar según la gravedad del asunto, pero si tu empresa usa servicios especializados de terceros, tus empleados deben poder dar información personal sin exponer su identidad directamente.
4.- Presentar pruebas
De acuerdo con la situación, y si es posible, se deben ir preparando las pruebas que respalden los hechos presentados. Como empresa, no puedes perder imparcialidad, aun cuando la denuncia sea anónima; y, si quieres un sistema eficaz, este debe proporcionar veracidad antes de proceder contra el o los culpables. Considera, sin embargo, que no es posible tener pruebas en todos los casos. Será cuestión de resolver cada situación con quien denuncia.
Si se inicia un proceso de acusación anónima, seguramente es porque se teme que, al hacerlo de forma explícita, nos pongamos en riesgo. Sin embargo, es sumamente importante seguir el proceso y llevarlo hasta el final, aun cuando en un paso haya que revelar nuestra identidad. De otra forma, el proceso no serviría de nada.
Para este punto, la empresa debe confirmar la información, llevar resoluciones internas, deslindar responsabilidades e identificar otras posibles víctimas o acciones culposas del denunciado. Los actos de acoso, agresión, robo o fraudes fiscales afectan mucho a las compañías. Así que, ante la identificación de un caso de delito, es importante pedir a los empleados que la denuncia se lleve a lo legal y brindarles la seguridad que amerita el caso. Solo así el mecanismo de denuncias anónimas en tu corporación será efectivo.
Esta es la información que debes facilitar a tus empleados como una guía de denuncia para que el sistema implementado en tu empresa sea certero y ellos confíen en él. Recuerda siempre brindar el apoyo necesario en cada situación.
